Paramètres¶
Les paramètres regroupent tous les réglages qui façonnent le comportement de Sanu OS : gestion du stock, factures, taxes, caisse, comptes clients, utilisateurs et structure de l'entreprise. C'est ici que le gérant règle une fois pour toutes les grandes règles du jeu, que tous les autres écrans appliquent ensuite au quotidien.
Cet espace est principalement réservé aux gérants. Selon votre profil d'accès, certaines pages s'affichent en lecture seule : vous voyez les réglages en vigueur, mais les boutons Modifier et Enregistrer restent masqués.
À quoi ça sert¶
- Définir les règles de stock (suivi des quantités, alertes, stock négatif, codes-barres).
- Paramétrer la facturation et la fiscalité (numérotation, taux de TVA, régime fiscal).
- Régler le Point de Vente (qui ouvre une journée, clôture, fond, pourboires).
- Encadrer les remises des caissiers et les comptes clients (avoirs, cagnotte, découvert).
- Gérer les comptes utilisateurs et les profils d'accès de chaque membre.
- Décrire la structure de l'entreprise : société, agences, entrepôts.
À savoir
La plupart des valeurs par défaut de ce manuel (plafonds de remise, seuils de session, taux de TVA, validité des avoirs) sont paramétrables ici. Reportez-vous à Références rapides pour la liste consolidée des seuils par défaut.
Général¶
La page Général rassemble les réglages de tous les jours et sert de point d'entrée vers les autres écrans.
| Réglage | Options |
|---|---|
| Utilisateurs actifs | Raccourci vers la gestion des comptes utilisateurs. |
| Thème | Clair / Sombre. |
| Langue | Français / English. |
| Information société | Raccourci vers la fiche société (RCCM, n° TVA). |
Inventaire¶
Ces bascules déterminent comment Sanu OS suit le stock. Elles s'appliquent à tout le réseau.
| Bascule | Effet quand elle est activée |
|---|---|
| Gestion de stock | Suit les quantités par entrepôt. Désactivée, le stock n'est plus décompté. |
| Alertes de stock faible | Signale les produits passés sous leur seuil minimum. |
| Autoriser le stock négatif | Permet de vendre un produit même sans stock disponible. |
| Codes-barres automatiques | Génère un code-barres à la création de chaque produit. |
Attention
Autoriser le stock négatif est pratique pour ne jamais bloquer une vente, mais il masque les ruptures réelles. Activez-le en connaissance de cause et surveillez vos régularisations.
Factures¶
Réglages de la numérotation et de la présentation des factures clients.
| Réglage | Description |
|---|---|
| Numérotation | Préfixe et prochain numéro de facture. |
| Taux de TVA | Taux appliqué par défaut à la facturation. |
| Facturation automatique | Émet une facture automatiquement à chaque vente. |
| Mentions de bas de page | Texte libre imprimé au pied des factures. |
Taxes & TVA¶
Cette page pilote tout le régime fiscal de l'entreprise et alimente la déclaration de TVA.
| Réglage | Options |
|---|---|
| Régime fiscal | Réel normal / Réel simplifié / Franchise de TVA. |
| Périodicité | Mensuelle / Trimestrielle. |
| Numéro de TVA | Identifiant fiscal de l'entreprise. |
| Jour d'échéance | Jour du mois où la déclaration est due. |
| Taux de taxe | Liste des taux (ajout / modification), dont un taux exonéré et un taux par défaut ; chaque taux peut être activé ou non. |
| Affichage des prix | TTC (taxe extraite à la vente) ou HT (taxe ajoutée à la facturation). |
Exemple : régime d'Ets Sanu & Frères
Ets Sanu & Frères relève du Réel normal, en déclaration mensuelle, avec un taux de TVA standard de 18 % et un taux exonéré pour certains produits. Les prix sont affichés TTC en magasin : la taxe est extraite au moment de la vente.
Point de Vente¶
Ces options règlent le comportement de la caisse. Chaque réglage se présente sous forme de carte à choix.
| Option | Choix possibles |
|---|---|
| Qui peut ouvrir une journée | Manager uniquement / Tout employé / Automatique. |
| Comportement de clôture | Manuelle / Automatique / Auto avec remplacement manuel. |
| Sessions ouvertes à la clôture | Bloquer la clôture / Forcer la clôture des sessions. |
| Fond d'ouverture | Défini par le manager / Déclaré par le caissier. |
| Pourboires | Activation de l'étape pourboire en caisse. |
À savoir
Quand les pourboires sont activés, une étape apparaît en caisse au moment de payer. Le pourboire est inclus dans le total payé mais isolé : il reste hors chiffre d'affaires et n'est pas soumis à la TVA.
Réductions & plafonds¶
Cette page définit les plafonds de remise accordés aux caissiers et les règles d'approbation appliquées au-delà.
- Plafond caissier : montant ou pourcentage qu'un caissier peut remiser sans autorisation (par défaut 1 000 CFA ou 15 %).
- Règle d'approbation au dépassement : PIN sur la caisse (le manager saisit son code) ou notification mobile (il approuve d'un tap sur son téléphone).
