Paramètres¶
Cette page sert à la personne qui règle une société. Elle décrit chaque page du module Paramètres, qui porte la société et les règles de gestion, ainsi que les entrepôts, les points de vente et les caisses, objets de structure qui se tiennent sous le groupe « Référentiel » des modules Inventaire et Caisse, avec leurs réglages, la valeur par défaut de chacun, égale à celle des Références rapides, et le code qui permet de le modifier. Chaque page s'ouvre aux personnes qui détiennent son code de consultation, et les boutons « Modifier » et « Enregistrer » n'apparaissent qu'avec le code de gestion, faute de quoi la page est en lecture seule.
À quoi ça sert¶
- Décrire la société et ses agences, lire les fonctionnalités et les quotas que la plateforme lui ouvre, puis ses entrepôts, ses points de vente et ses caisses, qui se tiennent dans Inventaire et dans Caisse.
- Régler les règles de stock, de facturation et de TVA.
- Régler la caisse : journée comptable, sessions, pourboires, seuils et plafonds.
- Encadrer les comptes clients, avoirs, cagnotte, délai de paiement et découvert.
- Régler la comptabilité : assujettissement à la TVA, plan de comptes, journaux, exercices.
- Régler la sécurité des codes PIN et le verrouillage de l'appareil de caisse.
Les codes des pages Société, Agences, Points de vente, Règles de stock, Factures, Taxes & TVA, Règles de caisse, Réductions & plafonds, Comptes clients, Comptabilité et Sécurité sont de portée société et se vérifient sur le profil par défaut ; ceux des pages Entrepôts et Heures d'ouverture sont de portée agence. Une session ouverte par code PIN n'ouvre aucune de ces pages.
| Page | Consulter | Modifier |
|---|---|---|
| Société | company.company.view |
company.company.update |
| Agences | company.agency.view |
company.agency.manage |
| Inventaire › Entrepôts | company.storage.view |
company.storage.create, company.storage.update, company.storage.delete |
| Caisse › Points de vente | company.sales_point.view |
company.sales_point.create, company.sales_point.update, company.sales_point.delete |
| Caisse › Caisses | company.register.view |
company.register.manage |
| Heures d'ouverture | settings.business_hours.view |
settings.business_hours.manage |
| Règles de stock | settings.inventory.view |
settings.inventory.manage |
| Factures | settings.general.view |
settings.general.update |
| Taxes & TVA | settings.tax.view |
settings.tax.manage |
| Règles de caisse | settings.register.view |
settings.register.manage |
| Réductions & plafonds | settings.discount.view |
settings.discount.manage |
| Comptes clients | settings.customer.view |
settings.customer.manage |
| Comptabilité | settings.accounting.view |
settings.accounting.manage |
| Sécurité | settings.policy.view |
settings.policy.manage |
Apparence¶
Ces réglages appartiennent à l'appareil, non à la société : chacun les règle pour l'appareil qu'il utilise, sans code.
| Réglage | Défaut |
|---|---|
| Thème | Clair |
| Densité | Normale |
| Rayon des coins | Normal |
| Langue | Français, anglais disponible |
Société¶
La fiche société s'ouvre à qui détient le droit de la consulter et se modifie avec le droit de gestion correspondant.
| Réglage | Défaut | Code |
|---|---|---|
| Nom, téléphone, mobile, e-mail, Site web | Saisis à la création par la console de plateforme | company.company.update |
| Numéro de TVA | Vide | company.company.update |
| Numéro d'immatriculation | Vide | company.company.update |
| Devise, parmi les devises de la norme ISO 4217 ; figée dès le premier montant enregistré, vente, facture, avoir, achat, session de caisse, mouvement de coffre ou de banque ou écriture, et jamais convertie | Choisie à la création par la console de plateforme | company.company.update |
| Référentiel comptable, SYSCOHADA révisé ou IFRS pour PME ; figé dès la première écriture comptable | Choisi à la création par la console de plateforme | company.company.update |
Fonctionnalités et quotas¶
La fiche société porte aussi, en lecture seule, ce que la plateforme a ouvert à la société. La section « Fonctionnalités » liste les fonctionnalités par domaine, chacune « Active », « Lecture seule » ou « Inactive » : une fonctionnalité en lecture seule reste consultable sans nouvelle saisie, et une fonctionnalité inactive n'apparaît nulle part dans l'application. La section « Quotas » donne, pour les agences, les entrepôts, les points de vente, les caisses, les appareils de caisse et les membres, le nombre en usage et la limite, par exemple « Agences : 2 sur 3 », ou « Sans limite ». Ni l'une ni l'autre ne se modifie depuis la société, même avec le code de gestion de la fiche : les fonctionnalités et les quotas se règlent avec la plateforme InosKera, comme le décrit la page Console de plateforme.
