Commandes, factures & avoirs¶
Une vente encaissée devient une commande, qui peut donner lieu à une facture normalisée, elle-même corrigeable par un avoir. Ces trois documents forment une chaîne cohérente et traçable : on ne modifie pas une facture, on ne supprime pas une commande, on corrige toujours en ajoutant une opération inverse. Le logiciel produit vos factures au format exigé par l'administration fiscale, calcule la TVA, numérote sans faille et sait annuler proprement sans jamais tricher avec l'histoire.
À quoi ça sert¶
- Retrouver l'historique des commandes, filtrable par statut, et consulter le détail de chacune.
- Retourner une commande sans effacer la vente d'origine.
- Émettre des factures normalisées avec ventilation HT / TVA / TTC, et les encaisser.
- Transmettre ou marquer les factures selon le dispositif fiscal, sans jamais bloquer une vente.
- Corriger une facture par un avoir client imprimable (ticket thermique, QR-code + code-barres), jamais par une suppression.
À savoir
Tous les montants sont en nombres entiers, sans décimales. HT, TVA et TTC sont toujours des entiers.
Les commandes¶
La liste des commandes est l'historique de vos ventes. Chaque ligne montre le statut, le total et le client éventuel.
Filtrer et lire une commande¶
Les commandes se filtrent par statut :
| Statut | Signification |
|---|---|
| COMPLETED | Commande réglée et terminée. |
| PENDING | Commande en attente (paiement partiel ou en cours). |
La fiche commande détaille :
- le statut et le total ;
- le client associé (le cas échéant) ;
- le paiement, avec le détail du paiement fractionné (chaque moyen et son montant) ;
- les articles, avec les remises éventuellement appliquées ;
- un bouton Retourner pour enregistrer un retour de commande.
Un retour ne supprime pas la commande
Le bouton Retourner enregistre un retour de commande : il défait proprement les effets de la vente (stock, consigne, encaissement), mais la commande d'origine reste dans l'historique. On corrige en ajoutant l'opération inverse, jamais en effaçant.
Les factures clients¶
Une facture n'est pas un simple reçu : c'est un document normalisé, réglementé, que l'administration fiscale attend dans un format précis. La liste des factures se filtre entre Payée et Impayée.
La fiche facture et la ventilation TVA¶
La fiche facture relie la commande d'origine, porte la date et le total, et présente la ventilation HT / TVA / TTC. Elle propose le bouton Encaisser si la facture est impayée, et l'impression.
| Mention | Ce qu'elle contient |
|---|---|
| Identité fiscale | Le NIF du vendeur, et celui du client s'il est fourni. |
| Numéro de facture | Le numéro normalisé, attribué par le logiciel. |
| Date | La date d'émission. |
| Ventilation | Le détail HT / TVA / TTC. |
Le taux de TVA est paramétrable (18 % par défaut). Le logiciel l'applique à la base HT, puis compose le TTC, de sorte que HT + TVA = TTC, toujours en montants entiers.
Le régime TVA de la consigne¶
La consigne pose une question fiscale particulière : est-elle taxée, ou non ?
La consigne est hors champ de TVA par défaut
Par défaut, la consigne est traitée hors champ de la TVA : c'est un dépôt de garantie, pas une vente taxable. Ce comportement est paramétrable : si votre situation l'exige, la consigne peut au contraire être soumise à la TVA. Vérifiez ce point avec votre conseil fiscal avant de le modifier.
Le NIF du client¶
Le numéro d'identification fiscale du client se saisit sur sa fiche ou sur la facture. Il n'est pas toujours obligatoire, mais le devient dès que le client est assujetti : une facture destinée à un client assujetti doit porter son NIF. Renseigné sur la fiche client, il est repris automatiquement sur chaque facture.
La numérotation certifiée¶
Les factures normalisées suivent une séquence dédiée, distincte de celle des reçus courants.
Une numérotation sans trou, propre à chaque dépôt
Chaque dépôt possède sa propre séquence de factures certifiées, continue et sans rupture. Cette continuité est une exigence de conformité : toute rupture serait détectée. On ne réinitialise pas cette numérotation à volonté.
Transmettre ou marquer la facture¶
Selon le dispositif applicable, une facture est soit transmise en ligne à l'administration fiscale, soit produite dans un format imprimé conforme portant le marquage requis. Le logiciel gère les deux cas.
