Mise en service¶
Cette page sert à la personne de l'éditeur ou du partenaire qui met une société en production, sur place ou à distance. Elle décrit ce qui doit être prêt avant la visite, le déroulé de la journée d'ouverture, le seuil à tenir pour que la première vente ait lieu dans la demi-heure qui suit la création de la société, et les critères qui permettent de dire que la mise en service est terminée. L'ordre exhaustif des réglages appartient à la page Premiers pas ; la présente page en donne la conduite.
À quoi ça sert¶
- Préparer une mise en service sans découvrir un manque sur place ;
- tenir une première vente en moins de trente minutes à partir d'une société vide ;
- reprendre la situation réelle de la société avant que le premier calcul ne parte de rien ;
- savoir à quel moment la mise en service est achevée et ce qui reste au client.
Avant la visite¶
Une mise en service échoue rarement sur le logiciel et souvent sur ce qui manquait dans la salle. Il faut donc obtenir du client, avant de fixer la date :
- la fiche de la société complète, avec le numéro d'immatriculation et le numéro de TVA ;
- la liste des agences, des entrepôts et des points de vente à créer, avec les villes ;
- la liste des personnes à inviter, avec leur profil d'accès et les agences qu'elles atteignent ;
- le catalogue de départ, au format du modèle d'import décrit dans Imports de reprise ;
- les stocks d'ouverture par produit et par entrepôt, arrêtés à une date convenue ;
- les parcs d'emballages en circulation, les encours des clients et les soldes bancaires ;
- le matériel de la page Matériel, déballé, chargé et posé sur le comptoir.
Un stock arrêté à une date, pas un stock approximatif
La reprise ne demande pas un inventaire parfait, mais un inventaire arrêté : un comptage fait à une date, consigné, et non modifié ensuite. Un stock recompté pendant la mise en service produit des écarts que personne ne saura expliquer trois semaines plus tard.
Le chemin de la première vente¶
Ce chemin est le minimum qui permet de vendre, et il tient en trente minutes lorsque les éléments ci-dessus sont réunis. Le reste des réglages se fait après la première vente, sans arrêter le comptoir.
| Étape | Ce qu'on fait | Durée visée |
|---|---|---|
| 1 | Créer la société et sa première adhésion depuis la console de plateforme | 3 minutes |
| 2 | Compléter la fiche de la société, l'immatriculation et la TVA | 4 minutes |
| 3 | Déclarer l'agence, son entrepôt et son point de vente avec sa première caisse | 5 minutes |
| 4 | Enregistrer l'appareil de caisse et vérifier le lecteur de codes-barres | 5 minutes |
| 5 | Importer le catalogue, ou créer trois produits représentatifs pour démarrer | 5 minutes |
| 6 | Saisir le stock d'ouverture de ces produits avec stock.stock_input.create |
3 minutes |
| 7 | Inviter la personne en caisse, définir son code PIN, ouvrir sa session | 3 minutes |
| 8 | Encaisser une vente réelle en espèces et lire le reçu à l'écran | 2 minutes |
La première vente doit être une vente réelle, faite par la personne en caisse et non par la personne qui installe. Une vente d'essai faite par l'installateur prouve que le logiciel fonctionne, tandis qu'une vente réelle prouve que la personne sait s'en servir, et c'est la seconde qui compte.
La suite de la journée¶
Une fois la vente passée, la journée se poursuit par ce qui ne bloque pas le comptoir : le reste du catalogue, les prix et les unités, les emballages consignés, les paramètres de taxes et de remises, les autres membres de l'équipe, la reprise des encours et des soldes d'ouverture. La journée se termine par une clôture de session conduite par la personne en caisse elle-même, sous le regard de l'installateur, parce que la clôture est le geste le plus souvent mal fait au démarrage et le plus coûteux à rattraper.
Critères de fin de mise en service¶
La mise en service est achevée lorsque les six conditions suivantes sont tenues, et il est préférable de rester une heure de plus que de partir en en laissant une de côté :
- une vente réelle a été encaissée par une personne du client, reçu lu à l'écran ;
- une session de caisse a été ouverte et clôturée par cette même personne ;
- le catalogue et les stocks d'ouverture sont chargés et vérifiés par sondage sur dix produits ;
- chaque personne prévue peut se connecter, avec son profil et ses agences ;
- une réception de stock a été enregistrée par la personne qui tient l'entrepôt ;
- le client sait où écrire au support et connaît les heures, page Obtenir de l'aide.
Ce qui reste au client¶
Le client garde deux choses après le départ de l'installateur : la tenue quotidienne de ses clôtures de session, et la mise à jour de son catalogue. Tout le reste peut attendre une deuxième visite. Il vaut mieux annoncer ces deux responsabilités clairement le premier jour que de constater un mois plus tard qu'aucune session n'a été clôturée depuis l'installation.
Voir aussi¶
- Premiers pas, l'ordre exhaustif des réglages et la reprise ;
- Imports de reprise, les modèles de fichiers et leurs colonnes ;
- Formation, le plan d'une journée de formation et le mémo de caisse ;
- Matériel, l'équipement d'un appareil de caisse et ce que le terrain impose.