Commandes, factures & avoirs¶

Cette page s'adresse à la personne qui tient le carnet de commandes d'une agence, prépare et remet la marchandise, facture et traite les retours. La commande est l'objet pivot de toute vente : un ticket de caisse en est le reçu, une facture en est la pièce légale, un avoir vient en regard de l'une ou de l'autre. Rien ne se modifie ni ne se supprime après coup ; on corrige en ajoutant l'opération inverse.

À quoi ça sert¶

Créer une commande de bout en bout, la confirmer en réservant le stock, l'encaisser et remettre la marchandise, en tout ou en partie.
Suivre le carnet par étape du cycle, y compris les ventes comptoir et les paniers garés.
Émettre la facture de ce qui est réellement sorti, l'encaisser et l'imprimer.
Traiter un retour et émettre un avoir client, imprimable et utilisable en caisse.

Le carnet de commandes¶

La page Ventes › Commandes est la seule liste du cycle de vente et s'ouvre à qui détient le droit de voir les commandes dans l'agence sélectionnée. Elle se lit en cartes ou en tableau, se cherche par référence, client ou téléphone, et se filtre par état. Une commande porte une référence de série CMD-, un client rattaché ou non, une origine, comptoir, carnet, application cliente ou tournée, un mode, enlèvement ou livraison, et trois compteurs : commandé, sorti, payé. Son statut n'est jamais saisi, il se déduit de ces compteurs.

Filtre	Ce qu'il montre
Toutes	Toutes les commandes, paniers garés et ventes comptoir compris.
À confirmer	Les brouillons, qui n'ont rien réservé.
En préparation	Les commandes confirmées, stock réservé, rien de sorti, qu'elles soient payées ou non.
En tournée	Les commandes chargées sur une tournée partie, en route vers leur client.
Partiellement sortie	Une partie de la marchandise est remise.
À crédit	Tout est sorti et il reste à payer : urgent par construction, la marchandise étant partie et l'argent non.
Soldée	Tout est sorti et tout est payé.
Expirée	Une réservation dont le délai est dépassé, à prolonger ou à annuler.
Annulée	Une commande annulée : sa réservation est libérée et sa trace reste.
Vente comptoir	Une vente de caisse, née soldée.
Panier en attente	Un ticket garé en caisse, qui n'a rien réservé ni encaissé.

Les trois derniers états sont exclus des étapes du cycle, du pipeline et des lectures d'engagement : ce ne sont pas du travail. La pastille du menu porte le nombre de commandes qui attendent une action. Le délai de réservation d'une commande confirmée et le pas de prolongation d'une commande expirée se lisent dans Références rapides.

Le code que cette lecture demande :

Geste	Code
Ouvrir le carnet de commandes de l'agence	`command.order.view`

Le tiroir d'une commande¶

Le tiroir est le seul endroit où se lit une commande, quel que soit son âge : statut, origine, mode, facture s'il y en a une, les trois compteurs, les lignes au commandé sur sorti, les règlements, le récapitulatif jusqu'au facturable et le journal. Trois gestes restent sous le doigt, le reste vit derrière un menu groupé en quatre : le document, la commande, la marchandise, le client, les gestes destructeurs en fin de liste. Une entrée impossible est absente, jamais grisée, et un profil en lecture seule ne voit que ce qui se lit, s'imprime ou se copie.

Le menu des autres gestes — Le menu du tiroir regroupe les autres gestes : le document, la commande, la marchandise et le client, les gestes destructeurs en fin de liste.

Le tiroir d'une commande partiellement sortie : son statut, ses trois compteurs, ses lignes au commandé sur sorti, ses règlements et son récapitulatif jusqu'au facturable.