| Ce qui se lit | Défaut | Code |
|---|---|---|
| Fonctionnalités de la société et leur état | Toutes actives | company.company.view |
| Quotas et nombre en usage | Sans limite | company.company.view |
Lorsqu'une fonctionnalité qui se double d'un réglage est coupée, ce réglage se lit verrouillé avec le nom de la fonctionnalité, sur sa page : les pourboires dans Règles de caisse, la gestion de stock, les alertes de stock faible et le suivi par lot dans Règles de stock, page qui disparaît elle-même lorsque le suivi du stock est inactif. Il reprend la valeur que la société avait enregistrée dès que la fonctionnalité redevient active.
Agences¶
La liste des agences indique pour chacune sa ville, ses entrepôts et son statut ; un tiroir liste les entrepôts rattachés.
| Réglage | Défaut | Code |
|---|---|---|
| Nom, unique dans la société | La première agence est créée avec la société | company.agency.manage |
| Ville | Vide | company.agency.manage |
| Statut | Active ; une agence inactive quitte le sélecteur d'agence | company.agency.manage |
Une agence créée est aussitôt atteinte par les adhésions qui couvrent « Toutes les agences » ; les autres adhésions la reçoivent par un accès agence, posé dans le module Équipe.
Entrepôts¶
Les entrepôts se tiennent dans Inventaire › Entrepôts, sous le groupe « Référentiel » du module Inventaire. La liste des entrepôts s'ouvre dans l'agence sélectionnée. La feuille de création demande le nom, contrôlé en doublon, la référence, l'agence, le type, la localisation, le responsable, la capacité et le statut.
| Réglage | Défaut | Code |
|---|---|---|
| Création | — | company.storage.create |
| Modification | — | company.storage.update |
| Suppression, refusée tant que l'entrepôt porte de la marchandise | — | company.storage.delete |
| Type | Vente | company.storage.create |
| Statut | Actif | company.storage.update |
| Type | Vocation |
|---|---|
| Vente | Surface de vente, dont sortent les produits encaissés. |
| Stockage | Réserve, sans vente directe. |
| Réception | Point d'arrivée des marchandises avant ventilation. |
| Atelier | Transformation ou préparation de produits. |
| Mixte | Cumule ces vocations. |
Points de vente et caisses¶
Les points de vente et les caisses se tiennent dans Caisse › Points de vente et Caisse › Caisses, sous le groupe « Référentiel » du module Caisse. La liste des points de vente indique pour chacun son entrepôt source, son agence et son nombre de caisses. La feuille de création propose de créer en même temps une première caisse, avec ses moyens de paiement.
| Réglage | Défaut | Code |
|---|---|---|
| Nom, référence, agence, entrepôt source | — | company.sales_point.create |
| Modification | — | company.sales_point.update |
| Suppression | — | company.sales_point.delete |
| Statut | Actif ; un point de vente inactif ne propose aucune caisse à l'ouverture d'une session | company.sales_point.update |
La page Caisses liste les caisses avec leur point de vente, leurs moyens de paiement acceptés et leur statut ; créer et modifier une fiche demande le droit de gestion des caisses, qui vaut pour toute la société. Une fiche caisse ne porte aucun fond d'ouverture : le fond se déclare à l'ouverture de la session de caisse, par la personne qui ouvre. Les fiches sont décrites dans la page Caisses & points de vente, et les appareils de caisse enregistrés, qui se tiennent dans Caisse › Appareils, dans la page Équipe.
