Approvisionnement¶
Cette page s'adresse à la personne qui pilote les achats d'une agence et à celle qui exprime un besoin de stock. Elle couvre le pilotage du cycle d'achat, du besoin exprimé à la facture réglée, et les demandes d'achat qui l'ouvrent.
À quoi ça sert¶
- Voir d'un regard l'avancement de tous les achats dans un pipeline en quatre étapes.
- Repérer, à chaque étape, ce qui reste en attente.
- Traiter en priorité, depuis une file à traiter, ce qui est urgent ou en retard.
- Exprimer, arbitrer et regrouper les demandes d'achat.
Le pipeline¶
La page Achats › Pilotage des achats s'ouvre à qui détient le droit de voir le pilotage des achats de l'agence sélectionnée. Quatre étapes cliquables retracent le cycle, chacune avec son total et le nombre d'éléments en attente, et chacune ouvre la liste correspondante filtrée sur ce qui reste à faire.
| Étape | Ce qu'elle regroupe | Ce qui reste en attente |
|---|---|---|
| Demande | Les besoins de stock exprimés en interne. | Demandes à approuver. |
| Commande | Les bons de commande fournisseurs. | Bons en brouillon à confirmer. |
| Réception | Les livraisons attendues. | Réceptions à enregistrer. |
| Facture | Les factures fournisseurs. | Factures à régler. |
Le code que cette page demande :
| Geste | Code |
|---|---|
| Voir le pilotage des achats de l'agence | procurement.supply_plan.view |
La file à traiter¶
Sous le pipeline, la file rassemble ligne par ligne ce qui attend une intervention : demandes à approuver, bons en brouillon, commandes en attente de livraison, réceptions à enregistrer, factures à régler. Chaque ligne ouvre la liste concernée.
| Repère | Signification |
|---|---|
| Urgent | Rupture proche, demande à priorité haute, échéance imminente. |
| En retard | Date attendue dépassée, livraison ou échéance de règlement. |
Astuce
Commencez la journée par la file, du plus urgent au moins urgent : c'est le moyen le plus simple de ne laisser s'oublier ni une commande ni une facture.
Les demandes d'achat¶
Une demande d'achat exprime un besoin de stock à l'intérieur de la société : un point de vente ou un entrepôt signale ce qu'il faut réassortir. La page Achats › Demandes d'achat s'ouvre à qui détient le droit de voir les demandes d'achat, se lit en cartes ou en tableau, se cherche par numéro, motif, demandeur ou entrepôt, et se filtre par statut et par priorité. Le tri fait remonter l'urgent : Soumise, puis Brouillon, Approuvée, Refusée, et à statut égal la priorité puis la date.
La liste des demandes se lit avec un droit de consultation, et chaque statut se gagne par un geste qui a le sien :
| Geste | Code |
|---|---|
| Voir les demandes d'achat et leur journal | procurement.purchase_request.view |
| Statut | Signification | Code |
|---|---|---|
| Brouillon | En rédaction ; se supprime sans trace. | procurement.purchase_request.create, procurement.purchase_request.update, procurement.purchase_request.delete |
| Soumise | Envoyée pour décision. | procurement.purchase_request.submit |
| Approuvée | Validée ; peut être regroupée en bon de commande ou de transfert. | procurement.purchase_request.decide, sensible |
| Refusée | Rejetée, avec son motif, conservée pour l'historique. | procurement.purchase_request.decide, sensible |
Chaque demande garde son journal : qui l'a créée, soumise, approuvée ou refusée, et quand. La pastille du menu porte le nombre de demandes soumises.
Agir en lot¶
Le mode sélection permet de cocher plusieurs demandes et d'agir d'un coup.
| Action | S'applique à | Effet |
|---|---|---|
| Approuver, Refuser | Soumises et brouillons | Décide d'un seul geste, un motif accompagnant le refus. |
| Regrouper en bon de commande | Approuvées | Crée un bon de commande fournisseur à partir des besoins, décrit dans Bons, réceptions & transferts. |
| Regrouper en bon de transfert | Approuvées | Crée un transfert depuis un autre entrepôt. |
| Demande de prix | Approuvées | Lance une consultation de prix auprès des fournisseurs, pour qui détient le droit de l'envoyer. |
Le code que ce geste demande :
| Geste | Code |
|---|---|
| Envoyer une demande de prix à des fournisseurs | procurement.rfq.send |
Rien ne se commande sans besoin approuvé
Seules des demandes approuvées se regroupent en bon de commande ou de transfert.
Exemple : trois demandes avant le week-end
Kossi Dogbé soumet trois demandes à priorité haute pour Dépôt Lomé (Bè), les stocks étant bas. Selom Lawson ouvre le pilotage des achats : la pastille affiche trois demandes soumises, marquées Urgent dans la file. Il les coche, choisit Approuver, les recoche et choisit Regrouper en bon de commande : un bon unique regroupe les produits des trois demandes, prêt à être confirmé et envoyé à la Brasserie BB Lomé.