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Vendeur / Caissier

En tant que vendeur ou caissier, vous êtes en première ligne : c'est vous qui servez le client, encaissez, gérez les vides et suivez les crédits au comptoir. Votre outil est pensé pour aller vite — une vente au comptant doit se faire en quelques gestes. Cette page décrit votre rôle, votre routine et vos limites.

Votre rôle en bref

Le vendeur / caissier gère les ventes et les encaissements. Vous ouvrez la caisse avec un fond initial, enregistrez les ventes au comptant ou à crédit, encaissez en espèces ou en Mobile Money, traitez les retours de vides consignés, consultez les fiches clients et clôturez la caisse en fin de poste.

Vous pouvez accorder une remise dans la limite du plafond fixé par le gérant. Au-delà, la validation du gérant est requise.

Important

Vous n'avez pas accès aux prix ni au stock hors ventes, et vous ne touchez pas au paramétrage. Votre périmètre est celui de la vente et de l'encaissement, avec toute la rapidité que cela demande.

Ce que vous pouvez faire

  • Enregistrer et finaliser les ventes et la caisse : ouverture avec fond initial, ventes au comptant et à crédit, encaissements, rendu de monnaie, impression du reçu et clôture.
  • Gérer les vides à la vente via la consigne des emballages : générer les vides dus, enregistrer les rendus (même partiels), remettre un justificatif de rendu.
  • Consulter et créer des fiches dans clients et crédits : historique d'achats, encours, enregistrement des règlements.
  • Appliquer une remise dans la limite autorisée et saisir les paiements via remises et paiements : espèces, Mobile Money (mode + numéro de référence), paiement mixte.

Votre routine type

  1. Ouvrez la caisse en début de poste en saisissant le fond de caisse initial en espèces.
  2. Enregistrez les ventes au fil des clients : ajoutez les lignes en unités multiples (bouteille, casier, carton), et choisissez comptant ou crédit.
  3. Encaissez selon le mode retenu : espèces (le logiciel calcule le rendu en montants entiers, sans décimales), Mobile Money avec le numéro de référence, ou un paiement mixte dont la somme égale le total.
  4. Gérez les vides : à chaque vente de plein consigné, les vides dus se génèrent automatiquement ; enregistrez les rendus rapportés par le client et remettez-lui son justificatif.
  5. Consultez un client au besoin : vérifiez son encours de crédit et son solde de vides avant d'accorder un nouveau crédit.
  6. Demandez une remise si nécessaire : dans la limite du plafond, vous l'appliquez directement ; au-delà, sollicitez la validation du gérant.
  7. Clôturez la caisse en fin de poste : le logiciel rapproche le total encaissé, les crédits accordés et l'écart éventuel.
Exemple : la journée d'Afi au comptoir

Afi, vendeuse au dépôt Adawlato (Lomé), démarre son poste.

Ouverture de caisse. Elle saisit un fond de caisse initial de 20 000 FCFA en espèces.

Vente au comptant — 3 casiers Awooyo. La Buvette ChezAma repart avec 3 casiers pleins et laisse la consigne des vides correspondants :

Ligne Détail Montant
3 casiers pleins Awooyo 3 × 8 400 25 200 FCFA
Consigne 3 casiers vides 3 × 2 000 6 000 FCFA
Consigne 72 bouteilles vides 3 × 24 × 100 7 200 FCFA
Total à payer 38 400 FCFA

Le client paie 40 000 FCFA en espèces ; le logiciel affiche un rendu de 1 600 FCFA (40 000 − 38 400), en montant entier.

Vente à crédit avec acompte. Une seconde commande de ChezAma, à crédit, est enregistrée avec un acompte encaissé et le solde porté à l'encours du client. Avant de valider, Afi ouvre la fiche de ChezAma pour vérifier que l'encours restant tient dans le plafond.

Clôture. En fin de poste, le logiciel attend :

  • Fond initial : 20 000 FCFA
    • Encaissement comptant : 38 400 FCFA
    • Acompte encaissé : (montant de l'acompte)

Afi compte physiquement les espèces et constate 500 FCFA de moins que le théorique : le logiciel enregistre un écart de −500 FCFA, tracé et transmis au gérant M. Sena.

Astuce

Pour un client fidèle, ouvrez d'abord sa fiche : vous voyez d'un coup son encours et ses vides dus. Cela vous évite d'accorder un crédit à quelqu'un qui atteint déjà son plafond.

Ce que vous ne pouvez pas faire

Votre rôle est concentré sur la vente. Vous ne pouvez pas :

  • Modifier les prix ni agir sur le stock hors ventes (pas de réception, d'inventaire ni d'ajustement).
  • Accéder au paramétrage (conversions, seuils, valeurs de consigne, plafonds, TVA).
  • Accorder une remise supérieure au plafond sans la validation du gérant : au-delà de la limite, l'opération est bloquée tant que le gérant n'a pas validé, et cette validation est tracée.
  • Annuler une vente après clôture ni modifier une vente validée : après clôture, la correction passe par un avoir émis par le gérant.
  • Dépasser le plafond de crédit d'un client : selon le paramétrage, l'opération est alertée ou bloquée.

À savoir

Même sans imprimante, vous pouvez finaliser une vente : le reçu est marqué « à imprimer » et pourra être réimprimé plus tard. Une vente n'est jamais bloquée par un problème matériel d'impression.

Voir aussi