Sessions de caisse¶
Une session de caisse encadre toute une journée de vente sur une caisse : elle démarre par l'ouverture du tiroir avec un fond connu et se termine par la clôture, qui rapproche l'attendu du compté. Cet écran vous permet d'ouvrir votre caisse le matin, de suivre en direct les sessions en cours et de repérer celles qui traînent. C'est le point de départ de tout ce qui se passe en caisse.
À quoi ça sert¶
- Ouvrir votre journée avec un fond d'ouverture connu et vérifié.
- Suivre en direct les sessions ouvertes (fond, ventes, espèces attendues en caisse).
- Repérer les sessions en souffrance avant qu'elles ne bloquent la clôture comptable.
- Clôturer une session en fin de journée avec un total fiable et un écart identifié.
- Consulter l'historique de toutes les sessions et réimprimer un Ticket Z.
À savoir
Tous les montants sont en nombres entiers, sans décimales (selon la devise configurée). Le franc CFA (XOF) ne connaît pas de centimes : le comptage du tiroir se fait à la coupure près.
Ouvrir une session¶
Sur Point de Vente › Vendre, si aucune session n'est ouverte sur votre caisse, un écran « Prêt à vendre » s'affiche avec un bouton Ouvrir la session. Une feuille d'ouverture vous guide alors pas à pas.
- Caisse : choisissez la caisse à ouvrir dans la liste déroulante des caisses disponibles. Une caisse inactive n'apparaît pas.
- Montant attendu : s'il a été défini par le manager, il s'affiche ici, avec la mention de qui l'a fixé. Il sert de repère pour le fond que vous allez déclarer.
- Fond d'ouverture : déclarez les espèces réellement présentes dans le tiroir avant la première vente. Ce montant est le point de départ de toute la journée ; sans lui, l'écart de caisse du soir n'aurait aucun sens.
- Écart au montant attendu : si un montant est attendu, l'application compare votre fond et affiche Conforme, Excédent (+) ou Manque (−).
- Appuyez sur Ouvrir la session (actif dès que le fond est supérieur à zéro), ou Annuler.
Déclarer le fond : montant direct ou comptage de billets¶
La saisie du fond d'ouverture propose deux onglets, au choix.
| Méthode | Comment ça marche | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Montant direct | Un seul champ chiffré : vous saisissez le total du fond. | Quand vous connaissez déjà le montant (fond fixe, tiroir préparé). |
| Comptage de billets | Une ligne par dénomination XOF, avec un compteur (− / saisie / +). L'application calcule le total et le nombre de coupures. | Quand vous voulez compter physiquement le tiroir, coupure par coupure. |
Le comptage de billets liste toutes les dénominations du franc CFA :
- Billets : 10 000 · 5 000 · 2 000 · 1 000 · 500.
- Pièces : 250 · 200 · 100 · 50 · 25 · 10 · 5.
Astuce
Le comptage de billets évite les erreurs de saisie et vous donne un fond exact à la coupure près. Préférez-le en cas de doute : le total calculé par l'application vous confirme ce que contient réellement le tiroir.
Exemple : ouverture de caisse chez Ets Sanu & Frères
Le matin, Afi ouvre la caisse POS-01. Le manager a défini un montant attendu de CFA 20 000. Elle choisit l'onglet Comptage de billets et saisit :
| Dénomination | Nombre | Sous-total |
|---|---|---|
| Billets 5 000 | 2 | CFA 10 000 |
| Billets 2 000 | 4 | CFA 8 000 |
| Billets 1 000 | 2 | CFA 2 000 |
| Fond d'ouverture | CFA 20 000 |
L'application affiche Conforme : le fond compté correspond au montant attendu. Afi appuie sur Ouvrir la session et la caisse est prête à vendre.
Suivre les sessions ouvertes en direct¶
La liste des sessions rassemble toutes les sessions, passées et en cours. Les sessions ouvertes apparaissent en direct, avec des informations qui se mettent à jour au fil des ventes :
- minuteur d'ouverture (depuis combien de temps la caisse est ouverte) ;
- fond d'ouverture déclaré ;
- nombre de ventes et chiffre d'affaires ;
- ventilation espèces / carte ;
- en caisse (théorique) : les espèces qui devraient se trouver dans le tiroir à cet instant.
