Consigne des emballages¶
La consigne est le cœur de votre métier de dépôt de boisson. Chaque casier et chaque bouteille que vous vendez pleins partent avec un emballage qui reste votre propriété : le client vous le doit et devra le rapporter, ou le payer. De même, vous devez au fournisseur la caution des emballages qu'il vous a livrés. Bien suivie, la consigne évite les pertes et les litiges. Mal suivie, elle grignote silencieusement votre trésorerie. Cette page explique en détail comment le logiciel vous aide à ne plus rien perdre.
À quoi ça sert¶
Le module de consigne suit la circulation des bouteilles et casiers entre trois pôles — votre dépôt, vos fournisseurs et vos clients — et fait pour vous l'essentiel :
- il calcule automatiquement, à chaque vente de boisson pleine, les vides que le client vous doit ;
- il tient à jour un solde de vides dus par client et par type, et la dette de consigne envers chaque fournisseur ;
- il enregistre les retours de vides (clients et fournisseurs), suit la casse, et transforme en dette les emballages qui ne reviendront jamais.
Le tout est cloisonné par type d'emballage, séparé du stock de boissons pleines, et conçu pour qu'aucune quantité ni aucun montant ne soit compté deux fois.
À savoir
Tous les montants sont en nombres entiers, sans décimales (selon la devise configurée). Aucune décimale n'est acceptée.
La vue d'ensemble de la consigne¶
L'écran de consigne donne une photographie immédiate de tout le parc d'emballages en circulation, grâce à quatre indicateurs.
| Indicateur | Ce qu'il mesure |
|---|---|
| Caution en stock au dépôt | La valeur des emballages vides physiquement présents chez vous. |
| Dû aux fournisseurs | La caution des emballages que vous devez encore rendre à vos fournisseurs. |
| Détenu par les clients | La caution des vides que vos clients vous doivent encore. |
| Caution en circulation | La valeur totale des emballages consignés en mouvement dans le circuit. |
Ces indicateurs se lisent ensemble : le parc d'emballages se répartit entre ce qui est chez vous, ce que vous devez en amont (fournisseurs) et ce qu'on vous doit en aval (clients).
Les onglets de suivi¶
Quatre onglets détaillent la circulation selon le point de vue :
| Onglet | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Par fournisseur | Cartes des soldes dus à chaque fournisseur (À régler / Soldé), avec fiche détaillée et journal. |
| Par emballage | Tableau par type : stock au dépôt, dû aux fournisseurs, détenu par les clients, caution unitaire. |
| Mouvements | Journal des entrées (réceptions) et sorties (retours). |
| Casses & pertes | Les déclarations de casse d'emballage. |
Définir vos types d'emballages vides¶
Avant de suivre quoi que ce soit, vous devez décrire vos emballages. Un type d'emballage vide n'est pas simplement « une bouteille » ou « un casier » : c'est une combinaison précise de trois éléments.
| Élément | Rôle | Exemple |
|---|---|---|
| Catégorie | Bouteille ou casier | Casier |
| Format / contenance | La taille de l'emballage | 24 bouteilles |
| Marque | La marque à laquelle il appartient | Awooyo |
Ainsi, un « casier vide 24 Awooyo » est un type différent d'une « bouteille vide 65 cl Awooyo », et différent aussi d'un « casier vide 24 » d'une autre marque. Ce découpage fin est indispensable : c'est lui qui vous permet de savoir exactement ce qu'un client ou un fournisseur vous doit, marque par marque.
Astuce
Créez vos types d'emballages avec soin dès le départ, en cohérence avec les produits consignés de votre catalogue. Chaque produit consigné référence en général un type de bouteille vide et un type de casier vide.
