Produits & catégories¶
Cette page s'adresse à la personne qui tient le catalogue d'une société. Chaque bouteille, chaque casier et chaque carton vendu ou reçu part d'une fiche produit : c'est elle qui dit ce qui se vend, comment les conditionnements se convertissent, ce qui est consigné et à quel prix, et ces réglages conditionnent ensuite la caisse, le stock et les rapports. Les catégories structurent le catalogue et portent le suivi par lot et la durée de vie.
À quoi ça sert¶
- Lire l'état du catalogue d'un regard : références, valeur du stock, stock faible, ruptures.
- Retrouver un produit par son nom, son code-barres ou sa marque, et filtrer par catégorie.
- Décrire chaque produit : conditionnements, TVA, tarifs par entrepôt, caution d'un emballage consigné.
- Distinguer les produits composés et les emballages consignés.
- Organiser les catégories et y déclarer le suivi par lot.
La liste des produits¶
La page Inventaire › Produits s'ouvre à qui détient le droit de voir les produits de l'agence sélectionnée. Quatre indicateurs la coiffent : références, valeur du stock, stock faible, ruptures. Une référence est ce qui se vend sous son nom ; un conditionnement d'un produit n'en est pas une, puisqu'il vit dans la fiche de son produit de base, et le tableau de bord compte de la même façon. Chaque ligne porte une barre de stock colorée, rupture, faible ou correct, la TVA du produit et un marqueur pour un produit composé ou un emballage consigné. La recherche accepte le nom, la référence interne, le code-barres et la marque, et chaque sélecteur de produit de l'application donne, sous le nom, la référence interne et la catégorie ; le filtre limite à une catégorie ; Exporter en CSV est une lecture, disponible en vue seule.
Le bouton Ajouter propose un produit simple ou un produit composé, et la même feuille crée et modifie. Le pied de la fiche et les champs éditables sont masqués en vue seule.
Le code que demande cette lecture :
| Geste | Code |
|---|---|
| Voir les produits de l'agence sélectionnée | stock.product.view |
Créer un produit¶
| Champ | Ce qu'il porte |
|---|---|
| Libellé | Obligatoire. Un libellé déjà porté par un autre produit est accepté, mais la feuille nomme ce produit, avec sa référence interne et sa catégorie, pour éviter un doublon involontaire. |
| Marque, catégorie | Les rattachements de classement ; la catégorie porte le suivi par lot et la durée de vie. |
| Référence interne | Unique dans la société. |
| Code-barres | Saisi, ou dérivé de la catégorie à la création quand la bascule des codes-barres automatiques est active, imprimable en Code-128. |
| Unité de base et conditionnements | La bouteille, puis chaque conditionnement avec son coefficient, par exemple un casier de 24 ou un carton de 12 ; au moins une unité active. |
| Prix de vente par unité, ou caution pour un emballage consigné | Des montants entiers. |
| TVA applicable | Un taux parmi ceux de Paramètres › Taxes & TVA. |
| Stock minimum | Le seuil sous lequel la référence est en alerte et propose un réapprovisionnement. |
| Suivi par lot | Hérité de la catégorie, tranché par produit. |
Les coefficients de conversion sont propres à chaque produit : une réception saisie en casiers se convertit en bouteilles, une vente au casier décrémente le bon nombre de bouteilles, et le stock se lit dans les deux lectures. Le stock d'un conditionnement se déduit toujours de celui du produit de base. Un casier de douze bouteilles d'une même bière est ainsi un conditionnement de cette bière, et non un produit composé : il se crée et s'ouvre depuis l'onglet Conditionnements de sa fiche, avec son coefficient et son prix, se vend et se commande sous ce nom, et un produit composé réunit, lui, plusieurs produits. La feuille ne demande aucune quantité de stock, qui n'entre que par une réception ou une entrée de stock.
Attention
Vérifiez chaque coefficient à la création : un casier réglé à 12 au lieu de 24 fausserait durablement le stock, les ventes et les consignes.
La création et la modification d'une fiche valent pour toute la société, tandis que la modification du prix de vente, tarifs par entrepôt compris, ne vaut que dans l'agence sélectionnée et se détient dans toutes les agences dès lors qu'elle porte sur le prix de base ; la modification du coût d'achat, en revanche, vaut pour toute la société. Chaque changement de prix est historisé avec l'ancien prix, le nouveau, la date et son auteur.
Les codes que ces gestes demandent :
| Geste | Code |
|---|---|
| Créer un produit et modifier sa fiche | stock.product.create, stock.product.update |
| Fixer le prix de vente et le coût d'achat | stock.product.update_price, stock.product.update_cost, sensibles |
Importer un catalogue¶
Une société qui tient déjà son catalogue dans un tableur l'importe d'un coup par « Importer un catalogue ». La feuille propose « Télécharger le modèle », un fichier CSV dont les colonnes sont le libellé, la marque, la catégorie, la référence interne, l'unité de base, le prix de vente, le taux de TVA, le stock minimum et le code-barres. Le fichier déposé est lu avant toute écriture : la feuille donne le nombre de lignes valides et, pour chaque ligne refusée, son numéro et sa raison, libellé vide, référence interne déjà portée, prix qui n'est pas un montant entier, taux de TVA inconnu ou catégorie absente.