Geste	Où	Condition	Code
Confirmer et réserver le stock	primaire	À confirmer.	`command.order.create`
Encaisser	primaire	Reste à payer, commande confirmée. Ouvre la feuille d'encaissement, paiement fractionné, chèque, traite et virement compris.	`command.order.checkout`
Remettre la marchandise	primaire	Confirmée, reste à remettre. Remise partielle, ligne par ligne.	`consignment.slip.serve`
Imprimer le bon	menu	Toujours. Au format A4, par l'aperçu avant impression du navigateur.	lecture
Émettre la facture	menu	Pas de facture, au moins un encaissement.	`command.order.create`
Exporter en CSV	menu	Toujours. Lignes, frais, paiements et total.	lecture
Copier le lien	menu	Toujours. Le lien rouvre cette commande chez qui le reçoit.	lecture
Modifier l'en-tête	menu	Commande ouverte. Client, téléphone, mode, adresse, entrepôt ; jamais les lignes ni l'argent. Le client se choisit, il ne se tape pas.	`command.order.update_line`
Réécrire les lignes	menu	Commande ouverte. Jamais sous le déjà encaissé, jamais jusqu'à la liste vide.	`command.order.update_line`
Frais de la commande	menu	Commande ouverte. Ajout et retrait, même plancher.	`command.order.update_line`
Prolonger la réservation	menu	Expirée et ouverte.	`command.order.update_line`
Dupliquer la commande	menu	Toujours. Mêmes lignes, rien de ce qui a suivi ; la copie naît en brouillon.	`command.order.create`
Mettre sur une tournée	menu	Confirmée, reste à remettre, pas déjà affectée.	`delivery.tour.manage`
Voir la tournée	menu	Affectée.	lecture
Retirer de la tournée	menu	Affectée, tant que la tournée n'est pas partie.	`delivery.tour.manage`
Retourner	menu	De la marchandise sortie et de l'argent entré.	`command.order.refund`
Ouvrir la fiche client	menu	Client rattaché.	`partner.customer.view`
Appeler le client	menu	Un numéro au dossier.	lecture
Supprimer le panier	menu, destructeur	Panier garé. Sans trace : un brouillon disparaît.	`command.order.cancel_before_payment`
Annuler la commande	menu, destructeur	Ouverte, non garée. La réservation est libérée, la trace reste ; après encaissement, le geste relève du code d'annulation après paiement.	`command.order.cancel_before_payment`, puis `command.order.cancel_after_payment`

Confirmer réserve le stock dans l'entrepôt de la commande sans le sortir ; seule la remise sort la marchandise, ligne par ligne, et le compteur sorti ne monte qu'à la remise ou à la livraison confirmée. Une commande à encaisser se charge aussi dans le panier de la caisse, comme le décrit Vendre.

L'encaissement depuis le carnet ne demande aucune session de caisse et accepte tous les moyens, espèces comprises. Les espèces entrent dans le coffre général de l'agence, au nom de la personne qui encaisse, si bien qu'une agence sans coffre général n'encaisse pas d'espèces depuis le carnet. La carte et le virement entrent sur le compte bancaire choisi dans la feuille, et le chèque comme la traite entrent au registre des effets de la trésorerie.

Ce qui reste dû après un encaissement pèse sur le compte du client rattaché, décrit dans Clients & portefeuille.

Exemple : une commande de ChezAma

ChezAma commande vingt casiers pour le lendemain. Selom Lawson crée la commande à Dépôt Lomé (Bè), la confirme : le stock est réservé, l'état devient « En préparation ». Le lendemain, le livreur de ChezAma emporte quinze casiers, remis depuis le tiroir : « Partiellement sortie ». Il règle le tout en caisse deux jours plus tard et revient chercher le reste : « Soldée ».

Les factures clients¶

La facture est la pièce légale d'une commande. Elle s'émet depuis le tiroir de la commande, une fois au moins un encaissement posé, et porte le sorti, jamais le commandé, de sorte qu'un client ne se voie jamais réclamer une marchandise qu'il n'a pas reçue. La page Ventes › Factures s'ouvre à qui détient le droit de voir toutes les factures de l'agence, ou celui de ne voir que les siennes, se filtre entre Payée et Impayée, et le tiroir d'une facture donne sa ventilation HT, TVA et TTC, ses paiements et son impression, la réimpression relevant quant à elle d'un droit qui lui est propre. Une facture ne produit aucune écriture comptable : les écritures naissent de la clôture de la session de caisse, ou du premier encaissement d'une commande depuis le carnet, comme le décrit Journal & écritures.