Paramétrer la valeur de consigne¶
À chaque type d'emballage, vous associez une valeur de consigne : le montant que vaut cet emballage vide. Cette valeur est entièrement paramétrable et s'exprime en montant entier, sans décimales.
| Type d'emballage | Valeur de consigne (exemple) |
|---|---|
| Casier vide 24 | 2 000 |
| Bouteille vide | 100 |
Cette valeur sert à deux moments clés : quand un vide non rendu se transforme en dette, et quand vous valorisez l'ensemble des consignes en circulation. Vous pouvez l'ajuster à tout moment ; le logiciel conserve la trace de ce changement de paramétrage.
Côté clients : les vides dus générés à la vente¶
C'est ici que le logiciel travaille pour vous, sans que vous ayez à y penser. Dès qu'une boisson pleine consignée est vendue, les vides correspondants sont automatiquement portés au solde du client. Le calcul suit les conversions définies dans votre catalogue.
Important
Vendre 1 casier plein génère automatiquement 1 casier vide dû + 24 bouteilles vides dues (selon la conversion du produit). Vous n'avez rien à saisir : le logiciel s'en charge à la validation de la vente.
Les produits marqués non consignés ne génèrent, eux, aucun vide dû. Le mécanisme ne se déclenche que pour les produits consignés correctement paramétrés.
Exemple : 3 casiers Awooyo vendus → vides dus générés
La Buvette ChezAma achète 3 casiers Awooyo pleins (casier de 24). À la validation, le logiciel porte automatiquement au solde de vides du client :
| Type d'emballage | Quantité due | Calcul |
|---|---|---|
| Casier vide 24 Awooyo | 3 | 3 casiers |
| Bouteille vide Awooyo | 72 | 3 × 24 |
Valeur de consigne correspondante : (3 × 2 000) + (72 × 100) = 6 000 + 7 200 = CFA 13 200. La vendeuse Afi n'a rien saisi : les 3 casiers vides et les 72 bouteilles vides ont été calculés et portés au solde de ChezAma tout seuls.
Suivre le solde de consigne par client et par type¶
Pour chaque client, le logiciel maintient un solde de vides dus, ventilé par type. La règle est simple :
Solde d'un type = vides dus − vides rendus
Ce solde est tenu séparément pour chaque type d'emballage. Un même client peut ainsi vous devoir 3 casiers vides d'une marque, 40 bouteilles vides de cette même marque et 5 casiers vides d'une autre marque, chaque ligne suivie indépendamment.
Important
Un solde de consigne ne peut jamais devenir négatif. Par type, il reste toujours supérieur ou égal à zéro. C'est ce qui garantit qu'on ne « doit » jamais des vides à un client par erreur de saisie.
Vous pouvez consulter ce solde à tout moment, client par client, ventilé par type et par marque, avec sa valeur.
Enregistrer un retour de vides (client)¶
Quand un client rapporte des emballages, vous enregistrez un rendu de vides. Le logiciel décrémente alors le solde dû du type concerné et augmente d'autant votre stock physique de vides au dépôt.
Le rendu partiel est autorisé : le client n'est pas obligé de tout rapporter d'un coup. S'il vous devait 10 casiers vides et en rapporte 6, son solde passe à 4 ; les 6 rejoignent votre stock de vides.
Exemple : retour partiel de casiers vides par ChezAma
ChezAma devait 3 casiers vides Awooyo. M. Sena rapporte aujourd'hui 2 casiers vides. Le logiciel applique la règle « solde = vides dus − vides rendus » :
| Avant retour | Rendu | Après retour | |
|---|---|---|---|
| Casier vide 24 Awooyo | 3 | 2 | 1 |
Le solde de ChezAma tombe à 1 casier vide encore dû, et 2 casiers vides rejoignent le stock physique du dépôt. Afi peut remettre à ChezAma un justificatif indiquant : type « casier vide 24 Awooyo », quantité rendue 2, nouveau solde 1.
Astuce
À chaque rendu, vous pouvez remettre au client un justificatif indiquant le type, la quantité rendue et son nouveau solde. C'est une bonne pratique qui évite les contestations.
