Vendre : ticket, remise, paiement¶
Cette page s'adresse à la personne en poste sur une caisse, connectée par son code PIN dans l'application de caisse d'un appareil de caisse enregistré, seul endroit où l'on vend, et à celle qui règle le comportement de la caisse. Elle couvre l'écran de vente du début à la fin : composer le ticket, rattacher un client, remiser, encaisser, afficher le reçu, reprendre ce qui attend au comptoir, enregistrer un mouvement de tiroir et corriger une vente. Ce qui relève de la session de caisse elle-même, ouverture, relève et clôture, se lit dans Sessions de caisse.
À quoi ça sert¶
- Composer un ticket depuis la grille du catalogue et le corriger sans se tromper de geste.
- Rattacher un client au ticket, le rechercher ou le créer sans quitter l'écran de vente.
- Accorder une remise sur une ligne, un groupe de lignes ou le ticket, dans un plafond connu.
- Encaisser en paiement fractionné, rendre la monnaie, afficher le reçu à l'écran et en consulter le duplicata.
- Reprendre un panier garé, une commande ou un bon d'emballage qui attend au comptoir.
- Enregistrer une sortie de caisse ou une remise au coffre, et corriger une vente par le bon geste.
L'écran de vente¶
L'écran de vente est celui de l'application de caisse, ouverte sur un appareil de caisse enregistré ; le back-office n'en porte aucun. Il s'ouvre en plein écran, avec une barre de session qui porte la personne en poste et le bouton Actions. Trois zones se partagent l'écran.
| Zone | Contenu |
|---|---|
| Catalogue | La grille des tuiles, la recherche, les catégories. Une tuile porte une vignette quand une image existe, une icône sinon, et un ruban quand une promotion s'applique. Les puces de conditionnement d'une tuile choisissent le colis et l'ajoutent au panier d'un seul geste. |
| Panier | Les lignes du ticket, avec leur quantité, leur remise et le total, puis le pied du panier : les moyens de paiement rappelés sous le total, En attente et Commande ferme. |
| Client | Le bloc client, vide tant qu'aucun client n'est rattaché ; le nom du client, une fois posé, ouvre sa fiche. |
Le stock affiché sur une tuile est celui de l'agence de l'appareil ; celui d'un conditionnement se déduit du stock du produit de base, un casier n'ayant pas de compteur propre. La recherche s'efface d'une croix ou de la touche Échap.
Une session de caisse d'abord
Rien ne se vend sans session de caisse ouverte sur la caisse de l'appareil. Sans session, l'écran affiche « Prêt à vendre » et propose d'en ouvrir une, comme le décrit Sessions de caisse. L'appareil se verrouille par ailleurs après le délai d'inactivité réglé dans Paramètres › Sécurité et se reprend par le code PIN de la personne en poste, la session de caisse continuant dessous ; voir Se connecter & naviguer.
Composer et corriger le ticket¶
Un appui sur une tuile ajoute une ligne, ou augmente la quantité d'une ligne existante. Sur la ligne, le nombre lui-même ouvre le pavé de quantité, le bouton de décrément se désactive à la dernière unité, et la suppression de la ligne a son propre bouton, à l'écart du pavé. Les gestes qui détruisent demandent confirmation : vider le panier nomme le nombre de lignes et le montant perdus.
Toute ligne du panier se calcule au tarif du jour de l'agence, promotions du jour comprises, d'où qu'elle vienne : une ligne rechargée depuis une commande ou un panier garé ne porte pas de prix figé. Aucune ligne de vente ne porte d'emballage consigné ni de caution : les emballages consignés ont leur propre pièce, le bon d'emballage, et leur propre écran de comptage ; le panier peut en revanche joindre le bon d'emballage du même client, réglé avec la vente en un seul passage, comme le décrit Consignation.
Un lecteur de codes-barres relié à l'appareil se comporte comme un clavier : un code lu depuis l'écran de vente ajoute la référence ou le conditionnement qui le porte, comme un appui sur sa tuile, et un code qu'aucune référence ne porte laisse le panier inchangé avec le message « Code-barres inconnu ».
Un ticket peut être un ticket de retour : les quantités s'y comptent en sens inverse et le total est négatif. Le traitement de ce cas est décrit plus bas, dans « Corriger une vente ».
