Aller au contenu

Imports de reprise

Cette page sert à la personne qui prépare les fichiers de reprise d'une société, chez le client ou chez l'éditeur. Elle donne les six modèles à remplir, la colonne par colonne de chacun, l'ordre dans lequel ils doivent être chargés et les règles de forme qui évitent un rejet. La reprise elle-même, ce qu'elle couvre et pourquoi elle précède la première vente, est décrite dans Premiers pas.

L'importeur n'est pas encore livré

Les modèles ci-dessous fixent le contrat d'import, mais la fonction qui les charge reste à développer et à inscrire au backlog. Jusque-là, la reprise se fait par saisie, et les fichiers servent tout de même à réunir la matière chez le client avant la visite. Les en-têtes sont en anglais parce que ce sont des noms de champs techniques, comme partout ailleurs dans la plateforme ; le sens de chacun est donné en français dans les tableaux qui suivent.

À quoi ça sert

  • Remplir les fichiers de reprise sans deviner le sens d'une colonne ;
  • charger les fichiers dans un ordre qui ne produit pas de référence orpheline ;
  • respecter les formats de date, de montant et de séparateur attendus ;
  • savoir ce qui se vérifie après le chargement, avant la première vente.

Les règles de forme

Elles valent pour les six fichiers, et la moitié des rejets vient de leur non-respect :

  • encodage UTF-8, séparateur virgule, première ligne réservée aux en-têtes ;
  • montants entiers, sans espace, sans symbole de monnaie et sans décimale ;
  • dates au format AAAA-MM-JJ ;
  • booléens écrits true ou false, en minuscules ;
  • cellule laissée vide lorsqu'une donnée est absente, jamais remplie par un tiret ou par un zéro ;
  • une référence citée dans un fichier doit exister dans le fichier chargé avant lui.

L'ordre de chargement

  1. produits.csv, les références vendues et les emballages consignés ;
  2. conditionnements.csv, les casiers et cartons de chaque produit ;
  3. fournisseurs.csv, puis clients.csv ;
  4. stocks-ouverture.csv, les quantités par entrepôt ;
  5. parcs-emballages.csv, les emballages en circulation.

produits.csv

Colonne Ce qu'elle porte
internal_reference La référence interne, unique dans la société. Elle sert de clé aux autres fichiers.
name Le libellé vu en caisse. Obligatoire.
brand, category La marque et la catégorie de classement ; la catégorie porte le suivi par lot.
barcode Le code-barres, laissé vide s'il doit être dérivé de la catégorie.
base_unit L'unité de base, en pratique la bouteille.
sale_price Le prix de vente de l'unité de base, entier. Vide pour un emballage consigné.
vat_rate Le taux de TVA en pourcentage, sans le signe.
minimum_stock Le seuil d'alerte, exprimé dans l'unité de base.
lot_tracked true si la référence se suit par lot.
is_deposit_packaging true pour un emballage consigné, qui porte alors une caution et non un prix.
deposit_amount Le montant de la caution, renseigné seulement pour un emballage consigné.

conditionnements.csv

Colonne Ce qu'elle porte
product_reference La référence interne du produit de base.
packaging_label Le libellé du conditionnement, par exemple casier de 24.
factor Le coefficient de conversion vers l'unité de base.
sale_price Le prix de vente du conditionnement, entier.
barcode Le code-barres propre au conditionnement, s'il en porte un.
active true si le conditionnement est proposé à la vente.

Le coefficient est la colonne la plus coûteuse à se tromper

Un casier déclaré à 12 au lieu de 24 fausse durablement le stock, les ventes et les consignes, et l'erreur ne se voit qu'au premier inventaire. Il faut relire cette colonne ligne à ligne avant le chargement, sur la totalité du fichier et non par sondage.

stocks-ouverture.csv

Colonne Ce qu'elle porte
warehouse_code Le code de l'entrepôt qui détient la quantité.
product_reference La référence interne du produit.
unit L'unité de la quantité déclarée : l'unité de base ou le libellé d'un conditionnement.
quantity La quantité comptée, entière.
unit_cost Le coût unitaire dans l'unité déclarée, qui sert de base à la valorisation.
lot_number, entry_date, expiry_date Le lot, sa date d'entrée et sa péremption, pour une référence suivie par lot.

clients.csv et fournisseurs.csv

Les deux fichiers ont la même structure, à deux colonnes près. customer_code et supplier_code sont les codes du client et du fournisseur, uniques dans la société ; name, phone, email, city, address et tax_id sont la fiche ; opening_balance porte l'encours à la date de reprise, positif lorsque le tiers doit de l'argent à la société. Le fichier des clients porte en plus price_list, le tarif qui s'applique par défaut, et credit_limit, le plafond d'encours autorisé ; le fichier des fournisseurs porte payment_terms_days, le délai de règlement convenu en jours.

parcs-emballages.csv

Colonne Ce qu'elle porte
partner_type customer ou supplier, selon qui détient les emballages.
partner_code Le code du client ou du fournisseur.
packaging_reference La référence interne de l'emballage consigné.
quantity_held La quantité détenue par le tiers à la date de reprise.
as_of_date La date à laquelle le parc a été arrêté.

Après le chargement

Trois vérifications suffisent à écarter les erreurs les plus graves, et elles se font avant la première vente. Il faut comparer le nombre de lignes de chaque fichier au nombre de références créées ; contrôler par sondage dix produits en caisse, prix et conditionnement compris ; et rapprocher la valeur totale du stock affichée dans l'inventaire de celle calculée par le client de son côté. Un écart de valorisation qui subsiste doit être expliqué avant l'ouverture, car il ne s'expliquera plus une fois les ventes commencées.

Voir aussi