Glossaire

Le vocabulaire métier et réglementaire employé dans ce manuel.

Produits et emballages

Plein : Un produit rempli, prêt à la vente (ex. une bouteille pleine, un casier plein).

Vide : Un emballage consigné restitué ou dû (bouteille vide, casier vide).

Bouteille : Unité de base d'un produit conditionné.

Casier : Contenant regroupant plusieurs bouteilles (ex. 1 casier = 24 bouteilles). Le nombre est paramétrable par produit.

Carton : Autre conditionnement de regroupement, selon le produit.

Conversion d'unité : Règle paramétrable reliant les unités d'un même produit (ex. 1 casier = 24 bouteilles). Sert à afficher et calculer le stock dans n'importe quelle unité.

Produit composé (pack) : Produit dont le stock est dérivé de sa composition : il regroupe plusieurs produits simples et n'a pas de stock propre.

Consignation

Consigne : Montant associé à un emballage, encaissé à la vente d'un plein et restitué au retour du vide correspondant.

Type d'emballage : Identité d'un emballage consigné, définie par la combinaison catégorie + format + marque. Les valeurs de consigne sont paramétrées par type.

Vides dus : Emballages vides qu'un client doit rendre après avoir acheté des pleins. Calculés automatiquement à la vente.

Solde de consigne : Pour un client et un type d'emballage : vides dus − vides rendus (toujours ≥ 0).

Substitution d'emballages : Possibilité (paramétrable, interdite par défaut) de rendre un type de vide à la place d'un autre.

Ventes, caisse et crédits

Comptant / Crédit : Une vente est réglée immédiatement (comptant) ou portée au compte du client (crédit).

Encours : Montant total dû par un client : ventes à crédit − paiements reçus.

Clôture de caisse : Opération de fin de poste : total encaissé, crédits accordés, paiements reçus et écart éventuel entre le compté et le théorique.

Mode dégradé : Fonctionnement sans imprimante disponible : la vente est enregistrée et le reçu est imprimé plus tard.

Avoir (note de crédit) : Document au format normalisé qui corrige ou annule une facture déjà émise. Il réintègre le stock, la consigne, la caisse et l'encours concernés. Une opération clôturée n'est jamais supprimée : elle est corrigée par un avoir.

Pourboire : Somme laissée par le client en plus du total dû. Elle est incluse dans le paiement mais isolée : hors chiffre d'affaires et non soumise à la TVA. L'étape pourboire en caisse est activable dans les paramètres.

Promotion automatique : Réduction programmée à l'avance (par catégorie ou produit, en montant ou en pourcentage, sur une période) qui s'applique d'elle-même en caisse, avant toute remise manuelle.

Comptes clients

Compte client : Solde courant d'un client. Un solde négatif = découvert (le client doit de l'argent), un solde positif = acompte (le client a déposé d'avance). Il est borné par un plafond de découvert et un plafond de solde positif.

Découvert : Partie négative du compte client, dans la limite du plafond de découvert autorisé. Au-delà, la vente peut être bloquée (paramétrable).

Acompte : Partie positive du compte client : une avance déposée par le client, utilisable pour ses achats.

Avoir client : Créance légale du client envers l'entreprise, née d'un retour, d'un geste commercial ou d'une erreur de facturation. Remboursable en espèces sur demande. Sa validité par défaut suit le cadre OHADA (créances 5 ans). À distinguer de la cagnotte.

Cagnotte : Solde de fidélité crédité au client, dépensable en magasin mais jamais remboursable en espèces. Validité paramétrable (par défaut 12 mois).

Caisse & sessions

Session de caisse : Période d'activité d'une caisse, de l'ouverture du tiroir (fond connu) à sa clôture (rapprochement attendu / compté). Toute vente appartient à une session.

Segment de session : Tranche d'une session tenue par un même caissier. Une session peut compter plusieurs segments lorsque plusieurs caissiers se sont succédé sans fermer la caisse.

Relève intra-session : Passage de la main d'un caissier à un autre sans fermer la caisse. Le tiroir reste ouvert ; la session se poursuit dans un nouveau segment au nom du caissier entrant.

Ticket X : État intermédiaire d'une caisse, édité sans la fermer. Utile pour un contrôle en cours de journée.

Ticket Z : Récapitulatif de clôture d'une session. En cas de plusieurs segments, il détaille chaque segment (caissier, plage, ventes, moyens de paiement, chiffre d'affaires, écart et imputation).

Écart de caisse : Différence entre les espèces comptées et les espèces attendues à la clôture. Signalé pour vérification, jamais comme accusation, puis arbitré par un manager.

