Journées comptables¶
Une journée comptable regroupe toute l'activité d'une même date : les ventes, les sessions de caisse et le chiffre d'affaires. La clôturer, c'est arrêter les comptes de la journée et figer ses chiffres. Cet écran vous montre la journée en cours en direct et vous permet de la clôturer une fois toutes les caisses en ordre.
À quoi ça sert¶
- Suivre en temps réel l'activité du jour : transactions, sessions ouvertes, chiffre d'affaires.
- Clôturer la journée une fois toutes les opérations terminées.
- Consulter l'historique des journées passées, ouvertes ou clôturées.
- Accéder au Rapport Z de chaque journée.
La journée en cours¶
En haut de l'écran, la journée en cours s'affiche en direct et se met à jour au fil de l'activité :
- la date de la journée ;
- le nombre de transactions enregistrées ;
- le nombre de sessions de caisse rattachées ;
- le chiffre d'affaires cumulé.
Tant que la journée est ouverte, ces chiffres continuent de bouger à chaque vente encaissée.
Clôturer la journée¶
Le bouton Clôturer la journée arrête les comptes du jour. Le logiciel affiche d'abord une confirmation avec un récapitulatif de la journée (transactions, sessions, chiffre d'affaires), pour que vous validiez en connaissance de cause.
Une action irréversible
La clôture d'une journée est définitive. Une fois la journée clôturée, ses chiffres sont figés et ne peuvent plus être modifiés. Assurez-vous que toutes les ventes du jour sont bien enregistrées et que toutes les caisses sont fermées avant de clôturer.
Une session ouverte peut bloquer la clôture¶
La clôture d'une journée suppose que les caisses de la journée soient fermées. Une session de caisse restée ouverte peut donc empêcher la clôture, en particulier si elle chevauche une journée antérieure. Ces sessions sont signalées comme en souffrance.
Avant de clôturer, vérifiez qu'aucune caisse n'est restée ouverte par oubli. Le cas échéant, fermez-la (ou faites-la clôturer de force par un manager) depuis l'écran des sessions.
À savoir
Le comportement à la clôture est paramétrable : selon la configuration, une session encore ouverte bloque la clôture de la journée, ou bien celle-ci force la fermeture des sessions concernées. Voir Sessions de caisse.
L'historique des journées¶
Sous la journée en cours, la liste des journées présente les dates passées avec leur statut :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Ouverte | La journée est encore en cours, ses comptes ne sont pas arrêtés. |
| Clôturée | La journée est arrêtée, ses chiffres sont figés. |
Ouvrez la fiche d'une journée pour en consulter le détail et accéder à son Rapport Z : la synthèse comptable de la journée (ventes, moyens de paiement, écarts de caisse), imprimable et archivable.
Exemple : clôturer la journée du soir
À la fermeture de l'agence de Lomé (Ets Sanu & Frères), le comptable ouvre l'écran des journées. La journée en cours affiche 142 transactions, 3 sessions et CFA 1 284 500 de chiffre d'affaires. Il vérifie d'abord dans les sessions qu'aucune caisse n'est restée ouverte, puis appuie sur Clôturer la journée. Le récapitulatif s'affiche, il confirme : la journée passe en Clôturée et son Rapport Z devient consultable.