Heures d'ouverture¶
La page s'ouvre dans l'agence sélectionnée. Pour chaque jour, de lundi à dimanche, elle porte l'état ouvert ou fermé et la plage horaire ; une plage dont la fin précède le début est refusée.
| Réglage | Défaut | Code |
|---|---|---|
| Jours ouverts et plages horaires | Tous les jours ouverts, sans plage | settings.business_hours.manage |
Les horaires ne refusent aucun geste : ils donnent l'heure à laquelle la journée comptable s'ouvre quand la société a choisi l'ouverture automatique, et l'heure après laquelle une session de caisse encore ouverte porte sa pastille de souffrance, comme le décrivent les pages Journées comptables et Sessions de caisse. Un jour fermé ou sans plage horaire ne porte ni l'une ni l'autre de ces deux heures.
Règles de stock¶
Chaque bascule de la page dit ce qu'elle change.
| Réglage | Défaut | Code |
|---|---|---|
| Gestion de stock : suit les quantités par entrepôt | Activée | settings.inventory.manage |
| Suivi par lot : ouvre le numéro de lot et la date de péremption à la réception, pour toute la société | Activé | settings.inventory.manage |
| Alertes de stock faible : signale les produits sous leur stock minimum | Activées | settings.inventory.manage |
| Autoriser le stock négatif : laisse passer, avec une alerte, une sortie qui ferait passer le stock sous zéro | Désactivé | settings.inventory.manage |
| Codes-barres automatiques : dérive de la catégorie le code d'un produit créé sans code | Activés | settings.inventory.manage |
| Seuil d'alerte de péremption : avance, en jours, à laquelle un lot passe « Bientôt périmé », écrêtée au tiers de la durée de vie du produit | 7 jours | settings.inventory.manage |
Lorsque la plateforme a passé le suivi du stock en lecture seule, « Gestion de stock » et « Alertes de stock faible » se lisent désactivées et verrouillées, et lorsqu'elle l'a rendu inactif, la page n'apparaît plus, et lorsqu'elle a coupé les lots, « Suivi par lot » se lit désactivé et verrouillé, chacun avec la mention de la fonctionnalité qui l'impose. Ce que produit chaque bascule dans le stock est décrit dans les pages Stock & mouvements et Lots & péremption.
Factures¶
| Réglage | Défaut | Code |
|---|---|---|
| Numérotation : par agence, avec un préfixe et un prochain numéro fixé une seule fois, jamais remis à zéro | Préfixe de l'agence, prochain numéro fixé à la mise en service | settings.general.update |
| Facturation automatique à chaque vente | Désactivée | settings.general.update |
| Mentions de bas de page | Vides | settings.general.update |
Le taux de TVA appliqué aux factures se règle dans Taxes & TVA, et la page Factures ne fait que le rappeler.
Taxes & TVA¶
La page porte le seul taux de TVA de la société, qui alimente la déclaration de TVA.
