Comptable¶
En tant que comptable, vous tenez la comptabilité générale du dépôt selon le référentiel comptable en vigueur. Une grande partie des écritures est produite automatiquement à partir des ventes, des achats et de la caisse : votre travail est de contrôler, de tenir les journaux et de produire des états justes et équilibrés. Cette page décrit votre rôle, votre routine et vos limites.
Votre rôle en bref¶
Le comptable gère la comptabilité générale. Vous tenez les journaux, contrôlez les écritures, consultez le grand livre et la balance, produisez le compte de résultat et le bilan au format normalisé, lettrez les tiers et préparez la clôture d'exercice.
La clôture d'exercice reste validée par le gérant : vous la préparez, il la valide.
Important
Toute écriture est équilibrée : la somme des débits égale toujours la somme des crédits. C'est une règle que le logiciel fait respecter en permanence.
Ce que vous pouvez faire¶
- Tenir toute la comptabilité : plan comptable normalisé, journaux (ventes, achats, caisse, banque, opérations diverses), écritures en partie double.
- Contrôler les écritures générées automatiquement depuis les ventes, l'approvisionnement et la caisse, y compris la TVA collectée et déductible.
- Produire les états : grand livre par compte, balance générale, compte de résultat et bilan selon le référentiel comptable en vigueur.
- Lettrer les tiers (clients et fournisseurs) et, le cas échéant, effectuer le rapprochement bancaire.
- Vérifier la cohérence avec la facturation normalisée et les avoirs.
- Alimenter et consulter les rapports financiers.
- Exporter les états comptables vers un tableur ou au format déclaratif fiscal.
Votre routine type¶
- Contrôlez les écritures automatiques produites depuis les modules Ventes, Achats et Caisse : vérifiez qu'elles sont complètes et correctement imputées.
- Tenez les journaux : complétez au besoin par des opérations diverses, toujours en partie double.
- Consultez le grand livre et la balance pour vérifier les soldes et repérer les anomalies.
- Lettrez les tiers : rapprochez les factures et les règlements des clients et des fournisseurs.
- Suivez la TVA : collectée et déductible, jusqu'à l'état de TVA à reverser.
- Produisez le compte de résultat et le bilan selon le référentiel comptable en vigueur lorsque c'est requis.
- Préparez la clôture de la période ou de l'exercice, puis soumettez-la au gérant pour validation. Une fois close, la période est verrouillée.
Exemple : le contrôle de M. Ali
M. Ali, comptable du dépôt Adawlato (Lomé), applique le référentiel SYSCOHADA.
Contrôle de l'écriture automatique d'une vente. Une vente au comptant de 3 casiers Awooyo, montant hors taxe 25 200 FCFA, TVA au taux 18 % = 4 536 FCFA, soit un encaissement toutes taxes comprises de 29 736 FCFA. Le logiciel a généré :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 531 | Caisse | 29 736 | |
| 701 | Ventes de marchandises | 25 200 | |
| 4431 | TVA facturée (collectée) | 4 536 | |
| Totaux | 29 736 | 29 736 |
M. Ali vérifie l'équilibre (débit = crédit = 29 736 FCFA) et l'imputation correcte des comptes.
Lettrage d'un règlement client. ChezAma règle 30 000 FCFA d'une facture à crédit de même montant : M. Ali rapproche la facture (compte 411 Clients) et son règlement, puis marque la ligne comme lettrée. Le solde du tiers diminue d'autant.
Préparation de la clôture. Après avoir lettré les tiers et rapproché la TVA collectée et déductible, M. Ali prépare la clôture de la période et la soumet au gérant M. Sena pour validation ; une fois close, la période devient immuable.
Astuce
Le lettrage régulier des tiers vous fait gagner un temps précieux à la clôture : plus les comptes clients et fournisseurs sont à jour, plus la préparation de fin d'exercice est rapide et fiable.
Ce que vous ne pouvez pas faire¶
Votre périmètre est la comptabilité. Certaines opérations restent hors de votre main :
- Valider la clôture d'exercice : cette décision revient au gérant. Vous la préparez, il la valide.
- Modifier une période clôturée : elle est immuable. Une correction se fait uniquement par une écriture inverse tracée, jamais par modification ni suppression.
- Vous n'intervenez pas dans le paramétrage général ni dans la gestion des utilisateurs, qui relèvent du gérant.
À savoir
L'équilibre comptable et l'immuabilité des périodes clôturées ne sont pas des contraintes administratives : ce sont les garanties qui rendent vos états opposables et fiables en cas de contrôle.