Profil Comptable¶
Ce guide décrit le travail d'un profil construit à partir du modèle Comptable, que la plateforme recopie dans chaque société et que la société adapte en lui ajoutant ou en lui retirant des codes. Il s'adresse à la personne qui tient la comptabilité d'Ets Sanu & Frères : les écritures étant produites par les documents des autres modules, son travail se réduit à trois gestes, imprimer les documents comptables, aller payer la TVA et les impôts, revenir écrire ces paiements. Les règles générales des profils figurent dans Profils & accès.
Votre profil en bref¶
Le modèle Comptable couvre toute la comptabilité de la société. Ses codes sont de portée société, sauf ceux des journées comptables, qui sont de portée agence parce qu'une journée appartient à une agence.
| Ce que vous faites | Code |
|---|---|
| Lire le journal, les pièces et les brouillons | accounting.entry.view |
| Écrire une opération diverse, contrepasser, compenser une caution, ressaisir une journée papier | accounting.entry.manage, sensible |
| Ouvrir les états comptables et imprimer le grand livre et la balance | accounting.statement.view |
| Lire, préparer et régler la déclaration de TVA | accounting.tax_return.view, accounting.tax_return.manage |
| Dérouler l'assistant de démarrage à l'installation | accounting.opening_balance.manage |
| Consulter la piste d'audit comptable | accounting.audit_trail.view |
| Voir, clôturer et rouvrir les journées comptables d'une agence | settings.accounting_day.view, settings.accounting_day.close (sensible), settings.accounting_day.open |
| Clôturer et rouvrir un mois, clôturer l'exercice | finance.fiscal_closing.execute, sensible |
| Activer des comptes, tenir les journaux, les exercices et les correspondances | settings.accounting.manage |
| Régler le taux de TVA et le régime | settings.tax.manage |
| Forcer la fermeture d'une session de caisse, geste qui reste au point de vente | command.checkout_session.force_close, sensible |
| Valider l'écart d'une session de caisse, geste qui reste au point de vente | command.checkout_session.validate_variance, sensible |
Les deux dernières lignes nomment pour mémoire des gestes que le modèle ne contient pas, parce qu'ils appartiennent au point de vente. Une société qui souhaite réserver la clôture à la direction retire du profil de son comptable le droit d'exécuter la clôture fiscale : il prépare, et une personne qui le détient clôture. À l'inverse, une société peut confier la clôture des journées comptables à un responsable de dépôt sans lui accorder l'écriture des opérations diverses : il ferme sa journée sans pouvoir écrire dans le passé.
Ce que vous pouvez faire¶
- Lire toutes les écritures dans le Journal, remonter de chacune au document qui l'a produite, et traiter les rares brouillons, qui portent chacun leur raison.
- Tenir les journées comptables de chaque agence, les clôturer une fois les sessions fermées, les rouvrir avec un motif, et ressaisir une journée papier après une panne de réseau.
- Produire et imprimer le livre-journal, le grand livre, la balance générale, les balances auxiliaire et âgée, le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie.
- Préparer la déclaration de TVA, la régler depuis une banque ou un coffre, et imprimer la déclaration, l'attestation de crédit et le récépissé.
- Écrire à la main ce que les documents ne produisent pas : salaires, régularisations, prescription d'une caution, compensation d'une caution avec un impayé.
- Clôturer les mois puis l'exercice, qui passe les dotations, solde le résultat et ouvre les à-nouveaux.
Votre routine type¶
- Ouvrez le Journal : le bandeau dit s'il est équilibré et combien d'écritures attendent. Ouvrez chaque brouillon, lisez sa raison, complétez l'imputation ou le tiers, ou corrigez le paramétrage et republiez.
- Regardez le filtre Signalées : une écriture dont le document a changé se lit sur la pièce, avec ce qui a changé et la contrepassation à portée.
- En fin de journée, dans chaque agence, clôturez la journée comptable une fois les sessions fermées ; le refus, s'il y en a un, nomme la caisse.
- En début de mois, clôturez le mois précédent, préparez la déclaration de TVA, imprimez-la, allez payer, puis réglez la TVA dans InosKera pour que le paiement soit au journal et que
4441retombe à zéro. - Imprimez les livres quand ils sont demandés, et l'exercice une fois l'année finie.
Exemple : la fin de mai chez Ets Sanu & Frères
Le 1er juin, la personne qui tient la comptabilité d'Ets Sanu & Frères trouve au journal trois brouillons : un avoir au nom de « Client comptoir », qu'elle rattache à ChezAma après vérification du ticket ; un apport d'associé qu'elle impute au capital après avoir demandé à Komi Agbeko ; un achat dont la pièce a été laissée en brouillon par les achats, qu'elle laisse tel quel jusqu'à la validation de la facture. Elle clôture les journées du 30 et du 31 mai à Dépôt Lomé (Bè) et à Dépôt Kara, puis le mois de mai, dont la déclaration de TVA dégage un crédit de CFA 118 067,80 : elle prépare la déclaration, imprime l'attestation de crédit, et il n'y a rien à payer. Pour avril, réglé la veille à la banque, elle appuie sur Régler la TVA depuis le compte Ecobank, vérifie que 4441 est à zéro et archive le récépissé.
Ce que vous ne pouvez pas faire¶
- Modifier ou supprimer une écriture validée : personne ne le peut, quel que soit le profil ; la seule correction est une contrepassation motivée.
- Fermer la session de caisse d'un autre : c'est le geste du caissier sur son appareil, ou de force celui d'une personne autorisée dans l'agence à forcer la fermeture d'une session ; la comptabilité attend que la session soit fermée.
- Arbitrer un écart de caisse : il reste au point de vente, dans la validation des écarts, entre les mains d'une personne autorisée à valider l'écart de caisse.
- Administrer l'équipe : le modèle ne permet ni d'inviter un membre, ni de modifier une adhésion, ni de composer un profil.
- Modifier le paramétrage hors comptabilité et taxes : les autres pages de Paramètres relèvent d'autres codes.
Astuce
Clôturez les journées au fil des jours plutôt qu'en fin de mois : une session oubliée un mardi bloque la clôture du mois, donc la déclaration de TVA, trois semaines plus tard, et c'est le lendemain qu'on retrouve le plus facilement qui tenait la caisse.