| Réglage | Défaut | Code |
|---|---|---|
| Régime fiscal : réel normal, réel simplifié ou franchise | Réel normal | settings.tax.manage |
| Périodicité : mensuelle ou trimestrielle | Mensuelle | settings.tax.manage |
| Numéro de TVA | Celui de la fiche société | settings.tax.manage |
| Jour d'échéance de la déclaration | Le 15 du mois suivant | settings.tax.manage |
| Taux de taxe : liste des taux, dont un taux exonéré et un taux par défaut | 18 % par défaut, un taux exonéré | settings.tax.manage |
| Affichage des prix : TTC, taxe extraite à la vente, ou HT, taxe ajoutée à la facture | TTC | settings.tax.manage |
Règles de caisse¶
| Réglage | Défaut | Code |
|---|---|---|
Ouverture de la journée comptable : manuelle, par une personne qui détient settings.accounting_day.open dans l'agence, ou automatique, à l'heure d'ouverture de l'agence et à zéro heure les jours fermés ou sans plage |
Manuelle | settings.register.manage |
| Sessions encore ouvertes à la clôture d'une journée : bloquer la clôture ou forcer la fermeture des sessions | Bloquer | settings.register.manage |
| Pourboires : ajoute l'étape pourboire à l'encaissement | Désactivés | settings.register.manage |
| Taux de pourboire proposés sur la feuille d'encaissement | Aucun tant que la société n'en a pas fixé | settings.register.manage |
| Client requis pour encaisser | Non | settings.register.manage |
| Session en souffrance : durée d'ouverture | 12 heures | settings.register.manage |
| Session en souffrance : temps sans vente | 3 heures | settings.register.manage |
| Session en souffrance : plafond d'encaisse, en espèces dans le tiroir | CFA 150 000 |
settings.register.manage |
| Tolérance d'écart de caisse : en deçà, la session est marquée juste sans passer par la file | CFA 0 |
settings.register.manage |
| Seuil d'approbation d'une sortie d'argent : caution d'emballage remboursée | CFA 100 000 |
settings.register.manage |
| Seuil d'approbation d'une sortie d'argent : avoir ou retour remboursé | CFA 50 000 |
settings.register.manage |
| Seuil d'approbation d'une sortie d'argent : mouvement de caisse | CFA 25 000 |
settings.register.manage |
| Coupures comptées au tiroir, de 1 à 30 | Les douze coupures du franc CFA ; aucune dans une autre devise | settings.register.manage |
Lorsque la plateforme a coupé les pourboires, « Pourboires » se lit désactivé et « Taux de pourboire proposés » vide, tous deux verrouillés avec la mention de la fonctionnalité qui les impose, et l'encaissement ne propose aucune étape pourboire.
Par défaut, un écart de caisse n'est jamais toléré, il est validé : quel que soit son montant, il entre dans la file des écarts et attend la décision d'une personne autorisée à valider les écarts de caisse dans l'agence, comme le décrit la page Relève & validation des écarts. Au-dessus de chaque seuil d'approbation, la sortie d'argent exige le droit de prélever des espèces, détenu dans l'agence ou obtenu par approbation ponctuelle, comme le décrit la page Vendre ; la monnaie rendue n'y est jamais soumise. Le plafond de remise se règle dans Réductions & plafonds.
Une société dans une autre devise que le franc CFA
Les montants par défaut de cette page valent pour le franc CFA. Dans une autre devise, et après tout changement de devise, les coupures, le plafond d'encaisse et les seuils d'approbation sont vides : une caisse ne s'ouvre pas tant que les coupures ne sont pas saisies, et une sortie d'argent sans seuil demande toujours une approbation. Changer la devise ne convertit aucun prix.
Réductions & plafonds¶
Jusqu'au plafond, la remise relève du droit de remise ordinaire ; au-delà, elle exige le droit de remise manuelle, détenu directement ou obtenu par une approbation ponctuelle, sinon elle est refusée. Les deux codes figurent dans la page Vendre.
| Réglage | Défaut | Code |
|---|---|---|
| Plafond de remise en montant | CFA 1 000 |
settings.discount.manage |
| Plafond de remise en pourcentage | 15 % | settings.discount.manage |
| Portée du plafond : la ligne ou le ticket | Ligne | settings.discount.manage |
Comptes clients¶
Un bandeau rappelle les engagements de la société : avoirs en circulation, cagnotte distribuée, acomptes déposés et encours de découvert.