Session en souffrance : Session ouverte signalée parce qu'elle déclenche un critère d'alerte : durée d'ouverture excessive (par défaut ~12 h), aucune vente récente (~3 h), plafond d'espèces dépassé (~150 000 CFA) ou chevauchement de journée comptable.

Trésorerie

Coffre : Contenant de trésorerie. Trois types coexistent : le coffre compagnie (trésorerie consolidée du siège, qui reçoit les remontées de fonds), le coffre général (coffre principal d'une agence, un seul par agence) et le coffre de caisse (rattaché à une caisse précise, un par caisse).

Remontée de fonds : Transfert d'espèces d'une agence vers le coffre compagnie du siège, pour consolider la trésorerie et alléger les caisses.

Mobile Money : Paiement par portefeuille mobile (Orange Money / Wave / MTN MoMo). La référence est saisie manuellement (aucune confirmation automatique de l'opérateur). Les agrégateurs de paiement sont prévus mais pas encore actifs.

Achat et approvisionnement

Demande d'approvisionnement : Besoin de stock exprimé en interne (Brouillon / Soumise / Approuvée / Refusée). Une fois approuvée, elle peut être regroupée en bon de commande ou en bon de transfert.

Demande de prix (RFQ) : Consultation adressée à des fournisseurs pour obtenir un prix avant de commander (« Request For Quotation »).

Bon de commande : Commande passée à un fournisseur (Brouillon / Confirmé / Partiel / Reçu). Distingue la marchandise des emballages consignés.

Bon de transfert : Ordre de déplacement de stock entre entrepôts (Brouillon / Confirmé / Partiel / Reçu / Annulé).

Réception partielle : Enregistrement d'une partie seulement des quantités attendues sur un bon. Le reste demeure à recevoir et le bon passe au statut Partiel.

Inventaire

Quarantaine : Stock physiquement présent mais indisponible à la vente, en attente de contrôle. Les lots peuvent ensuite être détruits ou réintégrés.

Régularisation : Correction du stock théorique pour le faire coller au réel constaté (inventaire physique). Elle impacte la valorisation et exige un motif et une validation.

Multi-dépôt

Dépôt : Site de stockage et de vente. Le stock, les seuils et les numérotations sont suivis par dépôt.

Transfert inter-dépôts : Déplacement de stock d'un dépôt A vers un dépôt B, validé à la réception en B.

Stock en transit : Stock sorti de A mais pas encore reçu en B ; les écarts de réception sont saisis et tracés.

Point de vente / Entrepôt / Agence : Trois niveaux distincts. Un entrepôt est un lieu de stockage (avec un type : Vente, Stockage, Réception, Atelier, Mixte). Un point de vente est un magasin rattaché à un entrepôt source et regroupant des caisses. Une agence est l'entité qui réunit plusieurs entrepôts et points de vente.

Utilisateurs et accès

Profil d'accès : Ensemble de droits attribué à un utilisateur : ce qu'il peut voir et faire, et sa page de démarrage. Sanu OS propose 8 profils types ; les rôles historiques en sont des profils par défaut. Trois niveaux de protection existent : masquage, blocage (« Accès non autorisé ») et lecture seule.

Réglementaire et fiscal

Administration fiscale / facture normalisée : Autorité fiscale compétente. La facture de vente respecte le format normalisé exigé par l'administration fiscale et une numérotation certifiée sans trou.

Numéro d'identification fiscale : Identifiant fiscal du contribuable, requis pour un client assujetti.

TVA : Taxe sur la valeur ajoutée, calculée sur le montant HT (taux de TVA paramétrable).

Journée comptable : Période comptable d'une journée d'activité (Ouverte / Clôturée). Sa clôture est irréversible et donne accès au Rapport Z. Une session de caisse restée ouverte peut empêcher cette clôture.

Référentiel comptable en vigueur : Plan comptable normalisé applicable, utilisé pour les journaux, le grand livre, la balance, le compte de résultat et le bilan.

Sécurité sociale : Organisme de sécurité sociale ; cotisations salariale et patronale calculées en paie.

Impôt sur les salaires : Impôt prélevé sur les salaires, calculé selon un barème progressif paramétrable.

Technique et exploitation

Mobile Money : Paiement par portefeuille mobile. La référence est saisie manuellement (aucune confirmation automatique de l'opérateur).

Hors-ligne : Mode de fonctionnement sans connexion internet ; les fonctions essentielles restent disponibles.

Sauvegarde / Restauration : Copie automatique des données (au moins quotidienne) et procédure de remise en état réalisable par une personne non informaticienne.