Équipe & utilisateurs

Le module Équipe rassemble les personnes qui travaillent dans le logiciel. Il garantit que chacun n'accède qu'à ce qui le concerne et que toute action importante laisse une trace. Chaque personne travaille avec son propre compte, sous un rôle précis : le vendeur vend, le magasinier gère le stock, le gérant supervise. Vous protégez ainsi vos prix, votre caisse et vos données, tout en gardant la mémoire de qui a fait quoi.

À quoi ça sert

• Voir d'un coup d'œil qui compose votre équipe : nom, rôle, e-mail, agence, statut.
• Inviter de nouveaux membres et consulter ou modifier leur fiche.
• Garantir que chacun a sa session et que les actions sensibles sont tracées.
• Encadrer les mots de passe, le verrouillage, la continuité de service et la reprise des données de départ.

Où crée-t-on les comptes en détail ?

Le module Équipe sert à voir et inviter les membres. La création complète d'un compte, la définition fine des permissions et l'édition des profils d'accès se font dans les Paramètres. Pour comprendre les 8 profils et leurs droits, voir aussi Rôles & accès.

La liste des membres

La page Membres liste toute votre équipe. Chaque ligne indique :

Colonne	Contenu
Nom	Le nom de la personne.
Rôle	Son profil d'accès (Gérant, Magasinier, Vendeur/Caissier…).
E-mail	Son adresse de connexion.
Agence	L'agence de rattachement.
Statut	Actif (compte opérationnel) ou Invité (invitation envoyée, pas encore acceptée).

Une recherche vous permet de retrouver quelqu'un par son nom. En cliquant sur une ligne, vous ouvrez sa fiche de détail, d'où vous pouvez lancer la modification.

Inviter un membre

Le bouton Inviter un membre ajoute une personne à l'équipe. Vous renseignez son identité, son rôle et son agence de rattachement, puis vous envoyez l'invitation. Tant que la personne n'a pas rejoint le logiciel, elle apparaît avec le statut Invité ; une fois connectée, elle passe Actif.

Exemple : inviter une caissière chez Ets Sanu & Frères

Le gérant d'Ets Sanu & Frères recrute Awa comme caissière pour l'agence Abidjan-Plateau. Il ouvre Équipe › Membres, appuie sur Inviter un membre, saisit awa@entreprise.ci, choisit le rôle Vendeur/Caissier et l'agence Abidjan-Plateau. Awa apparaît d'abord en Invité ; dès sa première connexion (par code PIN en caisse), son statut bascule sur Actif.

Chacun sa session

Personne n'utilise le logiciel sans s'être identifié : l'authentification se fait par compte individuel. Aucune action n'est possible sans session ouverte, et une session est propre à un utilisateur. On ne partage pas de compte : chaque opération est ainsi rattachée à une personne réelle.

Cette règle est ce qui rend l'historique fiable. Puisque chaque vente, chaque mouvement de stock, chaque encaissement porte le nom de son auteur, il n'y a plus d'action anonyme.

Gérer les comptes

Le gérant crée, désactive et administre les comptes. La règle est simple : un utilisateur = un rôle. On ne cumule pas les rôles sur un même compte ; si les responsabilités d'une personne changent, on ajuste son rôle.

Un compte n'est jamais réellement supprimé de manière à effacer son passé : on le désactive, ce qui préserve la trace de ses opérations antérieures.

Les accès par rôle

Chaque rôle ouvre exactement les fonctions dont la personne a besoin, et ferme les autres.

Rôle	Ce qu'il peut faire	Ce qui lui est fermé
Gérant	Accès complet : prix, validations, remises hors plafond, inventaire, rapports, paramétrage, utilisateurs, dépôts.	—
Magasinier	Entrées/sorties, réception, inventaire, casse, transferts.	Prix de vente et encaissements.
Vendeur / Caissier	Ventes, encaissements, consigne, fiches clients, remises dans la limite du plafond.	Modification de prix ou de stock en dehors des ventes.

