Bons, réceptions & transferts¶
Cette page couvre tout ce qui fait entrer et circuler la marchandise : les bons de commande envoyés aux fournisseurs, les bons de transfert entre vos dépôts, et les réceptions qui enregistrent les arrivées et mettent à jour le stock. C'est ici que le stock devient réel — mais seulement après validation.
À quoi ça sert¶
- Créer et suivre les bons de commande fournisseurs, en distinguant marchandise et emballages consignés.
- Déplacer du stock d'un dépôt à l'autre par bons de transfert, en toute traçabilité.
- Enregistrer les réceptions (livraison fournisseur ou transfert reçu), y compris partielles.
- Mettre à jour le stock du bon dépôt, uniquement à la validation.
À savoir
Tous les montants sont en nombres entiers, sans décimales (selon la devise configurée). Les quantités se saisissent dans l'unité d'achat (casier, carton) ; le logiciel convertit automatiquement en équivalent bouteilles selon la fiche produit.
Les bons de commande¶
Un bon de commande matérialise une commande passée à un fournisseur. La liste se filtre par statut :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Bon en préparation, pas encore envoyé. |
| Confirmé | Bon validé et transmis au fournisseur, en attente de livraison. |
| Partiel | Une partie seulement de la commande a été reçue. |
| Reçu | La totalité de la commande a été réceptionnée. |
Créer un nouveau bon de commande¶
- Choisissez le fournisseur.
- Indiquez la date de livraison souhaitée.
- Ajoutez les lignes de produits : produit, quantité, unité d'achat.
La fiche d'un bon : marchandise et emballages consignés¶
La fiche d'un bon sépare deux blocs, avec des totaux distincts :
| Bloc | Ce qu'il contient | Effet |
|---|---|---|
| Marchandise | Les boissons pleines commandées. | Alimente le stock de pleins à la réception. |
| Emballages consignés | Les bouteilles et casiers vides consignés. | Alimente la dette de consigne envers le fournisseur. |
Les emballages consignés entrent en stock à la validation du bon et créent en même temps une dette de consigne envers le fournisseur : vous lui devez la caution de ces emballages tant que vous ne les lui rendez pas. Cette dette se suit dans le module Consigne.
Deux actions sont disponibles sur la fiche :
| Action | Quand | Effet |
|---|---|---|
| Confirmer | Si le bon est en Brouillon | Le bon passe en Confirmé et devient réceptionnable. |
| Imprimer | À tout moment | Édite le bon pour le fournisseur ou vos archives. |
Important
Les totaux Marchandise et Emballages consignés ne se mélangent jamais. Le montant de la marchandise nourrit la facture d'achat ; la caution des emballages nourrit la dette de consigne fournisseur. Voir Consigne des emballages.
Les bons de transfert entre dépôts¶
Si vous gérez plusieurs dépôts, un bon de transfert déplace du stock (pleins et/ou vides) d'un dépôt à un autre : sortie du dépôt source, entrée dans le dépôt destination. Les deux côtés doivent s'équilibrer.
Un transfert peut provenir d'une demande d'approvisionnement approuvée (voir Approvisionnement). Ses statuts :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Transfert en préparation. |
| Confirmé | Expédition enregistrée ; marchandise en transit. |
| Partiel | Une partie a été réceptionnée à destination. |
| Reçu | Le transfert a été entièrement réceptionné. |
| Annulé | Transfert abandonné. |
La fiche indique l'entrepôt source → destination et les articles à transférer. Actions : Confirmer (si brouillon), Réceptionner (si confirmé ou partiel), et impression.
Le stock en transit¶
Entre la sortie du dépôt source et la réception au dépôt destination, la marchandise est « en transit » : elle a quitté le premier dépôt mais n'est pas encore comptée dans le second. Cet état est suivi explicitement, ce qui évite de « perdre » de la marchandise pendant le trajet.