Le sur-retour est refusé par défaut¶
Un client ne peut pas rendre plus de vides qu'il ne vous en doit. Si un rendu dépasse le solde dû pour un type donné, le logiciel le bloque par défaut.
Attention
Le sur-retour (rendre plus que dû) est refusé d'emblée. Ce comportement est paramétrable : selon votre décision de gestion, l'excédent peut être toléré et traité comme un rachat des vides au client. Mais tant que ce paramétrage n'est pas activé, le blocage reste la règle.
Exemple : sur-retour refusé chez ChezAma
ChezAma doit encore 3 casiers vides Awooyo. M. Sena se présente avec 4 casiers vides et demande à tout déposer. Le logiciel bloque l'enregistrement :
- vides dus pour ce type : 3 ;
- rendu tenté : 4 ;
- excédent : 1 casier, non autorisé par défaut.
Afi ne peut valider que le rendu des 3 casiers qui soldent la dette (nouveau solde 0). Pour le 4ᵉ casier, soit ChezAma le remporte, soit — si le dépôt a activé le paramétrage de tolérance — il est traité comme un rachat de vide au client. Sans ce paramétrage, le blocage reste la règle.
Côté fournisseurs : la dette de consigne et les retours¶
Quand vous recevez des emballages consignés de la part d'un fournisseur (à la validation d'un bon de commande, voir Bons, réceptions & transferts), une dette de consigne naît envers ce fournisseur : vous lui devez la caution de ces emballages tant que vous ne les lui rendez pas. L'onglet Par fournisseur suit ces soldes, avec une carte À régler ou Soldé par fournisseur.
Enregistrer un retour fournisseur¶
Lors d'un approvisionnement, vous rendez généralement à la brasserie les emballages vides accumulés au dépôt. Vous enregistrez alors un retour fournisseur :
- Choisissez le fournisseur.
- Indiquez la date.
- Saisissez les emballages renvoyés avec leurs compteurs (par type).
L'enregistrement diminue la dette envers ce fournisseur et sort les emballages du stock de vides du dépôt.
Astuce
Enregistrez chaque retour de vides au fournisseur au moment où il a lieu. C'est ce qui permet, plus tard, de rapprocher le parc d'emballages et d'éviter les pertes de consigne.
Exemple : retourner 15 casiers vides à BB-Lomé
Au moment d'un nouvel approvisionnement, Kodjo rend à la Brasserie BB-Lomé les casiers vides Awooyo accumulés au Dépôt Adawlato. Il enregistre un retour fournisseur — 15 casiers vides Awooyo.
| Élément | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Casiers vides avant retour | — | 40 casiers vides |
| Casiers vides rendus | 15 casiers | −15 casiers vides |
| Casiers vides après retour | 40 − 15 | 25 casiers vides |
| Dette de consigne restituée | 15 × 2 000 | CFA 30 000 |
Le stock de pleins n'est pas touché : seul le stock de vides diminue, et la dette envers BB-Lomé baisse de CFA 30 000.
Suivre la casse et déclarer une casse¶
Les emballages vides se cassent aussi, une fois rentrés au dépôt. Vous enregistrez alors une casse, avec un motif obligatoire. L'onglet Casses & pertes regroupe ces déclarations.
Le point clé : le motif choisi détermine qui absorbe la perte. L'écran vous explique l'impact et demande les champs correspondants (fournisseur ou client) ainsi que les emballages concernés.
| Qui absorbe la perte | Situation typique | Champs demandés |
|---|---|---|
| Le dépôt | Emballage cassé chez vous, à votre charge. | Emballages concernés. |
| Le fournisseur | Emballage défectueux imputable au fournisseur. | Fournisseur + emballages. |
| Le client | Emballage cassé par le client, à sa charge. | Client + emballages. |
| À arbitrer | Responsabilité à trancher plus tard. | Emballages, en attente de décision. |
Une casse au dépôt diminue votre stock physique de vides, indépendamment de ce que les clients vous doivent — elle ne touche pas le solde d'un client, sauf si le motif l'impute explicitement à ce client.