| Réglage | Défaut | Code |
|---|---|---|
| Validité d'un avoir client | 5 ans | settings.customer.manage |
| Notification du client à l'émission d'un avoir | Aucune | settings.customer.manage |
| Avoir remboursable en espèces | Oui | settings.customer.manage |
| Validité de la cagnotte | 12 mois | settings.customer.manage |
| Attribution automatique de la cagnotte, en pourcentage du panier | Désactivée, 0 % | settings.customer.manage |
| Délai de paiement : défaut d'une fiche sans délai propre, et maximum qu'une fiche peut porter | 0 jour, comptant ; maximum fixé par la société | settings.customer.manage |
| Plafond de découvert d'une fiche sans plafond propre | Aucun crédit | settings.customer.manage |
| Approbation de la vente à crédit : requise, ou dispensée jusqu'à un montant | Dispensée dans le plafond de découvert de la fiche | settings.customer.manage |
| Au dépassement du plafond de découvert : Blocage, la vente est refusée, ou Alerte, la vente passe avec un avertissement | Blocage | settings.customer.manage |
| Plafond de solde positif | Aucun plafond | settings.customer.manage |
Dans tous les cas, l'approbation et le passage outre un blocage relèvent du droit d'accorder un crédit client, comme le décrit la page Clients. La cagnotte n'est jamais remboursable ; son crédit manuel est un geste sensible, décrit dans la même page. Une tâche automatique mensuelle repère les avoirs et les cagnottes proches de leur expiration et notifie les clients concernés ; le bouton « Lancer maintenant » la déclenche à la demande. Les compteurs eux-mêmes sont décrits dans la page Clients.
Comptabilité¶
La page vaut pour toute la société. L'identité légale et le référentiel comptable n'y sont que rappelés depuis Société, et le taux de TVA depuis Taxes & TVA. L'usage de ces réglages est décrit dans la page Journal & écritures.
| Réglage | Défaut | Code |
|---|---|---|
| Société assujettie à la TVA : oui ou non ; une société non assujettie vend sans TVA et ne déclare rien | Oui | settings.accounting.manage |
| Plan de comptes : le SYSCOHADA révisé complet, où l'on active ou désactive un compte, sans jamais en créer | Les comptes actifs à la création de la société | settings.accounting.manage |
| Journaux : la liste des journaux et la séquence de chacun | Les journaux de la société à sa création | settings.accounting.manage |
| Correspondances : la table qui donne à chaque événement ses comptes, affichée, non modifiable | Celle de la plateforme | Lecture |
| Délai de prescription des consignes, en jours | Aucun tant que la société ne l'a pas fixé | settings.accounting.manage |
Exercices¶
L'onglet Exercices porte les mois de l'exercice en cours, avec le statut de chacun, et la clôture de l'exercice en bas. Un mois se clôture et se rouvre ici, jamais depuis les Journées comptables, et un mois ne se clôture pas tant qu'une de ses journées est ouverte ou qu'il porte une écriture en brouillon ; le refus nomme la journée ou l'écriture. Un exercice clôturé ne se rouvre pas.
| Geste | Condition | Code |
|---|---|---|
| Clôturer le mois | Toutes ses journées clôturées, aucun brouillon | finance.fiscal_closing.execute |
| Rouvrir le mois | Un motif, l'exercice ouvert | finance.fiscal_closing.execute |
| Clôturer l'exercice | Tous ses mois clôturés | finance.fiscal_closing.execute |
La cascade de clôture, de la session de caisse à la journée, de la journée au mois et du mois à la déclaration de TVA, est décrite dans la page Journées comptables.
Sécurité¶
La page vaut pour toute la société.
| Réglage | Défaut | Plage | Code |
|---|---|---|---|
| Nombre d'échecs de code PIN admis | 5 | De 3 à 10 | settings.policy.manage |
| Durée du blocage du code PIN | 15 minutes | De 1 à 1 440 minutes | settings.policy.manage |
| Verrouillage de l'appareil de caisse sur inactivité | 5 minutes | De 1 à 120 minutes, ou désactivé | settings.policy.manage |
Les échecs se comptent sur l'adhésion et sur l'appareil, à la connexion comme lors d'une approbation, et le nouveau seuil s'applique au prochain code composé. Le blocage du mot de passe, cinq échecs et 15 minutes, est fixé par la plateforme et ne se règle pas ici. Les règles complètes sont dans la page Profils & accès.
Profils d'accès¶
Les profils d'accès se composent dans la page Équipe › Profils, décrite dans le module Équipe. Ils n'ont pas de page dans les Paramètres.
Voir aussi¶
- Références rapides, les valeurs par défaut reprises ici.
- Équipe, les membres, les profils d'accès et les appareils enregistrés.
- Caisses & points de vente, les fiches des caisses.
- Sessions de caisse, les sessions en souffrance.
- Profils & accès, les règles de session, d'approbation et de refus.