Stock & mouvements¶
Le stock est le cœur de Sanu OS : chaque entrée, chaque vente, chaque casse s'y reflète en temps réel. Bien tenu, il vous dit à tout moment ce que vous avez, où, et pour quelle valeur. Cette page vous montre comment lire le stock disponible, parcourir le journal des mouvements, enregistrer une entrée ou une sortie, traiter les inventaires et fiabiliser vos quantités.
À quoi ça sert¶
- Connaître les quantités disponibles produit par produit, en unités multiples et en équivalent bouteilles.
- Suivre tous les mouvements dans un journal chronologique avec leur auteur, leur type et leur référence.
- Enregistrer des entrées et des sorties avec un contrôle strict de cohérence.
- Être alerté lorsqu'un produit passe sous son seuil, réaliser des inventaires physiques et traiter les écarts.
- Enregistrer casse et perte, valoriser le stock, et suivre la péremption si votre activité le justifie.
Important
Le dépôt est obligatoire sur tout mouvement de stock : entrée, sortie, vente, casse, ajustement. Le stock est toujours suivi par produit et par dépôt.
Consulter le stock en temps réel¶
À tout moment, vous voyez la quantité disponible par produit. Le stock affiché reflète tous les mouvements validés : réceptions, ventes, ajustements, casses. Un mouvement non validé (brouillon) n'y figure pas encore.
L'affichage est multi-unités : le logiciel montre le stock dans ses différentes unités (par exemple 5 casiers + 12 bouteilles) et donne aussi l'équivalent total en bouteilles, calculé à partir des coefficients de conversion de la fiche produit.
| Ce que vous lisez | Signification |
|---|---|
| 5 casiers + 12 bouteilles | Stock exprimé en unités multiples |
| 132 bouteilles | Équivalent total en bouteilles |
À savoir
Vous ne « réécrivez » jamais le stock à la main comme dans un cahier. Vous enregistrez des mouvements, et le logiciel en déduit le stock. Cette discipline est ce qui supprime les erreurs de comptage.
Le journal des mouvements¶
La page Inventaire › Mouvements de stock tient un journal chronologique de tous les mouvements : réceptions, ventes, transferts, consommations, retours. Chaque ligne est horodatée et rattachée à son auteur.
- Filtres : Toutes · Entrées · Sorties, chacun avec son compteur.
- Recherche : par numéro, source, destination, type ou référence.
En ouvrant un mouvement, vous voyez son sens (entrée / sortie), son statut, sa référence, sa source, sa destination, sa date, le nombre d'unités et la liste des articles concernés.
À savoir
Toute entrée, sortie ou ajustement est journalisée avec son type, sa quantité, sa date et son auteur. Cette traçabilité est systématique et l'auteur d'un mouvement n'est pas modifiable a posteriori.
Enregistrer une entrée ou une sortie¶
Deux boutons ouvrent la saisie d'un mouvement : Entrée et Sortie. Le type précis conditionne les champs demandés.
| Sens | Types disponibles |
|---|---|
| Entrée | Réception fournisseur · Transfert entrant · Retour client |
| Sortie | Transfert sortant · Consommation interne · Vente (caisse) |
Selon le type choisi, vous renseignez :
- une source et une destination — un entrepôt, un fournisseur, ou un texte libre ;
- une référence — bon de commande, bon de transfert, avoir… ;
- des lignes multi-produits — produit + quantité, avec ajout et suppression ;
- une date.
Une bascule décide de l'effet sur le stock :
| Option | Effet |
|---|---|
| Valider immédiatement | Le stock bouge aussitôt |
| Enregistrer en brouillon | Le mouvement reste modifiable, sans impact sur le stock |
Deux contrôles protègent la saisie : la source doit être différente de la destination, et un même produit ne peut pas figurer deux fois dans les lignes.
Définir des seuils d'alerte¶
Pour ne pas tomber en rupture, vous définissez un seuil d'alerte minimal par produit (par exemple 10 casiers). Dès que le stock atteint le seuil ou passe en dessous, le logiciel vous le signale.
Les seuils sont paramétrables par produit et par dépôt : un même produit peut avoir un seuil différent selon le dépôt, en fonction de son rythme de vente local.
Réaliser un inventaire physique et gérer les écarts¶
Périodiquement, vous comptez physiquement la marchandise et vous saisissez ce comptage. Le logiciel calcule alors l'écart :
Écart = stock compté − stock théorique
Cet écart met en évidence les différences entre ce que dit le logiciel et ce que vous avez réellement en rayon. La correction qui en découle est un ajustement soumis à la validation du gérant : le magasinier peut compter et proposer, mais seul le gérant valide. Chaque ajustement reste tracé (voir aussi Casses, régularisations & quarantaine).
Important
Un inventaire n'écrase pas le stock silencieusement : il produit un écart, puis un ajustement validé par le gérant. Cette double étape protège contre les corrections abusives.
Ajuster le stock¶
En dehors des inventaires, un ajustement corrige le stock théorique lorsque c'est nécessaire. Comme pour les écarts d'inventaire, un ajustement passe par la validation du gérant et laisse une trace consultable.
