Relève & validation des écarts¶
Deux moments demandent une passation propre en caisse : quand un caissier en remplace un autre en cours de journée, et quand un écart de clôture doit être arbitré. La relève intra-session permet de passer la main sans fermer le tiroir, en gardant la trace de qui répond de quoi. La file de validation des écarts donne au manager le dernier mot sur chaque différence de caisse. Cette page couvre les deux.
À quoi ça sert¶
- Passer la main d'un caissier à un autre sans fermer la caisse, avec un décompte du tiroir à chaque relève.
- Découper la session en segments pour savoir précisément qui a tenu la caisse et sur quelle plage.
- Mettre la caisse en pause / verrouillage entre deux clients ou pendant une absence.
- Arbitrer chaque écart de clôture dans une file de validation, avec un statut clair.
- Conserver l'origine de chaque comptage et la décision prise sur chaque écart.
À savoir
Tous les comptages de tiroir se font en nombres entiers, sans décimales, coupure par coupure (billets et pièces du franc CFA). Voir les dénominations dans Sessions de caisse.
La relève intra-session (passer la main)¶
La relève permet à un caissier d'en remplacer un autre sans fermer la caisse. Le tiroir reste ouvert ; la session se découpe en segments, un par caissier. Chacun ne répond que de son propre segment.
Ce que vous voyez à l'écran¶
| Élément | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Pilule du caissier courant | Qui est aux manettes, et depuis quand. |
| Passer la main | Lance le flux de relève vers un autre caissier. |
| Pause / verrouillage | Met la caisse en pause. La reprise se fait avec le PIN du caissier. Si un autre caissier saisit son PIN, l'application l'invite à utiliser « Passer la main » plutôt qu'à forcer la reprise. |
| Frise des segments | Apparaît dès 2 segments : qui a tenu la caisse, sur quelle plage, avec ventes et CA par segment. |
Le flux de relève, étape par étape¶
La passation suit sept étapes qui garantissent que chaque écart est attribué à la bonne personne :
- Démarrer : rappel du caissier sortant → entrant et des règles de la relève.
- Décompte : le sortant compte le tiroir (dénominations XOF) ; l'application compare aux espèces attendues.
- Récapitulatif : l'écart s'affiche (juste / excédent / manque) ; le sortant signe.
- Authentification de l'entrant : sélection du caissier entrant, puis saisie de son PIN.
- Acceptation ou contestation : l'entrant accepte (l'écart éventuel est imputé au sortant) ou conteste (le tiroir est scellé, statut « À recompter »).
- Approbation manager (uniquement s'il y a un écart) : le manager saisit son PIN.
- Confirmation : un nouveau segment s'ouvre au nom de l'entrant, avec les espèces comptées comme point de départ ; les deux caissiers ont signé.
Important
C'est le décompte du tiroir à l'étape 2 qui fait la valeur de la relève : sans lui, on ne saurait pas attribuer un écart à un caissier plutôt qu'à un autre. Prenez le temps de compter, coupure par coupure.
Le Ticket Z multi-segments¶
À la clôture d'une session qui a connu plusieurs relèves, le Ticket Z détaille chaque segment : le caissier, la plage horaire, les ventes, les moyens de paiement, le CA, l'écart et son imputation. On voit ainsi, en un seul document, qui répond de quoi sur la journée.
Exemple : relève de la pause déjeuner chez Ets Sanu & Frères
Afi part déjeuner ; Koffi prend la caisse POS-01 sans la fermer. Afi appuie sur Passer la main :
- Elle compte le tiroir : CFA 138 000 attendus, CFA 138 000 comptés.
- Récapitulatif : écart juste. Afi signe.
- Koffi se sélectionne et saisit son PIN caissier (démo :
4321). - Il accepte : aucun écart à imputer.
- Comme l'écart est nul, aucune approbation manager n'est nécessaire.
- Un nouveau segment s'ouvre au nom de Koffi, avec CFA 138 000 comme point de départ.
À la clôture du soir, le Ticket Z montre deux segments : Afi (matin) et Koffi (après-midi), chacun avec ses ventes et son CA.
La file de validation des écarts (managers)¶
Chaque écart de clôture rejoint une file d'attente où le manager arbitre. C'est ici que se décide le sort d'une différence de caisse, jamais dans le dos du caissier.
Les états d'un écart¶
| État | Ce qu'il signifie |
|---|---|
| Juste | Écart nul : validé automatiquement, sans intervention. |
| À valider | Un écart existe et attend l'arbitrage du manager. |
| À recompter | Le tiroir a été scellé sans vérification (relève contestée ou clôture de force) ; le manager peut le recompter lui-même. |
| Validé | Le manager a arbitré et accepté l'écart. |
| Contesté | Le manager a marqué l'écart comme contesté ; la décision est conservée. |
L'origine du comptage¶
Chaque écart indique d'où vient le comptage qui l'a produit :
- décompte caissier : le caissier a compté le tiroir lui-même ;
- recompté par un tiers : une autre personne a vérifié ;
- recompté par le manager : le manager a refait le comptage à réception.
Chaque décision prise est conservée : on garde la trace de qui a arbitré quoi, et quand.
À savoir
La pastille du menu indique en permanence le nombre d'écarts en attente. Tant qu'elle affiche un chiffre, il reste des clôtures à arbitrer. Un menu sans pastille signifie que toutes les clôtures sont rapprochées.
Important
Un écart n'est pas une accusation. La file de validation existe pour que chaque différence soit regardée, expliquée et tranchée, plutôt que laissée en suspens. Voir aussi la clôture des sessions dans Sessions de caisse.
Exemple : arbitrer un manque de CFA 500
À la clôture de la session POS-01, un écart de CFA −500 apparaît (décompte caissier). Il entre dans la file avec l'état À valider.
M. Sena l'ouvre : il voit l'origine (décompte d'Afi), le montant et la journée. Après une rapide vérification des rendus de monnaie, il valide l'écart : la décision est enregistrée, la pastille du menu retombe à zéro pour cette session.