Deux boutons accompagnent chaque session ouverte :
| Bouton | Effet |
|---|---|
| Ticket X | Édite un état intermédiaire de la caisse, sans la fermer. Utile pour un contrôle en cours de journée. |
| Fermer la session | Lance la procédure de clôture (comptage du tiroir, calcul de l'écart). |
Filtrer les sessions¶
Un jeu de filtres vous aide à retrouver une session précise ou à surveiller un état :
| Filtre | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Tous | Toutes les sessions, quel que soit leur état. |
| En souffrance | Les sessions ouvertes qui déclenchent un critère d'alerte (voir ci-dessous). |
| Clôturée de force | Les sessions fermées sans le comptage habituel, avec motif. |
| Ouvertes | Les sessions en cours. |
| Clôturées | Les sessions terminées normalement. |
Les sessions « en souffrance »¶
Une session ouverte est signalée en souffrance dès qu'un ou plusieurs critères se déclenchent. Ce n'est pas une accusation : c'est un rappel pour clôturer une caisse qui traîne, avant qu'elle ne pose problème.
| Critère | Seuil par défaut | Pourquoi c'est signalé |
|---|---|---|
| Durée d'ouverture excessive | au-delà de ~12 h | Une session trop longue mélange les responsabilités et fausse le suivi. |
| Chevauchement de journée comptable | session ouverte un jour antérieur | Elle bloque la clôture de la journée comptable tant qu'elle reste ouverte. |
| Aucune vente récente | au-delà de ~3 h d'inactivité | La caisse est peut-être restée ouverte par oubli. |
| Plafond d'espèces dépassé | au-delà de ~CFA 150 000 en caisse | Trop d'espèces dans le tiroir : à remonter au coffre pour limiter le risque. |
Attention
Une session restée ouverte peut empêcher la clôture de la journée comptable (critère de chevauchement). Si vous ne parvenez pas à clôturer une journée, vérifiez d'abord la liste des sessions en souffrance. Voir Journées comptables.
À savoir
Les seuils (12 h, 3 h, CFA 150 000) sont paramétrables par le gérant dans les réglages du Point de Vente. Adaptez-les au rythme de votre activité.
Détail d'une session¶
Ouvrir une session affiche sa fiche complète. Vous y retrouvez :
- statut, identifiant, dates et heures d'ouverture / fermeture, durée ;
- fond d'ouverture, nombre de ventes, chiffre d'affaires ;
- clôturée par (le caissier ou le manager), motif éventuel ;
- type de comptage (montant direct ou comptage de billets), espèces comptées ;
- écart de caisse (différence entre l'attendu et le compté).
La fiche donne aussi accès à :
- la liste des commandes de la session (cliquables vers chaque vente) ;
- le détail des paiements encaissés, ventilés par moyen ;
- la réimpression du Ticket Z ;
- pour une session encore ouverte, le bouton Fermer la session.
Clôturer, forcer ou sceller une session¶
À la clôture, vous comptez physiquement le tiroir et l'application enregistre l'écart entre les espèces attendues et les espèces comptées. Le rapprochement met en évidence, comme un arrêté de caisse :
| Élément | Ce qu'il indique |
|---|---|
| Fond d'ouverture | Les espèces présentes au démarrage de la session. |
| Encaissé en espèces | Les espèces reçues pendant la session. |
| Mouvements hors vente | Les dépôts et retraits qui ont touché le tiroir (voir Vendre). |
| Espèces attendues | Le total théorique qui devrait se trouver dans le tiroir. |
| Espèces comptées | Ce que vous avez réellement compté à la clôture. |
| Écart de caisse | La différence entre le compté et l'attendu. |
Un tiroir peut aussi être clôturé de force (un motif est alors requis) puis scellé, ou recompté par un tiers. Une clôture de force place l'écart en attente de validation par un manager.
Important
Un écart signalé n'est pas une accusation : c'est une invitation à vérifier. Il vaut mieux le constater chaque soir que le découvrir des semaines plus tard. Chaque écart de clôture rejoint la file de validation où un manager l'arbitre. Voir Relève & validation des écarts.
Exemple : clôture du soir avec écart chez Ets Sanu & Frères
En fin de journée, Afi ferme la session POS-01. L'application rapproche l'attendu du compté :
| Élément | Sens | Montant |
|---|---|---|
| Fond d'ouverture (matin) | + | CFA 20 000 |
| Encaissé en espèces | + | CFA 150 000 |
| Prélèvement du gérant | − | CFA 30 000 |
| Espèces attendues | = | CFA 140 000 |
M. Sena compte physiquement le tiroir : CFA 139 500.
Écart = compté − attendu = 139 500 − 140 000 = CFA −500
L'écart de CFA −500 est signalé et rejoint la file de validation. Ce n'est pas une accusation, mais une invitation à revérifier un rendu de monnaie ou une saisie de la journée.