Mention	Ce qu'elle contient
Identité fiscale	Le numéro fiscal de la société, et celui du client quand sa fiche le porte.
Numéro	Le préfixe et le numéro de la séquence de l'agence.
Date	La date d'émission.
Ventilation	HT, TVA au taux du produit, TTC, en montants entiers.
Mentions de bas de page	Le texte réglé dans Paramètres › Factures.

Le bouton Encaisser d'une facture impayée ouvre la feuille de règlement de créance de la fiche client, le même geste et le même argent ; il est inerte quand la facture ne porte pas de client rattaché. Le taux de TVA d'un produit se règle dans Paramètres › Taxes & TVA, et le régime de la période dans TVA.

Une séquence par agence, sans trou, jamais remise à zéro

Chaque agence a sa séquence de factures, dont le préfixe et le prochain numéro se posent une fois dans Paramètres › Factures, à la mise en route ou à la reprise d'un carnet antérieur. La séquence est continue et ne se réinitialise pas : toute rupture serait détectable.

Selon le dispositif fiscal applicable, la facture est transmise en ligne à l'administration ou produite dans le format imprimé conforme qui porte le marquage requis. Une transmission qui ne peut pas partir entre dans une file et repart d'elle-même dès que la connexion revient ; elle ne bloque jamais la vente.

Exemple : la facture de ChezAma

Sur la commande précédente, vingt casiers sont sortis et réglés. Selom Lawson émet la facture : elle porte les vingt casiers au prix du jour, la TVA au taux réglé dans les paramètres sur ce montant, le numéro suivant de la séquence de Dépôt Lomé (Bè) et le numéro fiscal de ChezAma, repris de sa fiche. Aucune caution d'emballage n'y figure : les casiers consignés du même passage ont leur bon d'emballage.

Les codes que ces lectures demandent :

Geste	Code
Ouvrir la page Ventes › Factures et lire toutes les factures de l'agence	`ticketing.invoice.view_all`
N'y lire que les factures que l'on a soi-même émises	`ticketing.invoice.view_own`
Réimprimer une facture	`ticketing.invoice.reprint`

Les avoirs clients¶

Un avoir est une créance du client sur la société, numérotée dans la série AV-, qui s'utilise en caisse comme moyen de paiement ou se rembourse en espèces, et qui expire au terme de la validité rappelée dans Références rapides. La page Ventes › Avoirs s'ouvre à qui détient le droit de voir les avoirs dans l'agence et porte deux natures.

Nature	Origine
Retour client	Le retour d'une commande servie et payée, depuis son tiroir : la marchandise rentre en stock, l'avoir est émis pour la part reprise, au titre de `command.order.refund`.
Avoir client	L'avoir nominatif émis depuis la fiche du client, avec son motif, décrit dans Clients & portefeuille.

Un retour ne porte aucune consigne : les emballages rapportés se comptent au quai, sur un bon d'emballage. Un avoir ne modifie jamais la pièce d'origine, qui reste en l'état ; il vient en regard.

Le bon d'avoir s'imprime depuis le back-office au format A4, par l'aperçu avant impression du navigateur, avec un QR-code et un code-barres que le lecteur de la caisse scanne, et rappelle l'état de l'avoir, Disponible, Partiellement utilisé, Utilisé ou Expiré, son reste à utiliser et sa date d'expiration.

Exemple : un casier rendu

ChezAma rapporte un casier non ouvert d'une commande soldée la veille. Selom Lawson ouvre la commande, choisit Retourner pour ce casier : le casier rentre en stock, un avoir de la valeur du casier est émis au nom de ChezAma, et son bon d'avoir imprimé porte le code-barres que Mawunyo Koudoh scannera au prochain passage. La commande et sa facture restent intactes.