Le magasinier ne voit pas les prix de vente et ne touche pas à la caisse : il travaille sur le stock physique. Le vendeur ne modifie ni les prix, ni le stock en dehors du geste de vente. Le gérant, lui, a la main sur tout. Ces rôles sont les profils par défaut ; le logiciel permet d'en configurer davantage — voir Rôles & accès.

Restreindre les actions sensibles

Certaines opérations engagent l'entreprise et sont donc réservées : l'annulation d'une vente, une remise au-delà du plafond, un ajustement de stock, une modification de prix. Le logiciel contrôle le droit à chaque action : si le rôle ne l'autorise pas, l'action est refusée, pas simplement masquée.

Important

Une remise au-delà du plafond autorisé exige l'aval du gérant. Tant qu'il n'a pas validé, l'opération reste bloquée — et la validation est tracée avec le nom de celui qui l'a donnée.

Le journal d'audit

Le logiciel tient un journal d'audit qui consigne les actions sensibles : qui a fait quoi, et quand. Ce journal est non modifiable : on ne peut ni le corriger, ni l'effacer. Le gérant peut le consulter à tout moment.

Ce journal ne se limite pas aux ventes et aux stocks. Il enregistre aussi les changements de paramétrage : modification des conversions d'unités, des valeurs de consigne, du taux de TVA, des plafonds. Ainsi, si un réglage change, on sait qui l'a changé.

À savoir

Le journal d'audit est votre filet de sécurité. En cas de doute sur un écart, un prix ou une remise inhabituelle, il vous donne la réponse sans accusation : les faits sont enregistrés tels qu'ils se sont produits.

Mots de passe et verrouillage

Chaque utilisateur peut changer son propre code d'accès. Une règle de complexité minimale, paramétrable par le gérant, s'applique pour éviter les codes trop faibles.

Pour protéger les sessions, le logiciel verrouille automatiquement l'accès dans deux situations :

• sur inactivité : après une période sans usage (5 minutes par défaut), la session se verrouille et il faut se ré-identifier ;
• après plusieurs échecs de connexion : au bout d'un nombre de tentatives infructueuses (paramétrable), le compte est bloqué, ce qui décourage les essais de deviner un code.

Attention

Ne notez jamais votre code à côté du poste et ne le confiez à personne. Le verrouillage automatique n'est utile que si chacun garde son code pour lui.

Continuité si le gérant est absent

L'activité ne doit pas s'arrêter parce que le gérant est absent un jour. Le logiciel prévoit une continuité : un second administrateur peut être désigné, ou une délégation accordée à une personne de confiance. Cette délégation est tracée et révocable : elle s'active quand il faut, et se retire dès le retour du gérant.

Réinitialiser un mot de passe oublié

Un utilisateur qui a oublié son code n'est pas bloqué : le gérant réinitialise son mot de passe (ou son PIN) pour lui rendre l'accès. Pour le gérant lui-même, un chemin de recouvrement dédié est prévu, afin qu'aucune personne ne se retrouve définitivement enfermée dehors.

Reprendre les données de départ

Au démarrage du logiciel, votre dépôt a déjà une réalité : du stock en rayon, des emballages vides en circulation, des clients qui vous doivent de l'argent. La reprise des données initiales vous permet d'entrer ces soldes de départ, par import ou par saisie :

• les soldes de stock (ce que vous avez en dépôt),
• les soldes de vides (vides dus par vos clients, vides détenus),
• les encours (ce que vos clients vous doivent déjà).

Une fois cette reprise faite, le logiciel part de la vraie situation et tous les calculs suivants sont justes. Cette étape est menée par le gérant, généralement au moment du déploiement.

Astuce

Préparez soigneusement vos soldes de départ avant la reprise : un stock, des vides et des encours exacts au démarrage évitent des écarts inexpliqués les semaines suivantes.

Voir aussi

• Rôles & accès — les 8 profils d'accès et les niveaux de protection.
• Paramètres — créer les comptes, éditer les profils et les permissions.
• Premiers pas — mise en route, création des comptes et reprise des données.
• Rôle gérant — administration des comptes, validations et paramétrage.
• Glossaire — le vocabulaire employé dans ce manuel.