Rattacher un client¶
Le bloc client ouvre la recherche d'un client par son nom, son téléphone ou sa ville, et propose d'en créer un quand la recherche ne rend rien. La recherche et la création d'un client relèvent de deux droits que la session ouverte par code PIN détient dès lors que le profil effectif dans l'agence de l'appareil les contient ; la consultation des moyens de paiement, des devises et de la cagnotte relève de même de droits qui lui sont propres, tenus dans la même agence.
Un client est nécessaire pour payer par avoir, par cagnotte ou par compte client. Une fois posé, son nom est la poignée de sa fiche, qui s'ouvre en tiroir telle qu'elle se lit dans Clients & portefeuille : avoir disponible, cagnotte, parc d'emballages et couverture de caution, compte client avec ses bornes, puis ses onglets. La fiche se lit sur l'enregistrement vif du client, et les gestes qu'elle porte, encaisser un règlement ou rembourser un avoir en espèces, y sont atteignables depuis la caisse.
Les codes que ce bloc demande, tous tenus dans l'agence de l'appareil :
| Geste | Code |
|---|---|
| Rechercher un client | partner.customer.view |
| Créer un client | partner.customer.create |
| Voir les moyens de paiement et les devises | finance.payment_method.view, finance.currency.view |
| Voir la cagnotte d'un client | partner.loyalty.view |
Exemple : ChezAma au comptoir
Le livreur de ChezAma se présente à la caisse de Dépôt Lomé (Bè) tenue par Mawunyo Koudoh. Elle tape « Chez » dans le bloc client, choisit ChezAma, et le panier porte dès lors le nom du client : les moyens de paiement Avoir, Cagnotte et Compte client se déplient sous le total, et un reste à payer pourra être laissé au compte du client.
Appliquer une remise¶
Une feuille de remise s'ouvre depuis une ligne, depuis un groupe de lignes sélectionnées ou depuis le pied du panier pour le ticket entier, avec un aperçu qui montre la base, la remise et le nouveau total avant de valider. Chaque type propose des raccourcis et un pavé numérique.
| Type | Ce qu'il fait | Portée |
|---|---|---|
| Montant | Retire un montant fixe. | Ligne, groupe ou ticket. |
| Pourcentage | Retire un pourcentage. | Ligne, groupe ou ticket. |
| Prix négocié | Fixe directement le nouveau total. | Ligne, groupe ou ticket. |
| Arrondi | Ramène le total au palier inférieur. | Ticket. |
| Cadeau | Offre des unités, que le client ne paie pas. | Ligne. |
Un motif accompagne la remise : Geste commercial, Client fidèle, Article abîmé, Prix négocié, Employé, Erreur de prix, Compensation, ou Autre avec un texte libre. Une promotion active s'applique d'abord, dès que le produit entre au panier ; la remise manuelle s'ajoute par-dessus, calculée sur le prix déjà promu, comme le décrit Promotions.
Le plafond de remise¶
| Cas | Ce qui se passe |
|---|---|
| Remise dans le plafond | La personne en poste l'applique seule, au titre de command.order.apply_capped_discount. |
| Remise au-delà du plafond | Elle exige command.order.apply_manual_discount ; une personne qui le détient dans l'agence l'applique directement, sinon la feuille « Approbation de la remise » ouvre une approbation ponctuelle, et à défaut la remise est refusée. |
Le plafond vaut par défaut CFA 1 000 ou 15 %, en montant ou en pourcentage, sur la ligne ou sur le ticket, et se règle dans Paramètres › Réductions & plafonds ; la valeur par défaut est rappelée dans Références rapides. L'approbation ponctuelle, par la vignette et le code PIN de la personne qui approuve au comptoir ou depuis sa propre session à distance, est décrite dans Profils & accès ; la remise approuvée est inscrite au journal d'audit sous le nom de la personne qui l'a demandée et de celle qui l'a approuvée.
Encaisser¶
La feuille d'encaissement est le module unique de toute entrée d'argent au comptoir : vente, règlement d'une commande, règlement d'une créance depuis la fiche client, solde d'un bon d'emballage. Le contexte décide des moyens offerts, du pourboire et du règlement partiel.
