Premiers pas¶
Cette page décrit la mise en route d'un dépôt : le paramétrage initial et la reprise des données existantes. Ces étapes sont réalisées par le gérant (ou un administrateur).
1. Créer les comptes utilisateurs¶
Créez un compte par personne, avec le bon rôle (voir Rôles & accès) : gérant, magasinier, vendeur/caissier, comptable, responsable RH. Rattachez chaque utilisateur au(x) dépôt(s) concerné(s).
Continuité de service
Prévoyez au moins deux personnes pouvant administrer le système (gérant + suppléant), afin que l'exploitation continue en l'absence du gérant.
2. Déclarer les dépôts¶
Si vous gérez plusieurs sites, créez chaque dépôt (nom unique). Le stock, les seuils et les numérotations de documents sont suivis par dépôt. Voir Agences & entrepôts.
3. Paramétrer les fondamentaux¶
Renseignez les valeurs qui régissent les calculs. Toutes sont modifiables par le gérant, sans intervention informatique :
| Paramètre | Exemple | Utilisé pour |
|---|---|---|
| Unités et conversions par produit | 1 casier = 24 bouteilles | Affichage et calculs de stock (Catalogue) |
| Valeurs de consigne par type d'emballage | casier vide = 2 000 | Consignes et vides dus (Consigne) |
| Seuils d'alerte de stock (par produit et par dépôt) | alerte sous 10 casiers | Alertes de réapprovisionnement (Stock) |
| Plafonds de crédit par client | 500 000 | Blocage / alerte des ventes à crédit (Clients & crédits) |
| Plafond de remise | 5 % ou 1 000 | Autorisation des remises (Remises & paiements) |
| Taux de TVA | taux paramétrable | Facturation (Facturation) |
4. Reprendre les données existantes¶
Pour démarrer avec la situation réelle du dépôt, importez ou saisissez les soldes de départ :
- stock initial par produit et par dépôt ;
- vides dus par client et par type d'emballage (consignes en cours) ;
- encours (crédits en cours) par client.
Point de départ fiable
Ces soldes initiaux servent de base à tous les calculs ultérieurs. Vérifiez-les soigneusement : une erreur de reprise fausserait le stock, les consignes ou les crédits par la suite.
Exemple de paramétrage initial
Mise en route du dépôt Adawlato (Lomé) par le gérant M. Sena.
Paramétrage des fondamentaux :
| Paramètre | Valeur retenue |
|---|---|
| Unités et conversions (Awooyo) | 1 casier = 24 bouteilles |
| Consigne casier vide | 2 000 FCFA |
| Consigne bouteille vide | 100 FCFA |
| Seuil d'alerte (Awooyo, Adawlato) | 10 casiers |
| Plafond de crédit (ChezAma) | 200 000 FCFA |
| Taux de TVA | 18 % |
Reprise des soldes initiaux :
- Stock initial : Awooyo à Adawlato = 52 casiers (soit 52 × 24 = 1 248 bouteilles).
- Vides dus par ChezAma : casiers et bouteilles consignés encore en attente de retour. Valeur de la consigne, par exemple, de 5 casiers + 40 bouteilles = 5 × 2 000 + 40 × 100 = 14 000 FCFA.
- Encours (crédit en cours) de ChezAma : 60 000 FCFA, à comparer au plafond de 200 000 FCFA (reste 140 000 FCFA de marge).
Ces valeurs sont modifiables ensuite par M. Sena sans intervention informatique.
5. Vérifier les sauvegardes¶
Le logiciel réalise une sauvegarde automatique au moins une fois par jour. Assurez-vous, dès la mise en route, que la sauvegarde fonctionne et qu'une restauration est possible.
Sauvegarde & restauration
- Sauvegarde automatique quotidienne, plus export manuel simple à la demande.
- Une restauration doit pouvoir être réalisée par une personne non informaticienne.
- La restauration ne doit jamais écraser les données sans contrôle d'intégrité préalable.
Prêt à travailler¶
Une fois ces étapes faites, chaque utilisateur se connecte avec son compte et suit le guide de son métier :