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Clients & portefeuille

Le fichier clients réunit, pour chaque acheteur régulier, tout ce qui le concerne : ses coordonnées, son historique d'achats et surtout son portefeuille. Ce portefeuille n'est pas un solde unique : il se compose de quatre compteurs strictement séparés qui ne se mélangent jamais. Comprendre cette séparation est la clé pour encaisser juste, rembourser ce qui est dû et ne jamais confondre une créance légale avec un cadeau de fidélité.

À quoi ça sert

  • Tenir un fichier clients (particuliers et entreprises), avec recherche par nom, téléphone ou ville.
  • Suivre en un coup d'œil les pastilles de compte de chaque client : avoir, cagnotte, dette.
  • Distinguer sans ambiguïté les quatre compteurs du portefeuille : avoir, cagnotte, consigne, compte client.
  • Consulter l'historique d'achats et l'encours de crédit sans cahier ni calculatrice.
  • Encaisser un règlement d'un client en découvert et lui remettre un reçu.

Le fichier clients

Le fichier clients recense tous vos acheteurs suivis. Chaque ligne affiche le nom, le type (Particulier ou Entreprise) et des pastilles de compte qui signalent d'un regard si le client dispose d'un avoir, d'une cagnotte, ou s'il est en dette.

Vous créez une fiche dès qu'un acheteur revient régulièrement, achète à crédit ou consigne des emballages. Le seul renseignement obligatoire est le nom ; vous pouvez y ajouter le téléphone, la ville et, pour une entreprise, son numéro d'identification fiscale (NIF). La fiche peut être créée par le gérant comme par le vendeur, directement au moment d'une vente.

Astuce

Créez une fiche même pour un client qui paie comptant s'il consigne des emballages : c'est elle qui portera son solde de vides dus. Renseignez le NIF dès que vous le connaissez — il sera repris automatiquement sur chaque facture, sans ressaisie.

Les quatre compteurs du portefeuille

C'est le cœur de la fiche client. Le portefeuille réunit quatre compteurs strictement séparés. Chacun a sa propre règle, sa propre action et son propre onglet. Ils ne se compensent jamais entre eux : un client peut avoir un avoir de CFA 5 000, une cagnotte de CFA 2 000 et être en découvert de CFA 10 000 en même temps.

Compteur Ce que c'est Remboursable en espèces ? Action sur la fiche
Avoir disponible Créance légale envers le client (retour, erreur de facturation, geste). Oui, sur demande. Créance légale, cadre OHADA. Créditer un avoir
Cagnotte Récompense de fidélité, dépensable en magasin. Jamais en cash. Créditer la cagnotte
Consigne Emballages détenus par le client (caution versée). Restituée au retour des emballages. Enregistrer un retour
Compte client Solde courant : négatif = découvert, positif = acompte. Le découvert se règle ; l'acompte s'impute. Encaisser règlement

Avoir disponible — une créance remboursable

L'avoir disponible est une créance légale que vous devez au client. Il naît d'un retour de marchandise, d'une erreur de facturation ou d'un geste commercial. À la différence de la cagnotte, l'avoir est remboursable en espèces sur simple demande du client : c'est de l'argent qui lui appartient. Sa validité est paramétrable et s'inscrit dans le cadre OHADA, qui fixe la prescription des créances à cinq ans.

Cagnotte — une fidélité jamais rendue en cash

La cagnotte récompense la fidélité. Elle se dépense en magasin sur de prochains achats, mais elle n'est jamais remboursable en cash — c'est la différence fondamentale avec l'avoir. Un client ne peut donc pas « retirer » sa cagnotte ; il ne peut que la consommer en caisse.

Ne jamais confondre avoir, cagnotte et compte

  • Un avoir est de l'argent qui appartient au client : vous pouvez le lui rendre en espèces.
  • Une cagnotte est un avantage de fidélité : elle se dépense, jamais ne se rend en cash.
  • Le compte client est un solde courant de crédit : négatif il mesure une dette (découvert), positif il mesure une avance (acompte).

Ces trois compteurs vivent séparément. Créditer une cagnotte n'efface pas un découvert ; encaisser un règlement ne touche ni l'avoir ni la cagnotte.

