Coffres¶
Les coffres regroupent tout l'argent liquide de la société : le tiroir de chaque caisse, la sacoche de chaque livreur, le coffre général de chaque agence et les coffres de la société elle-même. Cet écran montre en direct où se trouve chaque franc et permet de faire circuler les fonds entre coffres, banque et factures, toujours avec une pièce justificative ; chaque mouvement confirmé produit son écriture comptable.
À quoi ça sert¶
- Suivre en temps réel les espèces détenues à chaque niveau : caisse, agence, société.
- Faire remonter les fonds d'une caisse vers le coffre général de l'agence, puis de l'agence vers la société.
- Déposer et retirer de l'argent avec une contrepartie tracée (autre coffre, banque, facture, motif libre).
- Justifier chaque mouvement par une pièce (photo du reçu, bordereau, PDF).
- Créer, modifier, activer ou désactiver un coffre, et exporter son historique.
Les trois types de coffre¶
Un coffre est un contenant d'espèces rattaché à un niveau précis de votre organisation. Le logiciel en distingue trois :
| Type | Rattachement | Ce qu'il porte |
|---|---|---|
| Coffre de société | La société | Trésorerie de la société elle-même ; il reçoit les remontées de fonds des agences. |
| Coffre général | Une agence | Le coffre général de l'agence, qui reçoit aussi les règlements de bons d'emballage en espèces. Il n'y en a qu'un seul par agence. |
| Coffre de caisse | Une caisse précise | Le tiroir rattaché à une caisse, ou la sacoche d'un livreur, dont la tournée tient lieu de caisse. Il y en a un par caisse. |
Les espèces circulent naturellement du bas vers le haut : la caisse remonte vers le coffre général de son agence, qui remonte à son tour vers un coffre de société. Chaque coffre a son compte de caisse, dérivé de son établissement et de son rang : à Dépôt Lomé (Bè), 5721 pour le coffre général et 5722 pour le tiroir de POS-01, les coffres suivants d'un même établissement prenant les rangs suivants.
Qui peut consulter et mouvementer les coffres¶
La page des coffres s'ouvre aux personnes autorisées à voir les portefeuilles de l'agence sélectionnée. La création, la modification et la désactivation d'un coffre demandent le droit de gérer les portefeuilles, tandis que le dépôt, le retrait et le transfert entre coffres relèvent chacun d'un droit distinct, tous rattachés à l'agence et que contient notamment le modèle Trésorier.
Ces droits s'appliquent aux coffres généraux et aux coffres de caisse, qui appartiennent à une agence, alors que les coffres de société se consultent et se gèrent par deux droits qui leur sont propres et qui valent pour toute la société ; gérer un coffre de société est un geste sensible, dont chaque usage est inscrit au journal d'audit.
Les codes que ces gestes demandent, tels que la société les retire ou les confie à d'autres profils :
| Geste | Code |
|---|---|
| Voir les coffres de l'agence | finance.money_wallet.view |
| Créer, modifier et désactiver un coffre de l'agence | finance.money_wallet.manage |
| Déposer des espèces dans un coffre | finance.cash_operation.deposit |
| Retirer des espèces d'un coffre | finance.cash_operation.withdraw, sensible |
| Transférer des espèces entre deux coffres | finance.cash_operation.transfer, sensible |
| Voir les coffres de la société | finance.company_vault.view |
| Gérer les coffres de la société | finance.company_vault.manage, sensible |
Un solde ne se corrige jamais à la main
Le solde d'un coffre n'est jamais modifiable à la main. Il évolue uniquement par des dépôts et des retraits, à partir des espèces déclarées à l'installation dans l'assistant de démarrage. C'est ce qui garantit qu'il reflète toujours l'argent réellement détenu.
Consulter la trésorerie¶
L'affichage s'adapte au périmètre choisi dans le sélecteur d'agence en haut de l'écran.
Vue consolidée (toutes les agences)¶
Quand vous êtes sur le périmètre Toutes les agences, l'écran ouvre sur une vue d'ensemble du réseau, qui obéit à la règle de la vue consolidée, décrite dans Se connecter & naviguer : un dépôt ou un retrait exige de choisir d'abord l'agence. La vue présente :
- un bandeau de trésorerie de la société : montant remonté des agences, trésorerie détenue dans les agences, et trésorerie globale ;
- les coffres de société ;
- puis les coffres regroupés par agence. Cliquez sur une agence pour y entrer et voir le détail de ses coffres.