Les moyens de paiement¶
| Moyen | Entrée | Sortie | Particularité |
|---|---|---|---|
| Espèces | oui | oui | Pas de plafond de saisie ; la monnaie à rendre se calcule, s'annonce avant la validation et figure sur le reçu. |
| Carte | oui | oui | Se saisit au franc près, sans monnaie. |
| Avoir client | oui | oui | Exige un client ; borné au reste de l'avoir choisi. |
| Cagnotte | oui | non | Exige un client ; bornée au solde de la cagnotte, jamais remboursée en espèces. |
| Compte client | oui | oui | Exige un client ; débite le compte, borné par le découvert autorisé. |
Le chèque, la traite et le virement ne se présentent pas au comptoir : ils règlent une commande depuis son tiroir, comme le décrit Commandes, factures & avoirs, et entrent au registre des effets de la trésorerie. Seuls les moyens acceptés par la caisse sont proposés, et les moyens qui exigent un client restent repliés tant qu'aucun client n'est rattaché.
Le geste d'encaissement¶
- Les moyens rappelés sous le total du panier, Espèces et Carte, rejoints par Avoir client, Cagnotte et Compte client lorsqu'un client est rattaché, sont des boutons : un appui ouvre l'encaissement déjà armé sur ce moyen, au montant exact. La vente courante tient ainsi en deux appuis après le produit.
- Le pavé numérique saisit le montant reçu ; les montants rapides proposent le montant juste et les coupures que le client peut tendre. Le clavier physique saisit, efface et valide par Entrée.
- Quand un seul moyen couvre le total, la barre du bas porte les deux actes en un bouton, « Valider », suivi du moyen et du montant. Le bouton d'ajout ne paraît que sur un règlement partiel, quand un second moyen entre en jeu.
- Le reste dû diminue à chaque apport ; pour les espèces, la monnaie à rendre s'affiche.
- La validation ouvre l'écran « Paiement réussi », qui rappelle le total, la monnaie et le pourboire éventuel, et affiche le reçu à l'écran ; la caisse n'imprime rien et ne commande aucun tiroir, la personne en poste range elle-même les espèces reçues.
Le journal de la session reçoit une ligne par moyen, l'espèces nette de la monnaie rendue. Fermer une feuille qui porte déjà des règlements demande confirmation, touche Échap comprise : le panier survivrait, la répartition non.
Une validation qui n'obtient aucune réponse du serveur ne valide aucun ticket : le panier et la répartition restent affichés, le message « Connexion impossible, réessayez » s'affiche, et la validation reprise au retour du réseau ne compte rien deux fois. La conduite à tenir pendant une coupure se lit dans Dépannage.
La vente à crédit¶
Un ticket ne se valide que soldé : tant que les règlements saisis ne couvrent pas le total, aucun bouton ne le valide, avec ou sans client. Une vente faite à crédit, en tout ou en partie, passe par le moyen Compte client, qui demande un client rattaché : une partie en espèces puis le reste en Compte client, par exemple. Ce moyen choisi, un encart annonce le compte débité, son solde et son plafond ; ce qui pousse le compte au-delà de ce qu'il dispense demande l'aval décrit dans Clients & portefeuille. Aucun autre moyen n'annonce de créance, et un ticket n'est jamais soldé par un écart de caisse. Une commande chargée en caisse suit sa propre règle : ce qui n'en est pas réglé reste dû à son compte, comme le décrit Facturation.
Le pourboire¶
Le pourboire est éteint par défaut et s'active dans Paramètres › Règles de caisse. Activé, il tient en trois états sur une même ligne de la feuille d'encaissement : replié, « Ajouter un pourboire » ; ouvert, le choix parmi les taux réglés ou une saisie libre ; posé, une ligne avec le taux, le montant, un crayon et une croix. Un règlement en espèces qui dépasse le total propose, sur la ligne de la monnaie, de garder la monnaie en pourboire ; la conversion n'est jamais automatique, la monnaie reste le défaut. Un sur-paiement par carte devient un pourboire sans étape, aucune monnaie ne pouvant être rendue honnêtement sur un débit électronique. Le pourboire est inclus dans le total payé, isolé du chiffre d'affaires et de la TVA, absent du reçu et de la facture, soustrait par le ticket Z pour justifier le contenu du tiroir ; le bandeau de succès le dit à la personne en poste.
Le reçu et son duplicata¶
Le reçu s'affiche à l'écran sans geste supplémentaire à la validation, et la caisse ne l'imprime pas. Il porte les lignes avec leur unité, les remises avec leur taux, la ventilation de TVA, le total, chaque moyen de paiement avec sa part imputée à la vente, la monnaie rendue et la référence du ticket. Quand un bon d'emballage est joint, le total et la TVA ne portent que la marchandise, et un bloc Emballages consignés se lit sous le total, jamais dedans : la référence du bon, une ligne au brut par volet, la caution encaissée après le geste et le total du geste, ou le total remboursé.
