Bons, réceptions & transferts¶
Cette page s'adresse à la personne qui commande auprès des fournisseurs, à celle qui déplace de la marchandise entre les entrepôts et à celle qui reçoit au quai. Elle couvre les bons de commande, les bons de transfert et les réceptions, seul geste par lequel la marchandise entre en stock.
À quoi ça sert¶
- Créer et suivre les bons de commande fournisseurs, en séparant marchandise et emballages consignés.
- Préparer un bon de transfert entre deux entrepôts, le confirmer, le réceptionner.
- Réceptionner sur bon de commande, sur bon de transfert ou sur le bon de livraison d'un fournisseur, en acceptant et en refusant ligne par ligne.
- Saisir le lot et la péremption de ce qui entre.
Les bons de commande¶
La page Achats › Bons de commande s'ouvre à qui détient le droit de voir les bons de commande de l'agence sélectionnée. Un bon se crée, dès lors que l'on détient le droit d'en créer, depuis des demandes approuvées, depuis une alerte de stock du tableau de bord ou à la main : un fournisseur, une date de livraison souhaitée, un entrepôt de destination, des lignes produit, quantité et unité d'achat.
La liste et la fiche d'un bon se lisent avec un droit de consultation, et chaque statut se gagne par un geste qui a le sien :
| Geste | Code |
|---|---|
| Voir les bons de commande et leur avancement | procurement.purchase_order.view |
| Statut | Signification | Code |
|---|---|---|
| Brouillon | En préparation ; modifiable, et supprimable sans trace. | procurement.purchase_order.create, procurement.purchase_order.update, procurement.purchase_order.delete |
| Confirmé | Validé et transmis au fournisseur ; réceptionnable. | procurement.purchase_order.approve, sensible |
| Partiel | Une partie est reçue. | — |
| Reçu | Tout est reçu, ou le bon a été soldé. | procurement.purchase_order.close |
| Annulé | Abandonné ; la trace reste. | procurement.purchase_order.cancel, sensible |
La fiche d'un bon sépare deux blocs aux totaux distincts : la marchandise, qui nourrit le stock et la facture d'achat, et les emballages consignés, qui entrent au parc de l'agence à la réception et augmentent au même moment le solde d'emballages dû au fournisseur, tenu dans Consignation. Le bon s'imprime à tout moment.
Les bons de transfert¶
Un bon de transfert déplace de la marchandise d'un entrepôt à un autre, pleins ou emballages, et peut naître d'une demande approuvée. Trois moments, séparés dans le temps réel, en font trois états.
La liste des transferts se lit avec un droit de consultation, et chaque état se gagne par un geste qui a le sien :
| Geste | Code |
|---|---|
| Voir les bons de transfert et leur avancement | stock.stock_transfer.view |
| Statut | Ce qui s'est passé | Code |
|---|---|---|
| Brouillon | Le bon existe, rien n'a bougé ; chaque ligne est plafonnée à ce que l'entrepôt d'origine détient. | stock.stock_transfer.create |
| Confirmé | La marchandise est promise ; le stock n'a pas bougé, dans aucun des deux entrepôts. | stock.stock_transfer.create |
| Partiel, Reçu | La réception, seul geste qui touche le stock, sort la marchandise de l'entrepôt d'origine et l'entre dans l'entrepôt d'arrivée d'un même tenant, en lui gardant ses dates de péremption ; partielle, elle laisse le reliquat ouvert. | stock.stock_transfer.receive |
| Annulé | Abandonné, la trace reste. | stock.stock_transfer.cancel, sensible |
Il n'existe pas de stock en transit : entre la confirmation et la réception, la marchandise est comptée dans l'entrepôt d'origine, et l'écart entre l'expédié et le reçu se saisit à la réception. Consulter un bon sans y toucher ne demande que le droit de voir les transferts de l'agence.
Exemple : vingt casiers de Lomé vers Kara
Selom Lawson prépare un transfert de vingt casiers d'Awooyo de l'entrepôt principal de Dépôt Lomé (Bè) vers celui de Dépôt Kara et le confirme : les casiers sont promis, le stock de Lomé les porte encore. Le camion arrive à Kara avec dix-neuf casiers ; Adjo Mensah réceptionne dix-neuf : Lomé perd vingt casiers, Kara en gagne dix-neuf, le bon reste « Partiel » d'un casier, et l'écart est tracé.
