Coffres¶

Les coffres regroupent tout votre argent liquide : le tiroir de chaque caisse, le coffre principal de chaque agence et la trésorerie consolidée du siège. Cet écran vous montre en direct où se trouve chaque franc et vous permet de faire circuler les fonds entre coffres, banque et factures, toujours avec une pièce justificative.

À quoi ça sert¶

Suivre en temps réel les espèces détenues à chaque niveau : caisse, agence, compagnie.
Faire remonter les fonds d'une caisse vers le coffre de l'agence, puis de l'agence vers le siège.
Déposer et retirer de l'argent avec une contrepartie tracée (autre coffre, banque, facture, motif libre).
Justifier chaque mouvement par une pièce (photo du reçu, bordereau, PDF).
Créer, modifier, activer ou désactiver un coffre, et exporter son historique.

Les trois types de coffre¶

Un coffre est un contenant d'espèces rattaché à un niveau précis de votre organisation. Le logiciel en distingue trois :

Type	Rattachement	Rôle
Coffre compagnie	Le siège (la compagnie)	Trésorerie consolidée du siège ; il reçoit les remontées de fonds des agences.
Coffre général	Une agence	Le coffre principal de l'agence. Il n'y en a qu'un seul par agence.
Coffre de caisse	Une caisse précise	Le tiroir rattaché à une caisse. Il y en a un par caisse.

Les espèces circulent naturellement du bas vers le haut : la caisse remonte vers le coffre général de son agence, qui remonte à son tour vers le coffre compagnie du siège.

À savoir

Le solde d'un coffre n'est jamais modifiable à la main. Il évolue uniquement par des dépôts, des retraits et les écritures d'ouverture. C'est ce qui garantit qu'il reflète toujours l'argent réellement détenu.

Consulter la trésorerie¶

L'affichage s'adapte au périmètre choisi dans le sélecteur d'agence en haut de l'écran.

Vue consolidée (toutes les agences)¶

Quand vous êtes sur le périmètre Toutes les agences, l'écran ouvre sur une vue d'ensemble du réseau :

un bandeau de trésorerie compagnie : montant remonté des agences, trésorerie détenue dans les agences, et trésorerie globale ;
les coffres compagnie du siège ;
puis les coffres regroupés par agence. Cliquez sur une agence pour y entrer et voir le détail de ses coffres.

Vue d'une agence¶

Quand vous sélectionnez une agence précise, l'écran affiche :

le coffre général de l'agence en direct, avec ses boutons Déposer et Retirer ;
puis les coffres de caisse de cette agence, un par caisse.

Déposer ou retirer de l'argent¶

Depuis n'importe quel coffre, les boutons Déposer et Retirer ouvrent une feuille de mouvement. La procédure est la même dans les deux sens.

Saisissez le montant (en francs CFA, sans décimales).

Choisissez la contrepartie, c'est-à-dire d'où vient l'argent ou où il va :

Contrepartie	Ce que cela signifie
Autre coffre	Un transfert entre deux coffres (une remontée de la caisse vers l'agence, par exemple).
Banque	Un dépôt à la banque ou un retrait depuis un compte.
Facture	L'encaissement d'une facture client ou le règlement d'une facture fournisseur.
Autre	Un mouvement divers, avec un motif libre à préciser.

Joignez une pièce justificative : photo du reçu, bordereau de versement ou PDF.
Validez le mouvement.

Dans le cas d'un transfert entre coffres, le logiciel effectue un contrôle de solde : il refuse le mouvement si le coffre de départ ne contient pas assez d'argent. Le montant sort d'un coffre et entre dans l'autre en une seule opération tracée.

Toujours une pièce justificative

Chaque dépôt et chaque retrait doit être accompagné d'une pièce. C'est cette pièce qui rend le mouvement vérifiable lors d'un contrôle et qui protège la personne qui a manipulé les fonds. Prenez le réflexe de photographier le reçu au moment du versement.

Exemple : remonter les espèces d'une caisse vers l'agence

En fin de journée, la caisse POS-01 de l'agence de Lomé (Ets Sanu & Frères) affiche CFA 175 000 en tiroir, au-delà du plafond d'espèces recommandé. Le trésorier ouvre le coffre de caisse, appuie sur Retirer, saisit CFA 150 000, choisit la contrepartie Autre coffre puis le coffre général de Lomé, et joint la photo du bordereau. Le logiciel vérifie que le tiroir contient bien la somme, sort CFA 150 000 du coffre de caisse et les fait entrer dans le coffre général. Le tiroir garde CFA 25 000 de fond, et les deux coffres portent la trace du transfert.

Créer un coffre¶

Le bouton Nouveau coffre ouvre un formulaire guidé :

Type : coffre compagnie, coffre général ou coffre de caisse.
Nom et icône pour le repérer d'un coup d'œil.
Rattachement, qui dépend du type :
- un site pour un coffre compagnie ;
- une agence pour un coffre général (rappel : un seul par agence) ;
- une caisse pour un coffre de caisse (un par caisse).
Solde initial : le montant déjà présent au moment de la création. Il génère automatiquement une écriture d'ouverture en comptabilité, pour que le coffre parte d'un solde justifié.

Un aperçu vous montre la carte finale du coffre avant de valider.

Modifier, désactiver, exporter¶

Depuis la fiche d'un coffre, vous disposez de trois actions complémentaires :

Action	Effet
Modifier	Corriger le nom, l'icône ou le rattachement du coffre.
Activer / Désactiver	Suspendre un coffre qui n'est plus utilisé sans perdre son historique. Un coffre désactivé n'accepte plus de mouvement.
Exporter	Télécharger l'historique complet des mouvements du coffre dans un tableur, pour l'analyse ou le contrôle.

Astuce

Ne supprimez jamais un coffre pour « faire le ménage ». Désactivez-le : vous conservez ainsi la trace de tous les mouvements passés, indispensable si un contrôle porte sur une période antérieure.