Gérant¶

En tant que gérant, vous êtes au sommet du logiciel : vous avez accès à tout, vous fixez les paramètres et vous validez les opérations sensibles. Rien d'irréversible ou d'exceptionnel ne se produit sans votre accord. Cette page décrit votre rôle, votre routine et les décisions qui n'appartiennent qu'à vous.

Votre rôle en bref¶

Le gérant dispose de l'accès complet : catalogue et prix, approvisionnement, stock, consigne, ventes et caisse, clients et crédits, rapports, multi-dépôt, facturation, comptabilité, paie et RH, ainsi que la gestion des utilisateurs et du paramétrage.

Vous êtes aussi le point de validation de tout ce qui est sensible : ajustements d'inventaire, remises au-delà du plafond, crédits au-delà du plafond, annulations après clôture, créances irrécouvrables, retours et remboursements, et modifications de paramétrage. Vous supervisez enfin la comptabilité et la paie.

Important

Vous êtes le garant de la cohérence et de la traçabilité. Les actions sensibles que vous validez sont journalisées dans un journal inaltérable, y compris les modifications de paramétrage (conversions, valeurs de consigne, TVA, plafonds).

Ce que vous pouvez faire¶

Gérer le catalogue produits : fiches, marques, unités, conversions et prix de vente (vous seul fixez les prix).
Piloter les fournisseurs et l'approvisionnement : fiches fournisseurs, prix d'achat, réceptions.
Superviser le stock : seuils d'alerte, valorisation, et surtout validation des inventaires et des ajustements.
Encadrer la consigne des emballages : types de vides, valeurs de consigne, suivi du parc.
Suivre les ventes et la caisse : clôtures, écarts, mouvements d'espèces, annulations et retours.
Gérer les clients et crédits : plafonds de crédit, relances, passage en irrécouvrable.
Paramétrer les remises et paiements : définir les plafonds et valider les remises qui les dépassent.
Superviser la facturation normalisée, les avoirs et la TVA.
Superviser la comptabilité, consulter les états et valider la clôture d'exercice.
Superviser la paie et les RH, dans le respect de la confidentialité des données.
Consulter tous les rapports, consolidés et par dépôt.
Gérer les agences et entrepôts : création de dépôts et affectation des utilisateurs ; suivre les bons de transfert.
Administrer les utilisateurs et les droits : comptes, rôles, réinitialisation des codes, délégation.

Votre routine type¶

Ouvrez votre journée par le tableau de bord : passez en revue les alertes de stock sous seuil, les vides dus les plus anciens, l'écart de la dernière clôture de caisse et le chiffre d'affaires récent.
Traitez les validations en attente : ajustements d'inventaire, remises au-delà du plafond, crédits au-delà du plafond, retours et remboursements.
Contrôlez la caisse : vérifiez les clôtures, les écarts et les mouvements d'espèces hors vente.
Suivez les crédits clients : examinez la liste des créances par ancienneté, décidez des relances et, le cas échéant, du passage en irrécouvrable.
Supervisez la comptabilité : vérifiez que les écritures automatiques sont cohérentes, consultez balance et grand livre avec le comptable.
Supervisez la paie : validez les éléments du mois avec le responsable RH, dans le respect de la confidentialité.
Gérez le paramétrage et les utilisateurs : ajustez seuils, plafonds, conversions ou valeurs de consigne quand c'est nécessaire, et tenez à jour les comptes et les droits.

Exemple : les validations de M. Sena

M. Sena, gérant du dépôt Adawlato (Lomé), traite ses demandes en attente.

Validation d'une remise au-delà du plafond. Le plafond de remise est fixé à 5 %. Afi a saisi une remise de 8 % sur une commande de ChezAma — au-delà du plafond, l'opération est bloquée en attente. Sur un panier de 25 200 FCFA :

Remise autorisée à 5 % : 1 260 FCFA
Remise demandée à 8 % : 2 016 FCFA
Écart soumis à validation : 756 FCFA

M. Sena valide (ou refuse) ; sa décision est journalisée.

Validation d'un crédit au-delà du plafond. Le plafond de crédit de ChezAma est fixé à 200 000 FCFA. Une nouvelle vente à crédit porterait l'encours à 215 000 FCFA, soit 15 000 FCFA au-dessus du plafond. L'opération est bloquée tant que M. Sena n'a pas validé le dépassement.

Lecture du tableau de bord. D'un coup d'œil, M. Sena voit remonter :

Écart de caisse : −500 FCFA sur la dernière clôture d'Afi.
Vides dus les plus anciens : casiers et bouteilles consignés à ChezAma toujours en attente de retour.
Alertes de stock sous seuil et chiffre d'affaires récent.

Astuce

Le tableau de bord est votre poste de commande : commencez toujours par lui. Il fait remonter en un coup d'œil ce qui demande votre attention, sans que vous ayez à ouvrir chaque module.

Ce que vous ne pouvez pas faire¶

Votre rôle donne accès à tout, mais il reste soumis à des règles de sécurité que même vous ne contournez pas :

Vous ne supprimez jamais une transaction validée. Une erreur se corrige par annulation avant clôture, ou par avoir après clôture — jamais par modification.
Vous ne modifiez pas une période comptable clôturée : elle est immuable, la correction passe par une écriture inverse tracée.
Vos actions sensibles et vos changements de paramétrage sont journalisés : la traçabilité s'applique aussi au gérant.

À savoir

Pour assurer la continuité en votre absence, vous pouvez désigner un second administrateur ou une délégation tracée et révocable. Cela évite le blocage si vous n'êtes pas disponible pour une validation.