Le duplicata d'une vente se lit à l'écran depuis son tiroir de détail, dans la liste des ventes de la session ou depuis le détail d'une session close. Il atteste du règlement, avec le montant, le moyen de paiement, la date et la mention de son objet, et non du contenu du panier, dont le journal de session ne conserve pas le détail ; le duplicata le dit.
Reprendre ce qui attend au comptoir¶
Le groupe En attente du menu Actions porte une entrée par nature de document. Une file de paniers garés vide laisse son entrée grisée, tandis que Commandes et Bons d'emballage restent toujours actives et disent, une fois ouvertes, que rien n'attend. Le badge du bouton Actions somme les trois files, les mouvements de caisse et les ventes du jour.
| Entrée | Ce qu'elle ouvre | Où le document se charge |
|---|---|---|
| Paniers garés | Les tickets mis de côté, avec l'appareil et la personne d'origine quand ils diffèrent. | Le panier. |
| Commandes | La file des commandes qui attendent de l'argent ou de la marchandise, sur l'écran de vente entier ; elle se quitte par Catalogue. | Le panier. |
| Bons d'emballage | Les bons d'emballage qui attendent de l'argent ou une remise physique, sur l'écran de vente entier, et le bouton Nouveau bon qui ouvre le comptage. | L'écran entier. |
Ces deux files se lisent en colonnes et rappellent sous leur titre le montant du panier en cours, qui part de côté sous sa propre référence dès qu'on charge autre chose ; tant qu'une file est ouverte, l'écran de vente en dessous ne répond ni au toucher ni au clavier. Le groupe Caisse du même menu porte Mouvements de caisse, Ventes & retours et Ticket X, ce dernier décrit dans Sessions de caisse.
Garer un panier¶
En attente, au pied du panier, met le ticket de côté sous une référence de commande, avec ses lignes, sa remise ticket et son client ; rien n'est réservé, rien n'est encaissé, et le panier courant se vide. Un panier garé survit à la clôture de la session, que le ticket Z compte sans jamais bloquer, et se reprend depuis n'importe quelle caisse de l'agence ; reprendre un panier gare d'abord celui qui est en cours. La suppression d'un panier garé se confirme sur sa ligne et disparaît sans trace, un panier garé étant un brouillon. Commande ferme, le bouton voisin, est le second degré du même objet : une commande confirmée, stock réservé, rien d'encaissé, qui se lit dans Commandes, factures & avoirs.
Encaisser une commande¶
Une ligne de la file annonce ce qu'elle attend par un badge, deux au plus : À encaisser, À recouvrer quand tout est sorti et que l'argent manque, À remettre, Reliquat quand une partie est déjà partie ; Livraison, En route et Expirée s'ajoutent comme drapeaux, ce dernier tant que des articles restent réservés, une commande entièrement sortie ne réservant plus rien, et demandant d'appeler quelqu'un sans retirer le geste, le numéro à composer paraissant sous le nom du client. Les droits se lisent ligne à ligne, celui d'encaisser pour l'argent et celui de remettre la marchandise pour les articles, et l'entrée disparaît pour qui ne porte ni l'un ni l'autre. Une commande en tournée n'y figure pas ; une commande en mode livraison y reste, signalée, tant qu'aucune tournée ne l'a chargée, et une commande que sa tournée a entièrement livrée sans tout encaisser y revient À recouvrer. Quatre puces coiffent la file, Toutes, À encaisser, À recouvrer et À remettre, cette dernière comptant aussi les reliquats, chacune avec le nombre de commandes qu'elle garde, si bien qu'un comptoir chargé de dettes retrouve d'une touche les commandes payées qui attendent leur marchandise ; la colonne Reste dit ce qu'il reste à payer.
Le corps de la ligne charge la commande au panier dès qu'il y a de l'argent à prendre, et ouvre la remise de marchandise sinon ; une ligne qui attend les deux garde la remise sur un bouton frère. Chargée, la commande s'encaisse comme un ticket saisi à l'instant : les lignes sont modifiables sans exception, ajout, quantité, suppression, remise de ligne ou de groupe, même quand de la marchandise est déjà sortie, chaque ligne au tarif du jour. Une ligne dont l'article a quitté le catalogue est absente au chargement et le message le dit ; deux lignes visant le même article sont fusionnées. Le pied porte en lignes fixes Marchandise, Frais, Total dû, Déjà réglé et Reste à encaisser ; la remise ticket n'existe pas dans ce mode. À la validation, la commande est réécrite dès que les lignes s'écartent de celles qu'elle porte, le règlement est inscrit dessus au nom de la personne en poste, et faire tomber le total dû sous le déjà réglé bloque la validation. Rien n'est écrit avant la validation ; la remise de la marchandise se fait depuis le carnet.