Vue d'une agence¶
Quand vous sélectionnez une agence précise, l'écran affiche :
- le coffre général de l'agence en direct, avec ses boutons Déposer et Retirer ;
- puis les coffres de caisse de cette agence, un par caisse.
Déposer ou retirer de l'argent¶
Depuis un coffre, les boutons Déposer et Retirer ouvrent une feuille de mouvement, chacun n'apparaissant que si le profil effectif de la personne dans l'agence contient le code correspondant. La procédure est la même dans les deux sens.
- Saisissez le montant (en francs CFA, sans décimales).
-
Choisissez la contrepartie, c'est-à-dire d'où vient l'argent ou où il va :
Contrepartie Ce que cela signifie Autre coffre Un transfert entre deux coffres (une remontée de la caisse vers l'agence, par exemple). Banque Un dépôt à la banque ou un retrait depuis un compte. Facture L'encaissement d'une facture client ou le règlement d'une facture fournisseur. Autre Un mouvement divers, avec un motif libre à préciser. -
Joignez une pièce justificative : photo du reçu, bordereau de versement ou PDF.
- Validez le mouvement.
Dans le cas d'un transfert entre coffres, le logiciel effectue un contrôle de solde : il refuse le mouvement si le coffre de départ ne contient pas assez d'argent. Le montant sort d'un coffre et entre dans l'autre en une seule opération tracée, et une seule écriture comptable, même si chaque coffre affiche son propre mouvement. Un règlement de facture depuis un coffre solde le compte du client ou du fournisseur au journal.
Toujours une pièce justificative
Chaque dépôt et chaque retrait doit être accompagné d'une pièce. C'est cette pièce qui rend le mouvement vérifiable lors d'un contrôle et qui protège la personne qui a manipulé les fonds. Prenez le réflexe de photographier le reçu au moment du versement.
Exemple : remonter les espèces d'une caisse vers l'agence
En fin de journée, la caisse POS-01 de Dépôt Lomé (Bè) affiche CFA 175 000 en tiroir, au-delà du plafond d'encaisse. Komi Agbeko, qui est autorisé à transférer des espèces entre coffres à Dépôt Lomé (Bè), ouvre le coffre de caisse, appuie sur Retirer, saisit CFA 150 000, choisit la contrepartie Autre coffre puis le coffre général de Dépôt Lomé (Bè), et joint la photo du bordereau. Le logiciel vérifie que le tiroir contient bien la somme, sort CFA 150 000 du coffre de caisse et les fait entrer dans le coffre général. Le tiroir garde CFA 25 000 de fond, et les deux coffres portent la trace du transfert.
Créer un coffre¶
Le bouton Nouveau coffre ouvre un formulaire guidé :
- Type : coffre de société, coffre général ou coffre de caisse.
- Nom et icône pour le repérer d'un coup d'œil.
-
Rattachement, qui dépend du type :
- la société pour un coffre de société ;
- une agence pour un coffre général (rappel : un seul par agence) ;
- une caisse pour un coffre de caisse (un par caisse).
-
Solde initial : le montant déjà présent au moment de la création. Les espèces de départ entrent en comptabilité par l'assistant de démarrage, qui les porte au bilan d'ouverture ; un coffre créé ensuite part de zéro et se remplit par un transfert depuis un autre coffre.
Un aperçu vous montre la carte finale du coffre avant de valider.
Modifier, désactiver, exporter¶
Depuis la fiche d'un coffre, vous disposez de trois actions complémentaires :
| Action | Effet |
|---|---|
| Modifier | Corriger le nom, l'icône ou le rattachement du coffre. |
| Activer / Désactiver | Suspendre un coffre qui n'est plus utilisé sans perdre son historique. Un coffre désactivé n'accepte plus de mouvement. |
| Exporter | Télécharger l'historique complet des mouvements du coffre dans un tableur, pour l'analyse ou le contrôle. |
Astuce
Ne supprimez jamais un coffre pour « faire le ménage ». Désactivez-le : vous conservez ainsi la trace de tous les mouvements passés, indispensable si un contrôle porte sur une période antérieure.