Relève & validation des écarts¶
Cette page s'adresse aux personnes qui se succèdent sur une même caisse en cours de journée et à celles qui arbitrent les écarts de caisse de l'agence. Elle couvre la relève, qui passe la main sans fermer la session, le verrouillage de l'appareil entre deux clients, la file des écarts et la décision prise sur chacun.
À quoi ça sert¶
- Passer la main à une autre personne sans fermer la session, avec un comptage du tiroir à chaque relève.
- Découper la session en segments pour savoir qui a tenu la caisse et sur quelle plage.
- Verrouiller l'appareil pendant une absence courte.
- Arbitrer chaque écart de caisse dans une file, avec un état clair et une décision conservée.
La relève¶
La relève permet à une personne d'en remplacer une autre sur une caisse sans fermer la session : les espèces restent dans la caisse, la session se découpe en segments, un par personne, et chacune ne répond que du sien. La barre de session porte la pilule de la personne en poste et le bouton Passer la main ; la frise des segments, avec les ventes et le chiffre d'affaires de chacun, paraît dès le deuxième segment.
| Étape | Ce qui se passe |
|---|---|
| 1. Démarrer | Rappel de la personne sortante, de l'entrante et des règles de la relève. |
| 2. Décompte | La personne sortante compte le tiroir, coupure par coupure ; l'application compare aux espèces attendues. |
| 3. Récapitulatif | L'écart s'affiche, juste, excédent ou manque, et la personne sortante signe. |
| 4. Authentification | La personne entrante touche sa vignette sur l'appareil et compose le code PIN de son adhésion : une session de connexion s'ouvre à son nom sans fermer la session de caisse. Ailleurs que sur un appareil enregistré, la relève ne peut pas aboutir. |
| 5. Acceptation ou contestation | Elle accepte, et l'écart éventuel est imputé à la personne sortante, ou conteste, et le tiroir est scellé, la session passant « À recompter » dans la file des écarts. |
| 6. Approbation | S'il y a un écart accepté, une personne autorisée à valider les écarts de caisse dans l'agence l'approuve par une approbation ponctuelle liée à la session de la personne entrante, au comptoir ou à distance, et son nom est inscrit sur la relève. |
| 7. Confirmation | Un nouveau segment s'ouvre au nom de la personne entrante, les espèces comptées comme point de départ. |
Le ticket Z d'une session à plusieurs segments donne les totaux, les moyens de paiement, le chiffre d'affaires et l'écart de chaque segment, avec son imputation.
Le décompte fait la relève
C'est le comptage de l'étape 2 qui permet d'attribuer un écart à une personne plutôt qu'à une autre. Sans lui, la relève ne vaut rien.
Exemple : relève de la pause
Mawunyo Koudoh part déjeuner et Adjo Mensah prend POS-01 sans la fermer. Mawunyo appuie sur Passer la main, compte CFA 138 000 pour CFA 138 000 attendus, signe ; Adjo touche sa vignette, compose son code PIN et accepte. L'écart étant nul, aucune approbation n'est demandée, et un nouveau segment s'ouvre à son nom avec CFA 138 000 comme point de départ. Le ticket Z du soir montrera deux segments.
Verrouiller l'appareil¶
Le bouton de verrou masque le panier ; l'appareil se verrouille aussi de lui-même après le délai d'inactivité, par défaut 5 minutes, réglé dans Paramètres › Sécurité et rappelé dans Références rapides. La reprise se fait par le code PIN de la personne en poste, la session de caisse continuant dessous. Si une autre personne compose son code sur l'écran verrouillé, l'écran l'invite à passer la main plutôt que de la laisser entrer.
La file des écarts¶
Chaque écart de clôture hors tolérance, chaque contestation de relève et chaque clôture forcée rejoint la page Caisse › Validation des écarts, qui s'ouvre aux personnes autorisées à voir les écarts de caisse dans l'agence sélectionnée. L'arbitrage relève d'un droit sensible et distinct : une personne qui le détient arbitre depuis sa propre session, et, sur un appareil de caisse où la session ouverte est celle de la personne en poste, par une approbation ponctuelle décrite dans Profils & accès. Dans la vue consolidée, la file ne reprend que les agences où le droit de consultation est détenu, et arbitrer exige de choisir d'abord l'agence de la session.
| État | Ce qu'il signifie |
|---|---|
| Juste | Écart nul ou dans la tolérance : validé sans intervention. |
| À valider | Un écart existe et attend une décision. |
| À recompter | Le tiroir a été scellé sans vérification, relève contestée ou clôture forcée. |
| Validé | L'écart a été arbitré et accepté. |
| Contesté | L'écart a été marqué contesté ; la décision est conservée. |
Chaque écart dit d'où vient le comptage qui l'a produit : décompte de la personne en poste, recomptage par un tiers, ou recomptage par la personne qui arbitre, qui peut demander l'un ou l'autre avant de décider. Chaque décision est conservée avec son auteur et sa date, inscrite au journal d'audit, et la pastille du menu porte le nombre d'écarts en attente. Un manque validé reste hors comptabilité et se lit au solde de la caisse jusqu'à ce que la société décide ce qu'il est.
Les codes que ces gestes demandent, tenus dans l'agence de la session :
| Geste | Code |
|---|---|
| Voir les écarts de caisse | command.checkout_variance.view |
| Valider l'écart de caisse | command.checkout_session.validate_variance, sensible |
Un écart n'est pas une accusation
La file existe pour que chaque différence soit regardée, expliquée et tranchée pendant que les faits sont frais, jamais laissée en suspens ni décidée dans le dos de la personne en poste.
Exemple : arbitrer un manque de CFA 500
À la clôture de POS-01, un écart de CFA −500 entre dans la file à l'état « À valider », origine décompte de Mawunyo Koudoh. Selom Lawson, qui détient le code d'arbitrage à Dépôt Lomé (Bè), l'ouvre, vérifie les rendus de monnaie de la journée et valide : la décision est enregistrée à son nom, la pastille retombe.