Les codes que ces deux gestes demandent :
| Geste | Code |
|---|---|
| Encaisser une commande | command.order.checkout |
| Remettre la marchandise d'une commande | consignment.slip.serve |
Régler un bon d'emballage¶
Un bon d'emballage chargé depuis la file prend l'écran entier : le comptage revient figé à gauche, le bon prend la place du panier à droite, et le bouton du bas dit ce qu'il fait, Encaisser, Rembourser, Clôturer le bon ou Marquer servi. Le règlement, ses issues, la remise de caution et la remise physique sont décrits dans Consignation ; le comptage lui-même s'ouvre par Nouveau bon depuis la même file, ou depuis la fiche d'un client.
Les mouvements de tiroir¶
Mouvements de caisse, dans le groupe Caisse du menu Actions, enregistre les espèces qui quittent le tiroir hors vente. Deux natures existent, et l'espèces théorique de la session les défalque toutes deux.
| Mouvement | Ce que c'est | Motif | Code |
|---|---|---|---|
| Sortie de caisse | Un décaissement qui quitte la société : une dépense payée depuis le tiroir. | Obligatoire, pris dans la liste fermée : Fournitures, Transport et carburant, Manutention, Entretien et réparation, Frais divers. | Jusqu'au seuil de la société, la personne en poste l'enregistre seule ; au-delà, finance.cash_operation.withdraw, détenu dans l'agence ou obtenu par approbation ponctuelle. |
| Remise au coffre | Un déplacement d'espèces vers le coffre général de l'agence, qui n'est pas une dépense. | Aucun. | finance.cash_operation.deposit ; le montant apparaît en entrée du coffre visé, décrit dans Coffres. |
La session invite à une remise au coffre au dernier quart avant le plafond d'encaisse et signale son dépassement, comme le décrit Sessions de caisse. Les seuils d'approbation des sorties d'argent valent par défaut CFA 100 000 pour une caution d'emballage, CFA 50 000 pour un avoir ou un retour et CFA 25 000 pour un mouvement de caisse ; la monnaie rendue n'y est jamais soumise, ces valeurs se lisent dans Références rapides et se règlent dans Paramètres › Règles de caisse.
Corriger une vente¶
Rien n'est jamais effacé : chaque correction est une opération inverse tracée, et le geste dépend du moment.
| Situation | Geste | Code |
|---|---|---|
| Ticket encaissé, session encore ouverte | Annuler le ticket depuis Ventes & retours : le stock est réintégré, le règlement contre-passé dans le journal de session, la trace conservée. | command.order.cancel_after_payment, inscrit au journal d'audit avec le nom, l'agence et l'appareil. |
| Marchandise rapportée au comptoir | Ticket de retour : les lignes reprises comptent en sens inverse, la marchandise rentre en stock, et le solde négatif est remboursé par le moyen choisi, en sortie d'argent tracée avec son ticket de remboursement. Quand la reprise dépasse un achat porté sur le même ticket, le ticket est négatif et le solde est rendu de même. | Jusqu'au seuil, la personne en poste rembourse seule ; au-delà, finance.cash_operation.withdraw, détenu ou obtenu par approbation ponctuelle, le bouton disant « Demander l'approbation » tant qu'elle manque. |
| Session close | Avoir client, depuis le tiroir de la commande, qui vient en regard de la pièce d'origine sans la modifier. | command.order.refund, que le modèle Caisse ne contient pas ; décrit dans Commandes, factures & avoirs. |
Un ticket de retour ne porte aucun bon d'emballage : les emballages rapportés se comptent au quai, sur leur propre pièce. Un avoir émis en remboursement s'utilise ensuite en caisse comme moyen de paiement.
Après la clôture, on n'annule plus, on émet un avoir
Une vente d'une session close ne se modifie ni ne s'annule. L'avoir corrige en laissant la pièce d'origine intacte ; c'est ce qui protège la clôture et la journée comptable.