Journal & écritures¶
Le journal, c'est la mémoire chiffrée de votre activité : chaque vente, chaque achat, chaque encaissement y laisse une trace ordonnée en débit et en crédit. Cette page vous explique comment le logiciel tient cette comptabilité au format normalisé, ce que vous y consultez au quotidien, et ce que vous, comptable, avez à contrôler, lettrer et clôturer.
À quoi ça sert¶
- Consulter toutes les écritures comptables (débit, crédit, compte, libellé).
- Valider les écritures en brouillon et imprimer les pièces.
- Tenir le plan comptable et les journaux en partie double équilibrée.
- Vous appuyer sur les écritures générées automatiquement depuis les ventes, achats et encaissements.
- Produire le grand livre et la balance, lettrer les tiers, rapprocher la banque.
- Clôturer l'exercice, verrouiller les périodes et exporter les états.
L'essentiel de la saisie est fait pour vous : la plupart des écritures sont générées automatiquement à partir des ventes, des achats et des encaissements. Votre rôle est de contrôler, lettrer et clôturer.
À savoir
Vous n'avez pas à ressaisir manuellement ce que le logiciel a déjà enregistré : vous vérifiez, vous rapprochez, vous clôturez. Voir Rôle Comptable.
Consulter le journal¶
L'écran du journal liste toutes les écritures en vue tableau par défaut. Chaque ligne porte le compte, le libellé, le montant au débit ou au crédit, et son statut.
- Filtres : Validé ou Brouillon, pour isoler ce qui est encore en attente de validation.
- Recherche : par libellé, par compte ou par numéro d'écriture.
Ouvrez une écriture pour voir sa fiche détaillée. Depuis la fiche, vous pouvez :
- Valider l'écriture si elle est encore en brouillon (elle bascule alors en Validé et devient définitive) ;
- imprimer la pièce comptable correspondante.
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Écriture enregistrée mais non encore validée ; elle reste modifiable et sans effet définitif. |
| Validé | Écriture arrêtée ; elle entre dans les états et n'est plus librement modifiable. |
Tenir le plan comptable¶
Le logiciel s'appuie sur un plan comptable normalisé, entièrement paramétrable. Vous pouvez créer de nouveaux comptes ou en désactiver, selon les besoins de votre structure. Chaque compte porte un numéro unique.
C'est ce plan qui sert de socle à toutes les écritures : ventes, achats, TVA, caisse, banque, tiers, charges de personnel. Prenez le temps de le vérifier avant de démarrer un exercice.
Comprendre les journaux et la partie double¶
Chaque écriture est rattachée à un journal. Le logiciel en distingue plusieurs :
| Journal | Ce qu'il enregistre |
|---|---|
| Ventes | Les factures et ventes émises |
| Achats | Les factures et réceptions fournisseurs |
| Caisse | Les mouvements d'espèces et de Mobile Money |
| Banque | Les mouvements sur un compte bancaire suivi |
| Opérations diverses (OD) | Les écritures qui n'entrent dans aucun des journaux ci-dessus |
La comptabilité est tenue en partie double : toute écriture comporte au moins un montant au débit et un montant au crédit, et le total des débits est toujours égal au total des crédits. Le logiciel garantit cet équilibre : une écriture déséquilibrée ne peut pas être enregistrée.
L'équilibre est garanti
L'équilibre débit = crédit est assuré à chaque écriture, sans exception. C'est le fondement de l'intégrité de votre comptabilité : si une balance ne « tombe » pas juste, la cause est ailleurs (un lettrage, un rapprochement), jamais dans une écriture déséquilibrée.
Les écritures générées automatiquement¶
Vous n'avez pas à saisir à la main les opérations courantes : elles remontent seules depuis les autres modules et arrivent dans le journal (en brouillon ou validées selon le paramétrage).
Écritures de vente¶
Chaque vente ou facture émise depuis la caisse génère son écriture selon un schéma paramétrable :
- au débit : le compte Caisse (vente payée) ou le compte Client (vente à crédit) ;
- au crédit : le compte Ventes, la TVA collectée, et, le cas échéant, le compte de consigne.
Le régime de la consigne suit le paramétrage retenu (par défaut, la consigne est un dépôt de garantie hors champ de la TVA). Voir Facturation.
Exemple : écriture automatique d'une vente au comptant
Vente au comptant chez Ets Sanu & Frères : pleins CFA 25 200 HT, TVA 18 % = CFA 4 536, soit CFA 29 736 TTC, plus une consigne d'emballages de CFA 13 200. Le client règle le tout en espèces (531 Caisse). Le logiciel génère automatiquement, selon le plan SYSCOHADA :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 531 | Caisse | 42 936 | |
| 701 | Ventes de marchandises | 25 200 | |
| 4431 | TVA collectée | 4 536 | |
| 4194 | Clients — consignations | 13 200 | |
| Totaux | 42 936 | 42 936 |
Le débit en caisse encaisse à la fois le TTC (29 736) et la consigne (13 200), soit 29 736 + 13 200 = CFA 42 936. L'écriture est équilibrée : Σ débits = Σ crédits = CFA 42 936. La consigne est portée au crédit du compte 4194, hors champ de la TVA.
