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Guide Magasin

Ce guide sert à la personne qui travaille avec un profil composé à partir du modèle Magasin, comme Kossi Dogbé chez Ets Sanu & Frères : celle qui tient le stock, réceptionne, transfère, compte, déclare les casses et gère les emballages. La société peut adapter ce profil, en ajouter ou en retirer des codes ; les règles d'accès vivent dans la page Profils & accès.

Votre profil en bref

Le modèle Magasin couvre le stock et les emballages. Ses codes sont de portée agence : vous les exercez dans chaque agence que votre adhésion atteint, sur les entrepôts de cette agence. Le modèle contient la tenue des fiches produits et des catégories, ainsi que la modification du prix de vente, geste sensible que la société retire du profil si elle réserve les prix à la direction. Il ne contient ni l'encaissement, ni la validation des écarts d'inventaire, ni le coût d'achat.

La liste des produits, page de démarrage du modèle Magasin
La liste des produits, page de démarrage du modèle Magasin, avec le stock de l'agence et ses alertes.

Ce que vous pouvez faire

  • Tenir le catalogue : créer et modifier les produits et les catégories, définir les unités et leurs conversions, fixer le prix de vente.
  • Tenir le stock : saisir les entrées et les sorties, consulter l'état par entrepôt, gérer les lots.
  • Réceptionner sur bon de commande, en créant puis en validant le bon de réception, ou sur bon de livraison, comme le décrit la page Bons, réceptions & transferts.
  • Initier un transfert entre entrepôts et réceptionner celui qui vous arrive ; seule la réception touche le stock.
  • Compter : démarrer un inventaire et saisir les comptages, la validation de l'écart revenant à une personne autorisée à valider les écarts d'inventaire.
  • Déclarer une casse et statuer sur la quarantaine.
  • Exprimer un besoin par une demande d'achat, la soumettre et statuer dessus, envoyer une demande de prix.
  • Régler les emballages au quai, en enregistrant le bon de consignation puis en remettant les emballages d'un bon payé, déclarer et arbitrer une casse d'emballages, retourner les vides au fournisseur, comme le décrit la page Consignation.
  • Préparer les tournées et les livraisons qu'elles portent.

Les codes que ces gestes demandent, tels que la société les ajoute au profil ou les en retire :

Ce que vous faites Code
Fixer le prix de vente d'un produit stock.product.update_price, sensible
Saisir une entrée et une sortie de stock, gérer les lots stock.stock_input.create, stock.stock_output.create, stock.lot.manage
Créer et valider un bon de réception, réceptionner sur bon de livraison procurement.grn.create, procurement.grn.validate, procurement.delivery_note.receive
Initier un transfert et réceptionner celui qui arrive stock.stock_transfer.create, stock.stock_transfer.receive
Démarrer un inventaire et saisir les comptages stock.inventory.create, stock.inventory.count
Déclarer une casse de stock stock.breakage.declare
Statuer sur la marchandise en quarantaine stock.quarantine.decide, sensible
Statuer sur une demande d'achat et envoyer une demande de prix procurement.purchase_request.decide (sensible), procurement.rfq.send
Enregistrer un bon de consignation et remettre les emballages d'un bon payé consignment.slip.record, consignment.slip.serve
Retourner des emballages vides à un fournisseur consignment.supplier_return.create
Gérer les tournées et les livraisons delivery.tour.manage

Ce que vous ne pouvez pas faire

Tant que la société n'ajoute pas les codes correspondants, le profil ne permet pas de :

  • valider un écart d'inventaire ni une casse de stock, gestes qui reviennent à une personne autorisée à les valider ;
  • modifier le coût d'achat d'un produit ;
  • ouvrir une session de caisse, vendre ou encaisser ;
  • créer, approuver ou annuler un bon de commande ;
  • ouvrir les Paramètres, ni administrer les membres et les profils.

Les deux premiers gestes demandent des codes que le modèle ne contient pas, et qu'une société ajoute au profil lorsqu'elle les confie au magasin :

Geste Code
Valider un écart d'inventaire et une casse de stock stock.inventory.validate, stock.breakage.validate, sensibles
Modifier le coût d'achat d'un produit stock.product.update_cost, sensible

Des mouvements, jamais une correction à la main

Le stock ne se réécrit pas : vous enregistrez des entrées, des sorties, des transferts et des comptages, et le logiciel en déduit le stock. Chaque mouvement porte votre nom et son entrepôt, et un écart de comptage attend la validation d'une personne qui en détient le code.

Votre journée

Kossi Dogbé ouvre sa journée sur la liste des produits et lit les alertes de stock faible de Dépôt Lomé (Bè). Il réceptionne la livraison de Brasserie BB Lomé ligne par ligne, en unités d'achat, avec le numéro de lot et la date de péremption, puis valide le bon ; le stock entre à la validation. Il prépare ensuite le transfert demandé par Dépôt Kara, que le stock ne quitte qu'à la réception là-bas, règle au quai le bon d'emballage du livreur de ChezAma, et déclare la casse constatée en manutention avec son motif. En fin de journée, il compte l'entrepôt de réception et laisse l'écart à la validation de Selom Lawson.

Voir aussi