Présentation

À propos des exemples de ce manuel

Pour rester concrets, les exemples (encadrés « Exemple » repliables) utilisent un contexte illustratif : le Togo, le franc CFA (FCFA), et des organismes ou marques réels (OTR, CNSS, SYSCOHADA, Mobile Money…). Ce ne sont que des illustrations : la devise, les taux, les organismes, le plan comptable et les libellés sont paramétrables selon le pays de déploiement. Le corps du manuel, lui, reste volontairement générique.

À quoi sert le logiciel

C'est un logiciel métier interne pour la gestion d'un ou plusieurs dépôts de boisson (grossiste / demi-grossiste). Il unifie, dans un seul outil :

• le stock en casiers, bouteilles et cartons, avec entrées, sorties, transferts et inventaires ;
• les ventes et la caisse, au comptant ou à crédit ;
• la consignation des emballages (bouteilles et casiers vides) et son suivi par client ;
• les crédits clients et leur recouvrement ;
• la facturation normalisée exigée par l'administration fiscale ;
• la comptabilité générale (selon le référentiel comptable en vigueur) et la paie (cotisations sociales, impôt sur les salaires).

Il remplace une gestion manuelle sur cahiers et calculatrice par un système qui enregistre, calcule et trace automatiquement chaque opération.

Pour qui

De petites structures, au personnel peu formé à l'informatique. L'outil vise donc la simplicité : un caissier doit pouvoir ouvrir sa session, traiter une vente complète et fermer son poste sans consulter de documentation.

Cinq métiers sont prévus, chacun avec ses propres accès :

Rôle	Ce qu'il fait
Gérant	Supervise tout : produits, prix, stock, caisse, clients, crédits, rapports, paramétrage, comptabilité, paie.
Magasinier	Gère les entrées/sorties de stock, réceptions, transferts, comptages.
Vendeur / Caissier	Enregistre les ventes et les encaissements, gère les retours de consignes.
Comptable	Tient les journaux, le grand livre, la balance et les états financiers.
Responsable RH	Gère les employés, la paie, les cotisations et déclarations sociales.

Voir le détail dans Rôles & accès.

Objectifs mesurables

Le logiciel est conçu pour atteindre des résultats concrets :

• Réduire les erreurs de stock.
• Éliminer les pertes d'emballages consignés non suivis.
• Tracer tous les crédits clients.
• Connaître à tout moment l'état du stock et des consignes.

Décisions de cadrage

Quatre choix structurants encadrent l'usage du logiciel :

1. Multi-dépôt — plusieurs dépôts peuvent être gérés dans le même système. Voir Multi-dépôt.
2. Fiscalité — les ventes donnent lieu à une facture normalisée. Voir Facturation.
3. Prix / remises — le vendeur peut accorder une remise, mais dans une limite plafonnée. Voir Remises & paiements.
4. Paiements — espèces et Mobile Money, la référence Mobile Money étant saisie manuellement (pas de confirmation automatique par l'opérateur).

Un contexte contraint : hors-ligne d'abord

L'environnement d'exploitation suppose une connexion internet instable et des coupures d'électricité fréquentes. Le logiciel en tient compte :

Principes de fonctionnement

• Les fonctions essentielles (vente, encaissement, stock) fonctionnent hors-ligne.
• Aucune donnée n'est perdue en cas de coupure : une vente en cours est protégée.
• Les échanges réseau (transmission à l'administration fiscale, synchronisation entre dépôts) sont différés et ne bloquent jamais une vente.
• Une sauvegarde fiable est réalisée automatiquement (voir Premiers pas).

Monnaie et langue

• Montants entiers, sans décimales (selon la devise configurée) : aucun centime n'est saisi ni affiché.
• Interface et documents en français.