Sessions de caisse¶
Cette page s'adresse à la personne qui ouvre et ferme une caisse, et à celle qui surveille les caisses de l'agence depuis le back-office. Elle couvre l'ouverture d'une session de caisse et la déclaration du fond, la liste des sessions et leurs filtres, le ticket X, la clôture avec son comptage et son écart, la clôture forcée et les sessions en souffrance. La relève entre deux personnes et l'arbitrage d'un écart se lisent dans Relève & validation des écarts.
À quoi ça sert¶
- Ouvrir la journée sur une caisse avec un fond d'ouverture déclaré par la personne qui ouvre.
- Suivre en direct les sessions ouvertes de l'agence : durée, fond, ventes, espèces théoriques.
- Consulter à l'écran un ticket X en cours de journée sans fermer la session.
- Fermer la session avec un comptage du tiroir et un écart connu, ou la clôturer de force quand il le faut.
- Repérer les sessions en souffrance avant qu'elles ne bloquent la journée comptable.
Ouvrir une session¶
L'ouverture d'une session relève d'un droit tenu dans l'agence de l'appareil. Sur l'appareil de caisse, tant qu'aucune session n'est ouverte sur la caisse, l'écran affiche « Prêt à vendre » et le bouton Ouvrir la session, qui ouvre une feuille en deux temps.
- Caisse : la caisse à ouvrir, parmi les caisses actives du point de vente de l'agence. Une caisse qui porte déjà une session ouverte n'est pas proposée : une caisse n'a qu'une session à la fois. La caisse rattachée à l'appareil à son enregistrement est choisie d'avance quand elle est libre, et une caisse unique l'est d'office. Sans caisse libre, la feuille le dit et renvoie à Caisse › Caisses : un appareil ne vend que depuis sa caisse, dont l'entrepôt fixe le stock vendable.
- Fond d'ouverture : les espèces réellement présentes dans le tiroir, déclarées par la personne qui ouvre. Aucun montant n'est proposé d'avance, aucun fond n'est posé sur la fiche de la caisse, aucun écart n'est calculé à l'ouverture ; le bouton Ouvrir la session s'active dès qu'un fond est déclaré. Un fond de zéro est permis, pour une caisse qui démarre sans espèces, mais il se saisit : un champ laissé vide n'ouvre rien.
| Méthode | Comment ça marche | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Montant direct | Un seul champ chiffré, le total du fond. | Quand le tiroir a été préparé et que le montant est connu. |
| Comptage de billets | Une ligne par coupure du franc CFA, avec un compteur ; le total et le nombre de coupures se calculent. | Quand on compte physiquement le tiroir, coupure par coupure. |
Les coupures proposées au comptage sont celles de Références rapides. La session s'ouvre au nom de la personne connectée, dans l'agence de l'appareil, et le fond devient le point de départ de la clôture.
Le code que l'ouverture demande :
| Geste | Code |
|---|---|
| Ouvrir une session de caisse | command.checkout_session.open |
Astuce
Le comptage de billets donne un fond exact à la coupure près et évite qu'une erreur de la veille ne retombe sur la personne du jour. Préférez-le en cas de doute.
Exemple : ouverture chez Ets Sanu & Frères
Le matin, Mawunyo Koudoh se connecte par son code PIN sur l'appareil de Dépôt Lomé (Bè), choisit la caisse POS-01 et compte le tiroir : deux billets de 5 000, quatre de 2 000 et deux de 1 000. La feuille calcule CFA 20 000, qu'elle vérifie avant d'appuyer sur Ouvrir la session. Ce montant servira de point de départ au rapprochement du soir.
Suivre les sessions¶
La page Caisse › Sessions de caisse rassemble toutes les sessions de l'agence sélectionnée, passées et en cours, et s'ouvre aux personnes autorisées à voir les sessions de caisse. Dans la vue consolidée, elle ne reprend que les agences où ce droit est détenu et ne propose aucune action tant qu'une agence précise n'est pas choisie. Chaque ligne, chaque panneau de session ouverte et le tiroir de détail nomment l'agence où la caisse a été ouverte, à une agence comme en vue consolidée.
Chaque session ouverte s'affiche en direct : minuteur d'ouverture, fond déclaré, nombre de ventes et chiffre d'affaires, ventilation espèces et carte, espèces théoriques dans le tiroir. Deux boutons l'accompagnent.
| Bouton | Effet |
|---|---|
| Ticket X | Affiche à l'écran les totaux de la session, par moyen de paiement, sans la fermer. Le même ticket se lit sur l'appareil, dans le groupe Caisse du menu Actions. |
| Fermer la session | Lance la clôture décrite plus bas. |
| Filtre | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Tous | Toutes les sessions. |
| En souffrance | Les sessions ouvertes qui atteignent un critère d'alerte. |
| Clôturée de force | Les sessions fermées sans le comptage habituel, avec leur motif. |
| Ouvertes | Les sessions en cours. |
| Clôturées | Les sessions terminées normalement. |
Le tiroir d'une session donne son statut, ses heures d'ouverture et de fermeture, sa durée, son fond, ses ventes et son chiffre d'affaires, la personne qui l'a fermée et le motif d'une clôture forcée, le type de comptage, les espèces comptées, l'écart de caisse et son état, le même que dans la validation des écarts ; il liste les commandes de la session, ouvrables dans leur écran, les paiements encaissés par moyen, et affiche le ticket Z ou le duplicata d'une vente.