Astuce
Ajustez le plafond à la confiance et à l'activité de chaque agence. Un plafond trop bas multiplie les demandes d'autorisation ; un plafond trop haut réduit le contrôle.
Comptes clients¶
Cette page encadre les quatre compteurs du portefeuille client. Un bandeau d'engagements société rappelle les indicateurs consolidés : Avoirs en circulation, Cagnotte distribuée, Acomptes déposés, Encours de découvert.
Avoirs¶
| Réglage | Description |
|---|---|
| Validité par défaut | Durée de vie d'un avoir, en années. |
| Notification à l'émission | SMS + WhatsApp / SMS / E-mail / Aucune. |
| Remboursable en espèces | Un avoir peut être remboursé en cash sur demande du client. |
Important
L'avoir est une créance légale du client envers l'entreprise, remboursable en espèces. Le cadre OHADA fixe la prescription des créances à 5 ans : c'est la validité par défaut d'un avoir.
Cagnotte¶
| Réglage | Options |
|---|---|
| Validité | Durée de vie de la cagnotte, en mois (par défaut 12 mois). |
| Mode d'attribution | Manuelle / Automatique en % du panier. |
| Rôles autorisés à créditer | Par défaut le gérant et le responsable d'agence, pas le caissier. |
À savoir
Contrairement à l'avoir, la cagnotte n'est jamais remboursable en cash : elle se dépense uniquement en magasin.
Compte courant¶
| Réglage | Description |
|---|---|
| Plafond de découvert | Découvert autorisé par défaut, et maximum sans validation du siège. |
| Bloquer la vente au dépassement | Empêche de dépasser le plafond de découvert en caisse. |
| Plafond de solde positif | Acompte maximum qu'un client peut déposer (défaut et maximum). |
Expirations¶
Une tâche automatique mensuelle repère les avoirs et cagnottes proches de leur date d'expiration et notifie les clients concernés. Un bouton « Lancer maintenant » permet de la déclencher à la demande.
Heures d'ouverture¶
Pour chaque jour de la semaine (Lundi → Dimanche) : indiquez Ouvert ou Fermé, puis, si ouvert, la plage horaire (de … à …).
Comptes utilisateurs¶
La liste des comptes affiche, pour chaque personne : nom, e-mail, profil et statut. Un filtre par profil aide à s'y retrouver.
- Créer un compte : ajoute un membre et lui assigne un profil.
- Sur la fiche d'un compte : Réinitialiser le PIN et Désactiver.
Profils d'accès¶
Un profil d'accès décrit précisément ce qu'un utilisateur peut voir et faire. La liste montre chaque profil avec ses permissions et sa page de démarrage.
L'éditeur de profil comporte trois parties :
- Nom du profil.
- Page de démarrage par défaut : n'importe quelle page de l'application (le lanceur d'applications est l'option par défaut). Les utilisateurs de ce profil y arrivent dès la connexion.
- Arbre de permissions : des cases à cocher groupées par domaine (authentification, caisse & commandes, inventaire…), puis par objet, puis par action.
Chaque objet propose jusqu'à cinq actions cochables :
| Action | Ce qu'elle autorise |
|---|---|
| Voir | Consulter l'objet (lecture seule). |
| Créer | Ajouter un nouvel objet. |
| Modifier | Éditer un objet existant. |
| Supprimer | Retirer un objet. |
| Assigner | Rattacher l'objet à une personne ou à un périmètre. |
Des cases intermédiaires permettent de cocher tout un groupe d'un coup.
À savoir
Sanu OS propose 8 profils types (Company Admin, Store Manager, Cashier, Warehouse Staff, Comptable, Responsable achats, Trésorier, Auditeur). Les cinq rôles historiques (Gérant, Magasinier, Vendeur/Caissier, Comptable, RH) en sont des profils par défaut. Voir Rôles et accès.
Informations société¶
La fiche société rassemble les données légales de l'entreprise, en mode lecture ou édition :
- Nom, téléphone, mobile, e-mail, site web ;
- Numéro de TVA ;
- Numéro d'immatriculation (RCCM).
Agences¶
La liste des agences indique, pour chacune, sa ville, ses entrepôts et son statut. La fiche d'une agence donne accès aux entrepôts qui lui sont rattachés.
Entrepôts¶
Cette page gère les lieux de stockage. Nouvel entrepôt demande :
- Nom (avec contrôle de doublon) et référence interne ;
- Agence de rattachement ;
- Type d'entrepôt (voir tableau ci-dessous) ;
- Localisation (adresse, ville) — optionnel ;
- Responsable (membre de l'équipe) et capacité maximale — optionnel ;
- Statut actif / inactif.
| Type | Vocation |
|---|---|
| Vente | Surface de vente, alimente directement la caisse. |
| Stockage | Réserve : stock détenu sans vente directe. |
| Réception | Point d'arrivée des marchandises avant ventilation. |
| Atelier | Transformation ou préparation de produits. |
| Mixte | Cumule plusieurs vocations. |
La fiche d'un entrepôt affiche son détail complet et permet sa suppression.