Consigne — les emballages détenus par le client

Le compteur Consigne suit les emballages (bouteilles, casiers) que le client détient et pour lesquels il a versé une caution. Le retour des emballages restitue la caution correspondante et sort les vides du solde du client. Le détail se lit dans l'onglet Consigne (voir plus bas).

Compte client — découvert et acompte, entre deux plafonds

Le compte client est le solde courant du crédit. Sa lecture est simple :

  • négatif = découvert : le client vous doit de l'argent ;
  • positif = acompte : le client a déposé une avance en votre faveur.

Ce compte est borné par deux plafonds paramétrables : un plafond de découvert (jusqu'où le client peut descendre en dette) et un plafond de solde positif (jusqu'où il peut déposer d'acompte). Une jauge situe visuellement le solde entre ces deux bornes, ce qui permet de voir d'un coup d'œil s'il reste de la marge avant blocage.

Le solde se calcule tout seul :

Solde du compte = total des acomptes et règlements − total des ventes à crédit

Les onglets de la fiche

La fiche client s'organise en onglets, un par facette du portefeuille.

Onglet Ce qu'on y trouve
Historique Journal horodaté de tous les mouvements, filtrable par catégorie (Tous / Avoirs / Cagnotte / Compte courant), avec export.
Avoirs Une carte par avoir : numéro, motif, montant restant / total, barre de consommation, dates d'émission et d'expiration, et état (Disponible / Partiellement utilisé / Utilisé / Expiré).
Consigne Solde par emballage + historique (sorties sur vente, retours en caisse, retours vidange).
Commandes Renvoi vers l'historique des commandes du client.

Consulter l'historique d'achats

L'onglet Historique liste toutes les opérations du client, dans l'ordre du temps. Il est filtrable par catégorie et exportable, ce qui permet de répondre à une question précise (« qu'a-t-il pris ce mois-ci ? », « où en est son compte courant ? ») sans faire défiler des mois d'écritures. L'historique est consultable par tous les rôles : c'est autant un outil de dialogue avec le client qu'un outil de suivi.

Comprendre l'encours de crédit

L'encours d'un client est ce qu'il vous doit financièrement — c'est la face « découvert » de son compte client. Chaque vente à crédit l'augmente ; chaque règlement le diminue. Vous n'avez rien à recalculer : le solde est toujours à jour.

Encours = total des ventes à crédit − total des règlements reçus

Exemple : encours de la Buvette ChezAma

La Buvette ChezAma achète régulièrement à crédit chez Ets Sanu & Frères. Sur la période, sa fiche cumule :

Élément Montant
Total des ventes à crédit CFA 180 000
Total des règlements reçus − CFA 120 000
Encours CFA 60 000

L'encours affiché est donc de 180 000 − 120 000 = CFA 60 000. C'est ce que ChezAma doit encore régler. Son solde de compte client est de − 60 000 (négatif = découvert).

À savoir

Le solde de vides consignés dus par le client est un compteur distinct de l'encours financier. Un vide non rendu ne rejoint l'encours que si vous décidez de le facturer au prix de consigne (voir Consigne emballages). Rien n'est jamais compté deux fois.

Le plafond de crédit

Pour chaque client, le gérant peut définir un plafond de découvert : le montant maximum que ce client est autorisé à devoir. Ce plafond est paramétrable client par client — un gros détaillant de confiance et un particulier occasionnel n'ont pas les mêmes limites.

Alerte ou blocage au dépassement

Lorsqu'une vente à crédit ferait franchir le plafond, le logiciel réagit. Le comportement est paramétrable :

Comportement Effet à l'atteinte du plafond
Blocage (par défaut) La vente à crédit est refusée tant que l'encours n'est pas ramené sous le plafond.
Alerte La vente reste possible, mais un avertissement clair signale le dépassement.

Le blocage protège votre trésorerie et reste le comportement par défaut. Le gérant peut choisir le mode alerte pour les clients auxquels il accorde davantage de souplesse.

Exemple : atteinte du plafond chez ChezAma

Le plafond de découvert de la Buvette ChezAma est fixé à CFA 200 000. Son encours atteint déjà CFA 190 000. Le vendeur tente une nouvelle vente à crédit de CFA 30 000 :

Élément Montant
Encours actuel CFA 190 000
Nouvelle vente à crédit + CFA 30 000
Encours projeté CFA 220 000
Plafond autorisé CFA 200 000
Dépassement CFA 20 000

L'encours projeté (190 000 + 30 000 = CFA 220 000) dépasse le plafond de CFA 20 000. En mode blocage, la vente est refusée ; en mode alerte, un avertissement s'affiche. Le gérant peut valider une dérogation exceptionnelle.

