Paie et RH¶
La paie, c'est le moment où le travail de vos employés devient un salaire net, des cotisations et des déclarations. Cette page vous explique comment le logiciel tient les dossiers du personnel, calcule les bulletins et prépare vos déclarations sociales et fiscales, selon le contexte local.
À quoi ça sert¶
Ce module vous permet de gérer les dossiers employés, de paramétrer les rubriques de paie, de calculer les cotisations sociales et l'impôt sur les salaires, de produire les bulletins de paie, de suivre les congés, absences et avances sur salaire, de tenir le livre de paie et de préparer les déclarations sociales et fiscales.
Les calculs sont automatiques à partir de vos paramètres ; les écritures partent seules vers la comptabilité. L'accès à ces données est restreint et confidentiel.
Important
Les données de paie sont sensibles. Leur accès est limité au rôle RH ou au gérant, elles sont chiffrées et chaque consultation est journalisée. Ne partagez jamais un bulletin ou un salaire en dehors de ce cadre. Voir Rôle RH.
Tenir le dossier employé¶
Chaque employé dispose d'une fiche unique. Vous y renseignez :
- le contrat et le poste ;
- le dépôt d'affectation ;
- le salaire de base ;
- les coordonnées ;
- le numéro de sécurité sociale.
Cette fiche est le point de départ de toute la paie : c'est elle qui alimente le calcul du bulletin.
Paramétrer les rubriques de paie¶
La paie se construit à partir de rubriques paramétrables : salaire de base, primes, indemnités, retenues, cotisations. Vous définissez ces rubriques une fois, puis le logiciel les applique à chaque période.
Ce paramétrage vous laisse la main sur la structure du bulletin, sans avoir à tout ressaisir chaque mois.
Comprendre les calculs de cotisations et d'impôt¶
Deux prélèvements principaux sont calculés automatiquement.
| Prélèvement | Comment il se calcule |
|---|---|
| Cotisations sociales | Assiette cotisable × taux, avec une part salariale et une part patronale, taux paramétrables |
| Impôt sur les salaires | Selon un barème progressif paramétrable appliqué à l'assiette imposable |
Les cotisations sociales comportent donc deux volets : ce qui est retenu sur le salaire de l'employé (part salariale) et ce qui reste à la charge de l'employeur (part patronale). L'impôt sur les salaires suit un barème par tranches.
À savoir
Les taux de cotisations sociales et le barème de l'impôt sur les salaires sont paramétrables parce qu'ils évoluent. Vérifiez qu'ils correspondent aux valeurs officielles en vigueur avant de lancer une paie : c'est ce qui garantit la conformité de vos bulletins et de vos déclarations.
Produire le bulletin de paie¶
Chaque mois, le logiciel produit le bulletin de paie de chaque employé. Il présente le brut, les retenues (cotisations salariales, impôt sur les salaires) et le net à payer, calculé ainsi :
Net à payer = salaire brut − cotisations salariales − impôt sur les salaires − avances sur salaire
Vous n'avez pas à faire ce calcul vous-même : il découle des rubriques et des paramètres que vous avez définis.
Exemple : bulletin de paie de Mme Adjo
Mme Adjo (Togo) perçoit un salaire de base de 60 000 FCFA/mois. Sur la période : cotisation sociale CNSS part salariale 4 % (60 000 × 4 % = 2 400), ITS selon le barème progressif (illustratif) = 3 600, et une avance sur salaire de 10 000 déjà versée. Le logiciel produit ce bulletin :
| Rubrique | Montant |
|---|---|
| Salaire brut | 60 000 FCFA |
| Retenue CNSS (part salariale, 4 %) | − 2 400 FCFA |
| Retenue ITS (barème progressif) | − 3 600 FCFA |
| Avance sur salaire | − 10 000 FCFA |
| Net à payer | 44 000 FCFA |
Le net à payer se calcule : 60 000 − 2 400 − 3 600 − 10 000 = 44 000 FCFA. La CNSS (2 400) et l'ITS (3 600) partent en dettes sociales et fiscales ; l'avance (10 000) solde le montant déjà remis à Mme Adjo, sans double décompte.
Gérer congés, absences et avances¶
Congés et absences — Vous suivez les congés payés et les absences de chaque employé, avec un solde de congés par personne. Ces éléments ont un impact sur la paie de la période concernée.
Avances sur salaire — Vous enregistrez les avances accordées ; le logiciel les déduit du net à payer sur le bulletin, et les relie à la caisse et à la comptabilité. Ainsi, un employé qui a reçu une avance voit son net réduit d'autant, sans risque d'oubli ni de double décompte.
Tenir le livre de paie¶
Le livre de paie (ou journal de paie) récapitule la paie sur une période : totaux du brut, des cotisations et du net. C'est votre vue d'ensemble, utile pour le contrôle et pour préparer les déclarations.
Préparer les déclarations sociales et fiscales¶
À partir des bulletins d'une période, le logiciel prépare les déclarations sociales et fiscales, selon les taux et barèmes en vigueur. Vous disposez ainsi des montants à déclarer et à reverser, sans recomposer les chiffres à la main.
L'articulation avec la comptabilité¶
La paie se comptabilise automatiquement : les écritures de charges de personnel et de dettes sociales et fiscales sont générées et transmises au module Comptabilité. Vous n'avez donc pas à ressaisir la paie en comptabilité. Voir Comptabilité générale.
Confidentialité des données de paie¶
L'accès aux données de paie et RH est réservé à un rôle dédié (RH ou gérant). Les données sont chiffrées et chaque accès est journalisé. Cette confidentialité renforcée fait partie intégrante du module : elle protège les employés et votre structure.