Le code que cette lecture demande :
| Geste | Code |
|---|---|
| Voir les sessions de caisse de l'agence | command.checkout_session.view |
Fermer la session¶
La clôture relève du droit de fermer sa session de caisse. La personne en poste compte les espèces du tiroir, en montant direct ou par comptage de billets, et l'application rapproche le compté de l'attendu. Clôturer la session reste inactif tant que rien n'est compté, un zéro tapé valant comptage, et un écart qui n'est pas nul se confirme avant la clôture. Après le ticket Z, Terminer ramène à l'écran « Prêt à vendre », la personne en poste restant connectée.
| Élément | Ce qu'il indique |
|---|---|
| Fond d'ouverture | Les espèces déclarées à l'ouverture. |
| Encaissé en espèces | Les espèces reçues pendant la session, nettes de la monnaie rendue, retours et remboursements en espèces déduits. |
| Mouvements de tiroir | Les sorties de caisse et les remises au coffre, toutes deux défalquées, décrites dans Vendre. |
| Espèces attendues | Le total théorique du tiroir. |
| Espèces comptées | Ce que la personne a compté. |
| Écart de caisse | Compté moins attendu. |
Le ticket Z s'affiche à l'écran à la clôture, sans impression, et porte les totaux, le détail par moyen de paiement, les mouvements de tiroir, le pourboire soustrait du chiffre d'affaires, l'écart, et un bloc par segment quand la session a connu des relèves. Les paiements par moyen ne comptent que les ventes, les règlements et les remboursements : une sortie de caisse ou une remise au coffre se lit parmi les mouvements de tiroir, jamais dans un total d'encaissement. Un écart dans la tolérance réglée dans Paramètres › Règles de caisse, nulle par défaut, marque la session juste ; un écart au-delà l'envoie dans la file décrite dans Relève & validation des écarts. La clôture d'une session est ce qui produit ses écritures comptables, décrites dans Journal & écritures.
Le code que la clôture demande :
| Geste | Code |
|---|---|
| Fermer sa session de caisse | command.checkout_session.close |
Exemple : clôture du soir
Le soir, Mawunyo Koudoh ferme POS-01. L'application rapproche : fond de CFA 20 000, encaissé en espèces CFA 150 000, remise au coffre CFA 30 000, soit CFA 140 000 attendus. Elle compte CFA 139 500 : l'écart de CFA −500 est signalé et rejoint la file de validation, où Selom Lawson l'arbitrera.
Clôturer de force¶
Une session qu'une personne ne peut pas fermer elle-même, appareil absent ou personne partie, se clôture de force depuis la liste des sessions, avec un motif obligatoire, au titre d'un droit sensible dont chaque usage est inscrit au journal d'audit. La session porte alors « Clôturée de force », le tiroir est réputé scellé et son écart entre dans la file des écarts à l'état « À recompter ». Une journée comptable qui se clôture avec l'option « forcer » ferme de même les sessions encore ouvertes, comme le décrit Journées comptables.
Le code que la clôture forcée demande :
| Geste | Code |
|---|---|
| Forcer la fermeture d'une session | command.checkout_session.force_close, sensible |
Les sessions en souffrance¶
Une session ouverte porte une pastille de souffrance dès qu'un critère est atteint, et son panneau dit lequel.
| Critère | Seuil par défaut |
|---|---|
| Durée d'ouverture | 12 heures |
| Aucune vente récente | 3 heures |
| Plafond d'encaisse | CFA 150 000 d'espèces dans le tiroir |
| Chevauchement de journée comptable | Session ouverte sur une journée antérieure. |
| Hors des heures d'ouverture | Session encore ouverte après l'heure de fermeture du jour, quand l'agence porte une plage horaire. |
Les trois seuils chiffrés se règlent dans Paramètres › Règles de caisse par une personne autorisée à gérer les paramètres de caisse, et leurs valeurs par défaut se lisent dans Références rapides. L'heure de fermeture vient des heures d'ouverture de l'agence, réglées dans Paramètres › Heures d'ouverture ; un jour fermé ou sans plage horaire ne déclenche pas ce critère, et aucun geste n'est refusé pour autant. Le plafond d'encaisse ne porte que sur les espèces, la carte n'entrant pas dans son calcul : la session prévient au dernier quart avant de l'atteindre et, une fois dépassé, invite à une remise au coffre.
Le code que ce réglage demande, pour toute la société :
| Geste | Code |
|---|---|
| Gérer les paramètres de caisse | settings.register.manage |
Une session ouverte peut bloquer la journée
Une session à cheval sur deux journées comptables bloque la clôture de la journée tant que la société n'a pas choisi de forcer les sessions ouvertes. Devant une journée qui refuse de se clôturer, regardez d'abord la liste des sessions en souffrance.