Enregistrer casse et perte¶
Quand une bouteille ou un casier plein est cassé, perdu ou détérioré, vous l'enregistrez comme une casse / perte. Il s'agit d'une sortie de stock avec un motif obligatoire : le logiciel n'accepte pas une casse sans motif renseigné. Ces pertes alimentent un rapport dédié, en quantité et en valeur.
Le détail des casses, régularisations et lots en quarantaine — écrans à accès contrôlé — est traité sur la page Casses, régularisations & quarantaine.
Attention
Le motif d'une casse est obligatoire, jamais facultatif. Renseignez-le honnêtement : c'est votre trace en cas de contrôle et la base de vos statistiques de pertes.
Valoriser le stock¶
Le logiciel calcule la valeur du stock que vous détenez. La méthode retenue par défaut est le coût moyen pondéré (CMP) : le coût unitaire est recalculé à chaque réception en fonction des quantités et des prix d'achat. Une valorisation FIFO (premier entré, premier sorti) reste possible selon votre paramétrage. Le résultat est déterministe — à données identiques, la valorisation est toujours la même. Cette valorisation nourrit également le calcul des marges dans les rapports.
Suivre la péremption (option)¶
Si vous le décidez, le logiciel peut suivre les dates limites de consommation (DLC) par lot, particulièrement utile pour les jus et l'eau. Dans ce cas :
- une DLC est associée à chaque lot ;
- vous êtes alerté avant l'échéance ;
- les sorties suivent le principe FEFO (premier périmé, premier sorti), pour écouler en priorité les lots les plus proches de la date limite.
Ce suivi est une option : il n'est activé que si votre activité le justifie.
Une règle d'or : pas de stock négatif injustifié¶
Le stock ne devient jamais négatif « par accident ». Le logiciel refuse toute incohérence : un stock ne peut passer sous zéro que de façon justifiée et tracée. En pratique, cela vous protège contre les erreurs de saisie et vous oblige à documenter les situations exceptionnelles.
À savoir
Lors d'une vente, si le stock est insuffisant, le comportement est paramétrable : soit le logiciel bloque la vente, soit il l'autorise avec une alerte et une justification. Dans tous les cas, rien ne se passe en silence.
Exemple : lire un stock de 52 casiers Awooyo
Au Dépôt Adawlato d'Ets Sanu & Frères, le stock d'Awooyo est de 52 casiers pleins, sans bouteille isolée. Le logiciel affiche les deux lectures en parallèle :
| Ce que vous lisez | Calcul | Signification |
|---|---|---|
| 52 casiers | — | Stock exprimé en unités multiples |
| 1 248 bouteilles | 52 × 24 | Équivalent total en bouteilles |
Kodjo n'a jamais besoin de faire la multiplication lui-même : le logiciel convertit à partir du coefficient « 1 casier = 24 bouteilles » de la fiche Awooyo.
Exemple : alerte quand Awooyo passe sous 10 casiers
M. Sena fixe un seuil d'alerte de 10 casiers pour Awooyo au Dépôt Adawlato. Le logiciel réagit ainsi au fil des ventes :
| Stock du jour | Par rapport au seuil (10 casiers) | Réaction |
|---|---|---|
| 14 casiers | Au-dessus | Aucune alerte |
| 10 casiers | Au niveau du seuil | Alerte déclenchée |
| 8 casiers | En dessous | Alerte maintenue |
Dès que le stock atteint 10 casiers (soit 240 bouteilles) ou descend en dessous, Kodjo est prévenu et peut préparer une commande auprès de la Brasserie BB-Lomé avant la rupture.
Exemple : inventaire d'Awooyo avec un écart de −2 casiers
Kodjo compte physiquement les casiers d'Awooyo au Dépôt Adawlato. Le logiciel affichait 52 casiers en théorie ; il en compte réellement 50.
| Élément | Valeur |
|---|---|
| Stock théorique | 52 casiers |
| Stock compté | 50 casiers |
| Écart (compté − théorique) | 50 − 52 = −2 casiers |
L'écart de −2 casiers correspond à 48 bouteilles manquantes. Kodjo indique le motif « casse non saisie » et propose l'ajustement. Le stock ne passe pas de 52 à 50 tout seul : M. Sena doit valider la correction. Une fois validée, elle reste tracée avec son auteur et sa date.
Exemple : enregistrer 2 casiers Awooyo cassés au Dépôt Adawlato
Deux casiers pleins d'Awooyo se brisent en manutention. Kodjo enregistre une casse / perte :
- Produit : Awooyo
- Dépôt : Dépôt Adawlato
- Quantité : 2 casiers
- Motif (obligatoire) : « Casiers tombés lors du rangement »
Effet sur le stock et le rapport de pertes :
| Élément | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Sortie de stock | 2 × 24 | −48 bouteilles |
| Valeur perdue (au prix du casier) | 2 × CFA 8 400 | CFA 16 800 |
Le logiciel refuse l'enregistrement si le motif est laissé vide. La perte de CFA 16 800 alimente ensuite le rapport de casse, en quantité comme en valeur.