Convertir les vides non rendus en dette¶
Certains vides ne reviendront jamais : le client a cassé les emballages, les a perdus, ou refuse de les rapporter. Vous pouvez alors transformer ce solde en dette financière.
Montant dû = quantité de vides non restituables × valeur de consigne du type
Ce montant vient alimenter l'encours de crédit du client : le vide devient une créance en argent, que vous suivez ensuite comme tout autre crédit.
À savoir
Cette conversion est le pont entre la consigne (comptée en quantités d'emballages) et le crédit (compté en argent). Voir Clients pour la suite du traitement de cette dette.
Exemple : 5 casiers vides non rendus convertis en dette
Après relances, ChezAma reconnaît ne jamais pouvoir rapporter 5 casiers vides Awooyo (cassés ou perdus). M. Sena décide de les convertir en dette financière :
Montant dû = 5 casiers × 2 000 (valeur de consigne du casier vide 24) = CFA 10 000
Ces CFA 10 000 quittent le compteur des quantités et viennent alimenter l'encours de crédit de ChezAma. Le solde de vides de ce type diminue de 5 ; l'argent, lui, se suit désormais comme tout autre crédit client.
Être alerté sur les consignes anciennes¶
Plus un vide dû est ancien, plus le risque de ne jamais le récupérer grandit. Le logiciel vous alerte sur les vides dus trop anciens, au-delà d'un délai que vous fixez. Vous repérez ainsi les clients à relancer, ou les soldes à basculer en dette, avant qu'ils ne s'accumulent.
Substitution entre types : interdite par défaut¶
Un client vous doit des casiers vides d'une marque et voudrait vous rendre des casiers d'une autre marque à la place. Par défaut, le logiciel refuse cette substitution : chaque type se solde avec des vides du même type.
Attention
La substitution entre types de vides est interdite d'emblée. Elle peut être autorisée type par type via un paramétrage explicite, si votre organisation l'accepte. Sans ce paramétrage, un vide d'un type ne solde jamais la dette d'un autre type.
Deux compteurs à ne pas confondre¶
C'est le point le plus subtil de la consigne, et le plus important à comprendre pour ne pas se tromper.
- Le stock physique de vides est distinct du stock de pleins. Vos bouteilles pleines et vos bouteilles vides ne se mélangent jamais dans les comptes.
- Le solde physique de vides (des quantités d'emballages) et l'encours financier (de l'argent) sont deux compteurs séparés.
Important
Un vide dû n'est pas de l'argent dû, tant qu'il n'a pas été explicitement converti en dette. Ces deux mondes ne communiquent qu'à un seul endroit : la conversion des vides non rendus en dette. Ce cloisonnement garantit qu'aucune quantité ni aucun montant n'est compté deux fois.
Autrement dit : ne cherchez pas à additionner des casiers et des montants. Le solde de vides se mesure en emballages ; l'encours se mesure en montant (selon la devise configurée) ; et la passerelle entre les deux est un geste volontaire de votre part.
Exemple : solde de vides (quantités) vs encours (argent) chez ChezAma
À un instant donné, la fiche de ChezAma affiche deux compteurs distincts, qu'on ne mélange jamais :
| Compteur | Ce qu'il contient | Unité |
|---|---|---|
| Solde de vides | 1 casier vide Awooyo encore dû | quantité d'emballages |
| Encours de crédit | CFA 10 000 (les 5 casiers convertis) | argent |
Le casier vide encore dû n'est pas de l'argent : ChezAma peut le solder en rapportant 1 casier vide, sans rien payer. À l'inverse, les CFA 10 000 déjà convertis ne se soldent plus qu'en argent, jamais en rapportant un emballage. Additionner « 1 casier + CFA 10 000 » n'aurait aucun sens : ce sont deux mondes séparés, reliés seulement par la conversion volontaire.