Approvisionnement (pipeline)¶
L'approvisionnement, c'est le moment où la marchandise entre dans votre dépôt. La page Approvisionnement est le centre de pilotage de tout l'achat : elle vous montre où en est chaque commande, du besoin exprimé jusqu'à la facture réglée, et vous signale ce qui demande votre attention aujourd'hui. C'est le point de départ pour ne rien laisser traîner et garder un stock juste.
À quoi ça sert¶
- Visualiser d'un coup d'œil l'avancement de tous les achats grâce au pipeline en 4 étapes.
- Repérer, à chaque étape, ce qui reste en attente (à approuver, à confirmer, à recevoir, à régler).
- Traiter en priorité, depuis une file « à traiter », les éléments marqués Urgent ou en retard.
- Exprimer et arbitrer les demandes d'approvisionnement internes avant de les transformer en commandes.
À savoir
Tous les montants sont en nombres entiers, sans décimales (selon la devise configurée). Le franc CFA (XOF) ne connaît pas de centimes.
Le pipeline en 4 étapes¶
Le haut de la page affiche le pipeline : quatre étapes cliquables qui retracent le cycle complet d'un achat. Chaque étape montre son total (nombre d'éléments et montant) et le nombre d'éléments en attente à ce stade.
| Étape | Ce qu'elle regroupe | Ce qui reste en attente |
|---|---|---|
| Demande | Les besoins de stock exprimés en interne. | Demandes à approuver. |
| Commande | Les bons de commande envoyés aux fournisseurs. | Bons à confirmer (encore en brouillon). |
| Réception | Les livraisons attendues au dépôt. | Réceptions en attente d'enregistrement. |
| Facture | Les factures d'achat reçues des fournisseurs. | Factures à régler. |
Cliquer sur une étape ouvre directement la liste correspondante, filtrée sur ce qui reste à faire. Vous passez ainsi du diagnostic à l'action sans chercher dans les menus.
La file « à traiter »¶
Sous le pipeline, la file d'attente « à traiter » rassemble, ligne par ligne, tout ce qui attend une intervention, quel que soit son stade :
- les demandes d'appro à approuver ;
- les bons en brouillon à confirmer ;
- les commandes en attente de livraison ;
- les réceptions à enregistrer ;
- les factures à régler.
Chaque ligne porte des repères qui vous disent quoi faire en premier :
| Repère | Signification |
|---|---|
| Urgent | Élément prioritaire (rupture proche, demande à priorité haute, échéance imminente). |
| En retard | Élément qui a dépassé sa date attendue (livraison, échéance de règlement). |
Chaque ligne de la file ouvre la liste concernée pour agir immédiatement.
Astuce
Prenez l'habitude de commencer votre journée par la file « à traiter », en descendant du plus urgent au moins urgent. C'est le moyen le plus simple de ne jamais laisser une commande ou une facture s'oublier.
Les demandes d'approvisionnement¶
Une demande d'approvisionnement exprime un besoin de stock à l'intérieur de l'entreprise : un point de vente ou un dépôt signale ce qu'il faut réassortir. Ces demandes sont ensuite arbitrées, puis regroupées en bons de commande (vers un fournisseur) ou en bons de transfert (depuis un autre dépôt).
La liste se consulte en vue cartes ou en vue tableau, au choix.
Rechercher, filtrer et trier¶
| Outil | Ce qu'il permet |
|---|---|
| Recherche | Retrouver une demande par n°, motif, demandeur ou magasin. |
| Filtre statut | Limiter à un état : Brouillon, Soumise, Approuvée ou Refusée. |
| Filtre priorité | Ne voir qu'un niveau de priorité (par exemple les demandes hautes). |
Par défaut, les demandes sont triées pour faire remonter l'urgent : d'abord les Soumises (qui attendent une décision), puis les Brouillons, puis les Approuvées, enfin les Refusées ; à statut égal, par priorité décroissante, puis par date.
Les statuts d'une demande¶
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Demande en cours de rédaction, pas encore soumise. |
| Soumise | Envoyée pour approbation ; en attente d'une décision. |
| Approuvée | Validée ; peut être regroupée en bon de commande ou de transfert. |
| Refusée | Rejetée ; conservée pour l'historique. |
L'historique d'audit¶
Chaque demande conserve un historique d'audit : qui a fait quoi, et quand (création, soumission, approbation, refus). Rien ne se perd : vous savez toujours qui a validé un besoin et à quel moment.
Agir en lot sur les demandes¶
En activant le mode sélection, vous cochez plusieurs demandes pour agir d'un coup :
| Action en lot | S'applique à | Effet |
|---|---|---|
| Approuver | Demandes Soumises / Brouillon | Valide les demandes sélectionnées d'un seul geste. |
| Refuser | Demandes Soumises / Brouillon | Rejette les demandes sélectionnées (motif possible). |
| Regrouper en bon de commande | Demandes Approuvées | Crée un bon de commande fournisseur à partir des besoins. |
| Regrouper en bon de transfert | Demandes Approuvées | Crée un transfert depuis un autre dépôt. |
| Demande de prix (RFQ) | Demandes Approuvées | Lance une consultation de prix auprès des fournisseurs. |
Important
On ne regroupe en bon de commande ou de transfert que des demandes Approuvées. C'est le sas de contrôle qui garantit qu'aucun achat n'est déclenché sans qu'un besoin ait été validé.
Une pastille sur le menu latéral indique en permanence le nombre de demandes soumises en attente de décision.
Exemple : regrouper trois demandes de réassort chez Ets Sanu & Frères
Le magasinier a soumis trois demandes pour le Dépôt Adawlato, chacune à priorité haute car les stocks sont bas avant le week-end. Le responsable achats ouvre la page Approvisionnement : la pastille du menu affiche 3 demandes soumises, et la file « à traiter » les fait remonter en tête, marquées Urgent.
Il passe en mode sélection, coche les trois demandes, puis Approuver : elles passent en Approuvée. Il les recoche et choisit Regrouper en bon de commande : le logiciel crée un bon de commande unique regroupant les produits des trois demandes, prêt à être confirmé et envoyé à la Brasserie BB-Lomé.