« Importer les lignes valides » crée ces références comme la feuille « Ajouter » les aurait créées, et les lignes refusées se téléchargent dans un fichier à corriger puis à réimporter ; une référence interne déjà portée étant refusée, un fichier importé deux fois ne double rien. La case « Créer les catégories manquantes » crée les catégories que le fichier nomme et que la société ne porte pas. L'import ne fait entrer aucune quantité de stock, et les conditionnements comme les produits composés se complètent ensuite sur la fiche.
| Geste | Code |
|---|---|
| Importer un catalogue | stock.product.create |
| Créer les catégories manquantes | stock.category.create |
La fiche produit¶
| Onglet | Ce qu'on y trouve |
|---|---|
| Détails | Statut, prix ou caution, TVA, catégorie, marque, code-barres imprimable, stock minimum, dates de création et de mise à jour. |
| Stock | La répartition par entrepôt tirée du registre des lots, le total disponible, qui est ce qui se vend, le total périmé à part, puis les lots du produit dans l'ordre où ils doivent sortir, avec leur numéro, leur date d'entrée, leur péremption et leur état ; un produit hors suivi par lot donne sa répartition par entrepôt et son total sans liste de lots, et seul un emballage consigné n'a qu'un total sans entrepôt. Le réapprovisionnement se déclenche d'ici quand la référence passe sous son seuil. |
| Prix | Les tarifs par entrepôt, parmi les entrepôts de la société, avec un libellé : standard, promo, gros, interne ou libre. |
| Historique | Les pièces d'inventaire qui ont touché la référence, toutes natures confondues, avec l'effet de chacune sur le stock et la mention des brouillons, qui n'en ont produit aucun. |
Les emballages consignés¶
Un produit consigné rattache un ou plusieurs types d'emballage, en pratique une bouteille vide et un casier vide, chacun étant lui-même une référence du catalogue dont le prix est la caution. Un même emballage sert à toute une gamme. Vendre un produit consigné n'écrit rien sur le parc du client : les emballages qu'il emporte ou rapporte se comptent au quai, sur un bon d'emballage, comme le décrit Consignation. Un produit non consigné n'appelle aucun emballage.
Les produits composés¶
Un produit composé regroupe plusieurs produits et ne se stocke pas lui-même : son stock se déduit de sa composition, et il n'est disponible que si ses composants le sont. Vendre ou transférer un composé sort ses composants, jamais lui-même.
Retirer un produit¶
Rien ne se supprime. Retirer un produit l'archive : il disparaît des écrans de vente et de réception, son historique reste lisible et il peut être réactivé. Le retrait est refusé tant qu'un produit composé emploie encore la référence, et, pour un emballage consigné, tant qu'il porte du parc chez un client ou une dette chez un fournisseur.
Le code que demande ce geste :
| Geste | Code |
|---|---|
| Archiver un produit | stock.product.delete |
Les catégories¶
La page Inventaire › Catégories s'ouvre à qui détient le droit de voir les catégories et liste chacune d'elles avec ses produits, son stock, sa valeur et ses lots proches de la péremption ; la lecture des catégories accompagne par ailleurs le droit de voir les produits, puisque la liste des produits filtre par catégorie et qu'une personne qui voit les produits sans ouvrir cette page a besoin des noms pour ses puces. La création, la modification et la suppression valent pour toute la société ; la suppression est refusée tant qu'un produit y est classé, et renommer une catégorie emmène ses produits.
C'est ici que se déclarent le suivi par lot et la durée de vie en jours, que chaque produit hérite et peut trancher : la durée de vie sert à proposer la date de péremption à la réception et à calculer l'avance de l'alerte, décrites dans Lots & péremption.
Les codes que ces gestes demandent :
| Geste | Code |
|---|---|
| Voir les catégories | stock.category.view |
| Voir les produits, et avec eux le nom des catégories | stock.product.view |
| Créer, modifier et supprimer une catégorie | stock.category.create, stock.category.update, stock.category.delete |
Exemple : la fiche Awooyo
Kossi Dogbé crée la fiche « Awooyo », bière de la Brasserie BB Lomé, catégorie Bières, référence AWO-65, unité de base la bouteille de 65 cl, conditionnements casier de 24 et carton de 12, prix CFA 400 la bouteille et CFA 8 400 le casier. Il la marque consignée et rattache la bouteille vide 65 cl, caution CFA 100, et le casier vide 24, caution CFA 2 000, deux références du catalogue. La catégorie Bières porte le suivi par lot avec une durée de vie de 180 jours, dont la fiche hérite.