Clients & portefeuille¶
Cette page s'adresse à la personne qui tient le fichier des clients d'une agence, encaisse leurs règlements et décide de leur crédit. Le portefeuille d'un client n'est pas un solde unique : il se compose de quatre compteurs qui ne se compensent jamais, l'avoir, la cagnotte, le parc d'emballages et le compte client. Comprendre cette séparation est ce qui permet d'encaisser juste et de ne jamais confondre une créance avec un avantage de fidélité.
À quoi ça sert¶
- Tenir le fichier des clients, particuliers et entreprises, et le rechercher par nom, téléphone ou ville.
- Lire d'un regard les quatre compteurs d'un client et leur historique.
- Encaisser un règlement de créance et remettre un reçu.
- Encadrer le crédit d'un client par ses bornes et son plafond.
- Créditer un avoir ou la cagnotte, et enregistrer un retour d'emballages.
Le fichier des clients¶
La page Ventes › Clients s'ouvre à qui détient le droit de voir les clients dans l'agence sélectionnée. Chaque ligne porte le nom, le type, Particulier ou Entreprise, et des pastilles qui signalent un avoir disponible, une cagnotte ou une dette ; la pastille de dette et le compte client ne s'affichent qu'à qui détient en outre le droit de voir le solde d'un client. La création appartient à l'agence et se fait aussi depuis la caisse, tandis que la modification d'une fiche et son archivage valent pour toute la société.
| Champ | Ce qu'il porte |
|---|---|
| Nom | Le seul champ obligatoire. |
| Type | Particulier ou Entreprise. |
| Téléphone, ville | Les clés de recherche et de contact. |
| Numéro fiscal | Repris sur chaque facture émise au nom du client. |
| Délai de paiement | Le délai qui fixe l'échéance de chaque créance ; à défaut, celui de la société réglé dans Paramètres › Comptes clients. |
Astuce
Créez une fiche dès qu'un client revient, achète à crédit ou emporte des emballages consignés : c'est elle qui portera son parc et sa caution.
Les codes que ces gestes demandent :
| Geste | Code |
|---|---|
| Ouvrir la page Ventes › Clients | partner.customer.view |
| Voir la dette et le compte d'un client | partner.customer.view_balance |
| Créer un client | partner.customer.create |
| Modifier une fiche client, y compris les bornes de son compte | partner.customer.update |
| Archiver un client | partner.customer.delete |
Les quatre compteurs¶
| Compteur | Ce que c'est | Remboursable en espèces ? | Geste sur la fiche |
|---|---|---|---|
| Avoir disponible | La somme des restes des avoirs valides du client, créance qui lui appartient. | Oui, sur demande, jusqu'à expiration. | Créditer un avoir |
| Cagnotte | Un avantage de fidélité, dépensable en caisse. | Jamais. | Créditer la cagnotte |
| Parc d'emballages | Les emballages consignés que le client détient, la caution qu'il a versée et l'exposition non couverte. | La caution se restitue au retour des emballages. | Enregistrer un retour |
| Compte client | Le solde courant : négatif, une dette ; positif, une avance. | La dette se règle, l'avance s'impute. | Encaisser un règlement |
L'avoir expire au terme de la validité rappelée dans Références rapides et se rembourse en espèces par la feuille de remboursement de la caisse. La cagnotte se crédite à la main, par le geste décrit plus bas, ou automatiquement en pourcentage du panier quand la société l'a réglé dans Paramètres › Comptes clients ; elle expire au terme de sa propre validité, rappelée au même endroit, et un crédit de cagnotte ne produit aucun mouvement de tiroir. Le parc d'emballages se lit ici et se tient dans Consignation.
Ne jamais confondre avoir, cagnotte et compte
Un avoir est de l'argent qui appartient au client. Une cagnotte est un avantage qui se dépense et ne se rend jamais. Le compte client est un solde courant, dette quand il est négatif, avance quand il est positif. Créditer une cagnotte n'efface pas une dette ; encaisser un règlement ne touche ni l'avoir ni la cagnotte.
Le compte client¶
Le compte client est la somme des mouvements qui le touchent, ouverture comprise. Une commande dont une partie n'est pas réglée en argent pèse sur le compte de ce qui reste dû ; à chaque règlement, le compte n'écrit que l'écart entre ce qu'il porte et ce que la commande doit peser, si bien qu'un règlement en plusieurs fois, un ticket entièrement porté au compte et un trop-perçu se lisent d'un même mouvement. Un trop-perçu devient une avance du client, jamais une créance négative ni un avoir. L'échéance d'une créance se déduit de la date du mouvement et du délai de paiement du client, le retard de cette échéance, et le compte ne lettre pas : un règlement paie les commandes, la plus ancienne d'abord.
Deux bornes encadrent le compte, un plafond de découvert et un plafond de solde positif, que la fiche porte et qu'une jauge situe ; Ajuster les bornes les modifie, au titre du droit de modifier une fiche client, sans jamais descendre le découvert sous ce que le client doit déjà. Les valeurs par défaut et maximales se règlent dans Paramètres › Comptes clients.