L'entrée dans le dépôt destination n'est effective qu'après validation à la réception : le dépôt d'arrivée confirme ce qu'il a réellement reçu. Si la quantité reçue diffère de la quantité expédiée, l'écart est saisi et tracé au moment de la réception.
Attention
Un transfert qui reste indéfiniment « en transit » signale une réception jamais validée. Contrôlez régulièrement les transits ouverts : c'est souvent là que se cachent les écarts entre sites. Voir Stock.
Les réceptions¶
Une réception enregistre l'arrivée physique de marchandise et met le stock à jour. La liste se filtre par statut : Reçu, Partiel, En attente.
Enregistrer une nouvelle réception¶
- Choisissez la source de la réception : Bon de commande (livraison fournisseur) ou Bon de transfert (arrivée d'un autre dépôt).
- Sélectionnez le bon précis : seuls les bons encore réceptionnables sont proposés.
- Pour chaque ligne, saisissez la quantité reçue. Le bouton Tout recevoir remplit la quantité restante d'un geste.
- Des barres de progression affichent le reçu / restant ligne par ligne, et le total à réceptionner s'affiche.
- Validez : le stock du dépôt est mis à jour.
Réception partielle¶
Vous n'êtes pas obligé de tout recevoir d'un coup. Si vous ne saisissez qu'une partie des quantités, la réception est Partielle et le bon reste ouvert pour le reste. Une prochaine réception complétera la livraison.
Important
Le stock n'est mis à jour qu'après validation de la réception. Tant que vous n'avez pas validé, la marchandise n'apparaît pas dans le stock disponible. Contrôlez vos lignes avant de valider.
La fiche d'une réception récapitule les articles réceptionnés (reçu / commandé) et permet d'imprimer le bon de réception.
Exemple : réceptionner 10 casiers Awooyo de BB-Lomé
Kodjo, le magasinier, reçoit une livraison au Dépôt Adawlato (Lomé). Le bon de commande confirmé porte 10 casiers Awooyo à CFA 7 200 le casier. Il crée une réception, choisit la source Bon de commande, sélectionne le bon, puis appuie sur Tout recevoir.
Après validation, le logiciel enregistre :
| Élément | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Quantité reçue | 10 casiers | 10 casiers |
| Équivalent bouteilles | 10 × 24 | 240 bouteilles |
| Valeur d'achat de la livraison | 10 × 7 200 | CFA 72 000 |
Le stock du Dépôt Adawlato augmente de 240 bouteilles et le coût moyen pondéré se recalcule à partir de CFA 7 200 le casier. Tant que Kodjo n'avait pas validé, ces casiers n'apparaissaient pas dans le stock disponible.
Exemple : transférer 20 casiers Awooyo d'Adawlato vers Kara, avec écart
M. Sena envoie 20 casiers d'Awooyo du Dépôt Adawlato vers le Dépôt Kara. Le transfert se déroule en trois temps.
1. Expédition depuis Adawlato (confirmation du bon de transfert)
| Étape | Dépôt Adawlato (source) | Dépôt Kara (destination) |
|---|---|---|
| Sortie | −20 casiers (20 × 24 = 480 bouteilles) | — |
| État | 20 casiers en transit | 20 casiers en transit |
2. Marchandise en transit — Les 20 casiers ont quitté Adawlato mais ne sont pas encore comptés à Kara ; le logiciel les suit à l'état « en transit ».
3. Réception à Kara avec écart — À l'arrivée, on ne compte que 19 casiers. Le responsable de Kara réceptionne le transfert en saisissant l'écart.
| Élément | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Quantité expédiée | 20 casiers | 480 bouteilles |
| Quantité reçue | 19 casiers | 456 bouteilles |
| Écart saisi et tracé | 19 − 20 | −1 casier (24 bouteilles) |
Après validation, le stock de Kara augmente de 19 casiers, l'état « en transit » se solde, et l'écart de −1 casier reste tracé — de quoi enquêter sur le casier manquant entre les deux sites.