Les réceptions¶
La page Achats › Réceptions s'ouvre à qui détient le droit de voir les bons de réception, et une réception se crée puis se valide au titre de deux droits distincts. La feuille porte un segment à trois positions.
| Source | Ce qu'on réceptionne | Particularité |
|---|---|---|
| Bon de commande | Une livraison fournisseur attendue. | Seuls les bons confirmés ou partiels sont proposés. |
| Bon de transfert | Une arrivée depuis un autre entrepôt. | Idem. |
| Bon de livraison | Un camion qui se présente sans bon interne. | Aucun document à choisir ; on saisit le fournisseur, l'entrepôt récepteur, le numéro et la date du bon de livraison, le chauffeur et l'immatriculation facultatifs, puis les lignes se construisent une à une, un produit, la quantité annoncée par le bon et la quantité comptée au quai, sans doublon. Seul le compté entre en stock ; un écart avec l'annoncé exige un motif et marque la réception « Écart au bon de livraison ». Sans quantité commandée en regard, ni plafond, ni reliquat, ni progression ; le statut ne peut valoir que Reçu, et ce geste demande son propre droit. |
La réception porte son réceptionnaire, la personne connectée, et son entrepôt récepteur, choisi parmi les entrepôts et les points de vente de l'agence : la destination portée par le bon n'est qu'une proposition, et c'est la réception qui dit où la marchandise est réellement entrée.
Les codes que ces gestes demandent :
| Geste | Code |
|---|---|
| Voir les bons de réception de l'agence | procurement.grn.view |
| Créer un bon de réception | procurement.grn.create |
| Valider un bon de réception | procurement.grn.validate |
| Réceptionner sur le bon de livraison d'un fournisseur, sans bon interne | procurement.delivery_note.receive |
Accepter et refuser ligne par ligne¶
Aucune quantité n'est préremplie. Sur chaque ligne, la quantité acceptée et autant de quantités refusées que nécessaire se partagent le restant dû ; chaque saisie tient sur deux rangs, le premier avec le nombre, sa borne, les raccourcis Rien, ½ et Tout et le retrait, le second, sur un refus seulement, avec le motif obligatoire pris dans la liste fermée et une précision libre. Un même produit se refuse plusieurs fois pour des motifs différents. Des barres de progression donnent le reçu et le restant.
| Motif de refus | Ce qui suit |
|---|---|
| Casse, Non conforme, Péremption, Non commandée, Autre | La quantité refusée qui reste au quai part en quarantaine, présente et indisponible ; celle qui repart avec le chauffeur ne laisse qu'une trace sur le bon. Ce n'est jamais une casse : la marchandise refusée n'appartient pas à la société. |
Seule la quantité acceptée entre en stock et fait avancer le compteur reçu du bon : une ligne refusée laisse le reliquat ouvert, la marchandise reste due par le fournisseur, et une réception entièrement refusée ne change pas le statut du bon. Une réception vaut Partiel, Reçu ou Refusée. Une quantité reçue au-delà du commandé demande en outre l'approbation d'une sur-livraison, geste sensible.
Le code que ce geste demande :
| Geste | Code |
|---|---|
| Approuver une sur-livraison | procurement.grn.approve_overage, sensible |
Lot et péremption¶
Sur la part acceptée d'une ligne, pour un produit suivi par lot seulement, deux champs s'ajoutent, Numéro de lot et Date de péremption. La date est proposée depuis la durée de vie du produit, comptée depuis l'arrivée de la marchandise, la date du bon de livraison faisant foi pour cette source et le jour de la réception pour un bon interne ; une ligne dit d'où vient le nombre proposé, et la date se corrige toujours, le carton portant la vérité. Ce qui est refusé repart, et son lot n'entre pas au registre décrit dans Lots & péremption.
Le tiroir d'une réception donne, sous chaque ligne, la quantité refusée, son motif et sa précision, un total des refus, et imprime le bon de réception, qui porte les quantités acceptées et les refus motivés. Sur bon de livraison, le document porte l'annoncé, le compté et l'écart de chaque ligne, et deux zones de signature, l'une pour le réceptionnaire, l'autre pour le chauffeur : signé des deux, il tient lieu d'accusé de réception. Une réception n'écrit rien en comptabilité : la marchandise reçue s'inscrit à la facture du fournisseur, comme le décrit Factures & avoirs fournisseurs, et une réception sur bon de livraison, qui ne porte aucun montant, est écartée du reste à comptabiliser des achats.
Exemple : dix casiers dont un refusé
Le camion de la Brasserie BB Lomé livre dix casiers d'Awooyo sur un bon confirmé. Kossi Dogbé ouvre une réception sur bon de commande, choisit le bon, et saisit neuf casiers acceptés et un refusé, motif Casse, précision « bouteilles brisées » ; le casier reste au quai et part en quarantaine. Le lot BB-0912 et la péremption proposée sont confirmés sur la ligne acceptée. Après validation, le stock de l'entrepôt principal augmente de 216 bouteilles, le bon passe « Partiel » d'un casier, et le fournisseur reste redevable du reliquat.