Le plafond de crédit¶
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Approbation de la vente à crédit | Dit si engager le compte exige une approbation, et jusqu'à quel montant elle est dispensée. L'engagement se mesure sur la part de crédit, ce qui pousse le solde sous zéro, et non sur le montant brut : dépenser une avance n'engage aucun crédit. |
| Au dépassement du plafond de découvert | Blocage, par défaut : la vente est refusée tant que le compte n'est pas ramené sous le plafond. Alerte : la vente reste possible, un avertissement signale le dépassement. |
Dans tous les cas, l'approbation et le passage outre un blocage reviennent à une personne autorisée à accorder un crédit client dans l'agence, qui l'accorde depuis sa propre session ou, au comptoir, par une approbation ponctuelle décrite dans Profils & accès, et la personne en poste ne s'approuve jamais elle-même. La feuille d'approbation annonce le client, le solde, le plafond, l'engagement demandé et l'échéance projetée, et offre le refus motivé au même titre que l'accord ; la créance ouverte porte l'approbation qui l'a permise. Encaisser une créance ne demande jamais d'approbation.
Exemple : le plafond de ChezAma
Le plafond de découvert de ChezAma est fixé à CFA 200 000 et son compte porte CFA −190 000. Son livreur veut emporter CFA 30 000 de marchandise sans payer : le compte projeté, CFA −220 000, dépasse le plafond de CFA 20 000. En mode blocage, Mawunyo Koudoh ne peut pas valider ; Selom Lawson, qui détient le code d'approbation à Dépôt Lomé (Bè), touche sa vignette, compose son code PIN et accorde la dérogation, inscrite au journal sous leurs deux noms. Sans lui, ChezAma règle d'abord une partie de sa dette.
Le code que cette approbation demande :
| Geste | Code |
|---|---|
| Accorder une vente à crédit et passer outre un blocage | partner.credit.approve, sensible |
Encaisser un règlement¶
Encaisser un règlement, sur la fiche d'un client en dette, ouvre la feuille d'encaissement de la caisse, avec les raccourcis Tout, moitié et paliers, les moyens Espèces et Carte, auxquels le back-office ajoute le chèque, la traite et le virement, et le pavé. Le règlement paie les commandes du client, la plus ancienne d'abord ; ce qui ne se rattache à aucune commande part en règlement libre, et ce qui reste après imputation devient une avance. Un reçu de règlement, affiché à l'écran de la caisse et imprimable au format A4 depuis le back-office par l'aperçu avant impression du navigateur, rappelle le solde avant, le montant encaissé et le nouveau solde. Le même geste s'ouvre depuis le bouton Encaisser d'une facture impayée et depuis la fiche du client affichée en caisse, et l'argent entre dans la session de caisse ouverte sur l'appareil.
Un règlement ne se réécrit jamais
L'historique des règlements n'est pas modifiable. Une erreur se corrige par une opération inverse, tracée.
Exemple : règlement partiel
ChezAma doit CFA 60 000 sur deux commandes et remet CFA 40 000, en espèces et par carte. Le règlement solde la commande la plus ancienne et entame la seconde ; le compte passe à CFA −20 000, et le reçu porte le solde avant, l'encaissement et le nouveau solde.
Créditer un avoir ou la cagnotte¶
Créditer un avoir demande un montant et un motif, numérote l'avoir dans la série AV- avec sa date d'expiration, et n'est offert qu'à qui détient le droit d'émettre un avoir ; un avoir sans commande d'origine porte son motif en référence comptable. Créditer la cagnotte ouvre la même feuille, sans mouvement de tiroir, et demande pour sa part le droit d'ajuster les points de fidélité. Enregistrer un retour ouvre le comptage du quai, volet reprise, le client déjà posé, le bon rejoignant la file de la caisse, comme le décrit Consignation.
Les codes que ces deux gestes demandent :
| Geste | Code |
|---|---|
| Créditer un avoir à un client | command.order.refund, sensible |
| Créditer la cagnotte d'un client | partner.loyalty.adjust, sensible |
Les onglets de la fiche¶
| Onglet | Ce qu'on y trouve |
|---|---|
| Historique | Chaque mouvement avec sa date, son type, son sens et le solde après lui, filtrable par type et exportable en CSV avec les mêmes colonnes ; un impayé sur effet y porte la référence de l'effet et se distingue d'une créance de commande. |
| Avoirs | Une carte par avoir : numéro, motif, reste sur total, dates d'émission et d'expiration, état. |
| Consigne | Le parc par emballage, la caution versée, l'exposition non couverte et le journal des bons du client. |
| Commandes | Chaque commande avec son statut, sa date, son échéance et son retard, l'avancement de la sortie et son montant. |
L'alerte de dette de la fiche dit quelle part est échue et depuis combien de jours. La liste des clients débiteurs, triable par montant ou par ancienneté, se lit dans le rapport des crédits clients du Tableau de bord.
Passer une créance en irrécouvrable¶
Une créance qu'aucun règlement ne viendra plus solder se passe en irrécouvrable depuis la fiche du client, par Passer en irrécouvrable, que seule peut faire, pour toute la société, une personne autorisée à passer une créance en irrécouvrable. Le geste, sensible, demande un motif, retire le montant du compte client et l'inscrit au journal d'audit sous le nom de la personne qui l'a fait ; il ne se défait pas, un règlement reçu ensuite se traite comme un règlement libre.
Le code que ce geste demande :
| Geste | Code |
|---|---|
| Passer une créance en irrécouvrable | partner.receivable.write_off, sensible |