Attention

En mode blocage, seul le remboursement d'une partie de la dette rouvre la possibilité de vendre à crédit à ce client. Encaissez un règlement, puis reprenez la vente.

Encaisser un règlement

Quand un client règle tout ou partie de sa dette, vous enregistrez le règlement sur sa fiche. Depuis la fiche d'un client en découvert, le bouton Encaisser règlement ouvre la saisie :

  1. Saisissez le montant — des raccourcis sont proposés (Tout, 50 %, paliers).
  2. Choisissez la méthode : Espèces, Carte ou Mobile Money.
  3. Validez.

Le montant, en nombre entier, vient immédiatement diminuer le découvert. Le vendeur comme le caissier peuvent encaisser un règlement ; chaque paiement est daté et rattaché à son auteur. À la validation, un reçu de règlement imprimable rappelle le solde avant, le montant encaissé et le nouveau solde.

Les paiements partiels sont autorisés

Un client n'est jamais obligé de solder toute sa dette d'un coup. Le paiement partiel est accepté ; le logiciel recalcule l'encours restant.

Encours restant = encours avant − règlement

Exemple : règlement partiel de ChezAma

ChezAma doit CFA 60 000. Elle remet un règlement partiel de CFA 40 000 (espèces + Mobile Money). Le logiciel recalcule :

Élément Montant
Encours avant CFA 60 000
Règlement − CFA 40 000
Encours restant CFA 20 000

Il reste 60 000 − 40 000 = CFA 20 000 à percevoir. Le reçu imprimé porte le solde avant (CFA 60 000), l'encaissement (CFA 40 000) et le nouveau solde (CFA 20 000).

Un règlement ne se réécrit jamais

L'historique des règlements n'est pas modifiable une fois un paiement enregistré. En cas d'erreur, on ne réécrit jamais un paiement : on procède par une opération correctrice tracée. Cette règle protège la confiance entre vous et vos clients.

Recouvrer, abandonner, régulariser

Relancer et recouvrer

Le logiciel produit une liste de recouvrement : tous les clients débiteurs, avec le montant dû et l'ancienneté de la dette. Vous la triez par montant (pour attaquer les plus gros impayés) ou par ancienneté (pour ne pas laisser vieillir une créance). C'est votre base de relance : qui appeler, dans quel ordre, pour combien.

Passer une créance en irrécouvrable

Certaines dettes ne seront jamais recouvrées (client disparu, insolvable). Vous passez alors la créance en irrécouvrable : elle sort des créances actives et n'apparaît plus dans la liste de recouvrement.

Décision réservée au gérant

Passer une créance en irrécouvrable doit être validé par le gérant et reste tracé. On garde la mémoire de ce qui a été abandonné, sans jamais effacer discrètement une dette. La trace permet de justifier la sortie lors d'un contrôle.

Gérer un trop-perçu

Il arrive qu'un client règle plus que ce qu'il doit. Le logiciel n'autorise jamais un encours négatif : l'excédent devient un acompte (compte client positif) ou un avoir au bénéfice du client. Ce crédit s'imputera sur ses prochains achats. Le découvert s'arrête à zéro ; le surplus est mis de côté à l'actif du client.

Exemple : trop-perçu de ChezAma

ChezAma doit CFA 20 000 et remet CFA 25 000. Le logiciel ramène le découvert à zéro et met l'excédent de côté :

Élément Montant
Dette (encours) CFA 20 000
Règlement reçu CFA 25 000
Encours après CFA 0
Acompte en faveur du client CFA 5 000

L'excédent de 25 000 − 20 000 = CFA 5 000 devient un acompte au bénéfice de ChezAma (compte client positif). Il s'imputera sur son prochain achat. Le découvert ne devient jamais négatif.

À savoir

Un trop-perçu ou un acompte reste au bénéfice du client : l'argent lui est dû. Ne le confondez jamais avec une dette annulée.

Voir aussi