Écritures d'achat¶
Chaque réception ou facture fournisseur enregistrée depuis l'approvisionnement génère son écriture :
- au débit : les comptes d'achats et la TVA déductible ;
- au crédit : le compte du fournisseur.
Voir Factures fournisseurs.
Exemple : écriture d'un achat fournisseur
Réception d'une facture d'un fournisseur de boisson : achats de marchandises 601 pour CFA 25 200 HT, TVA déductible 18 % = CFA 4 536, soit CFA 29 736 TTC à payer. Le logiciel enregistre au journal des achats :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 601 | Achats de marchandises | 25 200 | |
| 4452 | TVA déductible | 4 536 | |
| 401 | Fournisseurs | 29 736 | |
| Totaux | 29 736 | 29 736 |
La TVA déductible (25 200 × 18 % = 4 536) est isolée au débit du compte 4452 ; elle viendra en déduction de la TVA collectée. La dette envers le fournisseur (CFA 29 736) figure au crédit du compte 401. Σ débits = Σ crédits = CFA 29 736.
Écritures de caisse et de règlement¶
Les encaissements (espèces, Mobile Money), les règlements de crédits clients et les mouvements de caisse sont comptabilisés automatiquement et rattachés au journal Caisse ou Banque selon le mode de paiement. Voir Coffres et Comptes bancaires & Mobile Money.
Produire le grand livre et la balance¶
Une fois les écritures en place, le logiciel produit les états dont vous avez besoin.
| État | Ce qu'il vous donne |
|---|---|
| Grand livre | Le détail des mouvements et le solde, compte par compte, sur une période |
| Balance générale | Les soldes débiteurs et créditeurs de tous les comptes, avec Σ débits = Σ crédits |
| Compte de résultat | Le résultat de l'exercice, au format normalisé |
| Bilan | La situation patrimoniale, au format normalisé |
Le grand livre se consulte par compte et par période ; c'est votre outil de contrôle au quotidien. Le compte de résultat et le bilan sont vérifiables par un expert-comptable, car ils suivent le référentiel comptable en vigueur.
Exemple : extrait de balance générale
À partir des deux écritures ci-dessus (une vente au comptant, un achat fournisseur réglé plus tard), le comptable consulte un extrait de la balance générale au format SYSCOHADA :
| Compte | Libellé | Solde débiteur | Solde créditeur |
|---|---|---|---|
| 531 | Caisse | 42 936 | |
| 601 | Achats de marchandises | 25 200 | |
| 4452 | TVA déductible | 4 536 | |
| 401 | Fournisseurs | 29 736 | |
| 701 | Ventes de marchandises | 25 200 | |
| 4431 | TVA collectée | 4 536 | |
| 4194 | Clients — consignations | 13 200 | |
| Totaux | 72 672 | 72 672 |
La balance « tombe » juste : Σ soldes débiteurs = Σ soldes créditeurs = CFA 72 672. Le solde net de TVA à reverser ressort par différence : 4 536 (collectée) − 4 536 (déductible) = CFA 0 sur cet extrait.
Lettrer les comptes de tiers¶
Le lettrage consiste à rapprocher, pour un même client ou un même fournisseur, les factures et les règlements qui se compensent. Il vous permet de savoir ce qui reste réellement dû ou à percevoir.
Vous lettrez les comptes clients et fournisseurs à mesure que les paiements arrivent. Un lettrage équilibré « solde » les écritures rapprochées et fait ressortir clairement les restes à recouvrer.
Réaliser le rapprochement bancaire¶
Si votre structure suit un compte bancaire, le module vous permet de rapprocher les écritures du journal Banque avec le relevé de la banque. Vous justifiez les écarts (chèques en attente, virements non encore passés) jusqu'à faire coïncider les deux.
À savoir
Le rapprochement bancaire n'a de sens que si un compte bancaire est réellement suivi. Si votre activité est tenue à 100 % en espèces et Mobile Money, cette étape ne vous concerne pas.
Clôturer l'exercice et verrouiller les périodes¶
À la fin d'un exercice, vous procédez à la clôture. Le logiciel calcule les soldes de clôture et génère le report à nouveau : les soldes de clôture deviennent les soldes d'ouverture de l'exercice suivant, en équilibre.
Une période ou un exercice clôturé est immuable : plus aucune écriture ne peut y être modifiée ni supprimée. Toute correction ultérieure passe par une nouvelle écriture sur une période ouverte.
Attention
La clôture est un acte définitif. Une fois une période verrouillée, ses écritures ne peuvent plus être retouchées — c'est ce qui garantit la fiabilité de vos états. Assurez-vous d'avoir terminé vos contrôles et vos lettrages avant de clôturer.
Exporter les états¶
Vous pouvez exporter vos journaux, votre balance et vos états dans des formats exploitables : un format tableur pour l'analyse ou la transmission à un cabinet, et un format déclaratif fiscal compatible avec les obligations de l'administration.