La transmission ne bloque jamais la vente
Si la connexion manque au moment de la vente, la facture entre dans une file d'attente ; le logiciel retente automatiquement l'envoi dès que la connexion revient. Vous vendez d'abord ; la transmission se fait quand elle peut. Une file qui grossit anormalement signale une connexion durablement absente — signalez-le, mais rassurez-vous : aucune facture n'est perdue.
Exemple : facture normalisée chiffrée pour ChezAma
ChezAma (NIF 1000xxxxx) demande une facture normalisée pour ses 3 casiers Awooyo chez Ets Sanu & Frères. La consigne étant hors champ de TVA par défaut, le logiciel compose :
| Poste | Calcul | Montant |
|---|---|---|
| Base HT (pleins) | 3 × 8 400 | CFA 25 200 |
| TVA 18 % | 25 200 × 18 % | CFA 4 536 |
| TTC des pleins | 25 200 + 4 536 | CFA 29 736 |
| Consigne (hors taxe) | 3 × 4 400 | CFA 13 200 |
| Total facture | 29 736 + 13 200 | CFA 42 936 |
La TVA (18 %) ne porte que sur les CFA 25 200 de boissons pleines ; les CFA 13 200 de consigne, dépôt de garantie, restent hors champ. La facture porte le numéro normalisé 2026-000123 et le NIF du client. Tous les montants (HT, TVA, TTC) sont des entiers.
Les avoirs clients¶
L'avoir (note de crédit) sert à corriger ou annuler une facture émise. Il naît d'un retour, d'un geste commercial ou d'une erreur de facturation. La liste des avoirs se filtre par motif ; la fiche indique la partie, le motif, les articles, la date et le montant.
Corriger par un avoir, jamais par une suppression¶
Une facture émise ne se modifie pas et ne se supprime pas. L'avoir fait deux choses à la fois : il corrige, et il préserve l'histoire.
L'avoir réintègre, mais n'efface jamais
Un avoir normalisé réintègre le stock, la consigne, la caisse et l'encours du client — il défait proprement les effets de la facture d'origine. Mais il ne supprime jamais l'opération d'origine : la facture initiale reste, l'avoir vient en regard. Rien n'est effacé, tout est traçable.
Le ticket d'avoir imprimable¶
Chaque avoir donne un ticket imprimable au format thermique, portant un QR-code et un code-barres à scanner en caisse pour l'imputer sur un prochain achat. Le ticket rappelle le cycle de vie de l'avoir :
| Élément du cycle de vie | Ce qu'il indique |
|---|---|
| État | Disponible / Partiellement utilisé / Utilisé / Expiré. |
| Reste à utiliser | Le montant encore consommable. |
| Expiration | La date au-delà de laquelle l'avoir n'est plus valable. |
Exemple : avoir partiel sur la facture de ChezAma
La facture 2026-000123 portait 3 casiers Awooyo (total CFA 42 936). ChezAma renvoie 1 casier non ouvert. Le gérant émet un avoir normalisé pour cette part, sans toucher à la facture d'origine :
| Poste réintégré par l'avoir | Effet |
|---|---|
| Stock | + 1 casier Awooyo plein remis en stock |
| Consigne | − 1 casier vide et − 24 bouteilles vides dus par ChezAma |
| Caisse / encours | 8 400 (plein) + 4 400 (consigne) = CFA 12 800 remboursés ou déduits |
L'avoir réintègre stock, consigne et caisse, mais la facture 2026-000123 reste en l'état : rien n'est supprimé, l'avoir vient en regard. Il reste facturés 2 casiers ; tout demeure traçable. Le ticket d'avoir imprimé porte un QR-code à rescanner en caisse, avec un reste à utiliser de CFA 12 800.
Voir aussi¶
- Clients & portefeuille — avoirs, cagnotte, compte client et encaissement des règlements.
- Promotions — remises automatiques appliquées avant facturation.
- Vendre (Point de Vente) — encaissement, paiement fractionné et remises.
- TVA — déclaration de la TVA collectée et déductible.
- Consigne emballages — régime de la consigne et circulation des emballages.
- Glossaire — facture normalisée, NIF, HT/TVA/TTC, avoir, consigne.